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業務課題改善案を考えてみた。

d-yoneyama

■ はじめに

仕事で抱えている課題を洗い出し、その課題をツールを作成して解決に導くために最終的にツールを作成したいとおもっています。
そこで、本記事では「課題の洗い出し」・「改善案」・「実装案」といった観点で記載してみました。

■ 課題と改善案

① お問合せの集計を自動化し作業工数の削減

・業務課題

各所からのお問合せはアウトソーシングしているヘルプデスクに連絡する　運用となっている。週に一回そのヘルプデスクより、メールにてExcel形式で時系列に並んだお問合せ一覧を送付していただき、それを手動にて集計しExcelに転記後に所属部署への報告を行っている。
Excelファイル受領から報告まで、一定の工数を掛けての作業となっており、且つ、自動化可能な作業と思われ、改善が必要と認識している。　

・改善案

Excelファイル受領から報告までの一連の手動作業を、ALL自動化とすることで業務改善を目指す。（実現することで１タスク分の作業が不要となる。）

・実装案

MicroSoft製品のソフト（Outlook,Excel）操作が必要となるため、相性がよさそうな「Power Automate」ツールを使用して実装を行う。

・実装イメージ

  1.  Outlookより報告メール取得

  2.  添付Excelファイルを指定場所に保存

  3.  2で保存したExcelファイルよりデータ取得し、Excelファイルにお問合せを集計し書き込みを行う。

  4.  3で作成した集計ファイルを関係者へメール送信を行う。

② 通信状況調査・対応を自動化し作業工数の削減

・業務課題

各店舗のレジやカードリーダライタの通信は"無線通信"となっている。それにより、無線デバイスが増えたことや、各店舗の環境等の影響により通信負荷、または通信障害が発生している店舗が増えてきている。

通信負荷や障害が発生した際に店舗の通信状況をWEBサイトで確認
する。その際に複数店舗の状況を確認する場合、各店舗のアカウントで
ログインする必要があり手間が掛かるうえ、店舗間の状況を横並びでみることができずみにくい。確認後、通信状況が悪い店舗に関しては、業者へメール連絡し、確認していただくよう依頼している。

確認に手間が掛かかるうえ、通信状況の確認観点を決めることで、ALL自動化可能と思われるため、改善が可能と認識している。

・改善案

通信状況の確認観点を決めることで、調査から業者への確認依頼までALL自動化可能と思われるため、業務改善を目指す。

・実装案

WEBサイト（自動ログイン、サイトデータ取得）、MicroSoft製品のソフト（Outlook）操作が必要となるが「Power Automate」ツールで実現可能と思われるため、使用して実装を行う。

・実装イメージ

  1.  ブラウザ自動起動

  2.  1で起動したブラウザでWEBサイトにアクセスし、店舗別アカウント情報でログイン

  3.  WEBサイトを操作して通信状況・設定情報を取得してExcel等に保存

  4.  1～3を店舗数分繰り返したのちに、業者へメールにて連絡

③ 手続き関連時の書類印刷を自動化し作業時間を短縮

・業務課題

大小問わず案件単位に各種手続申請が紙で行われており、且つ、基本は
在宅勤務していることから、出社時にまとめて対応することが多くなって
いる。印刷量としては、１案件で印刷物も３～４ファイルあり、それが
複数案件あると、何度もファイル起動して印刷を行う必要があるため、
時間を要している。

・改善案

所定のフォルダ内に印刷対象ファイルを格納し、自動で印刷
可能とすることで、作業工数の削減を目指す。
ただ、大きな効果が得られないことは認識している為、そこからさらに発展した改善があるかも含め再検討が必要。

・実装案

実装案未確定。印刷対象ファイルとしてはExcel,word,PDF,画像等の印刷想定
している。各ファイルに紐づくソフトに対して印刷要求をかけることが可能なのか調査が必要。

・実装イメージ

  1.  印刷対象ファイルを所定場所に格納

  2.  印刷対象ファイルを自動で起動して印刷要求

※1,2をファイル数分繰り返し行う。

■ 評価マトリックス

■ 最後に

業務改善を前提に、部署内に向けて以下を伝えられるようにすることも目標としたい。

  • RPAツール等を使用して、業務改善を図ることで担当タスクを１つ減ら　　すことが可能となり、時間を有効に使えるようになることを再度認識してもらう。

  • 改善するにあたって、その他業務で改善できることがないか意識して業務を遂行いただき、改善課題があれば活発に意見をだしもらうようになることを目指す。

  • プログラムが行えなくても改善可能なことを理解してもらい、且つ、そういったツールがあることやITへの興味をさらにもってもらうことを目指す。

現行運用に対する業務改善を目的に検討しているが、そもそもの運用の見直しが必要な業務もある可能性はあると思います。そういったことを含めた業務改善となるようにしたいと思う。

■ 投稿記事のレビュー

noteへの記事投稿が２回目ということもあり、レビューをしていただきましたので、その結果も載せておきます。

〇良い点

  • 課題に対して具体的な発生事象とその対策も明確になっている。
    ⇒プラスして具体的ではありませんが実装イメージも記載してみました。

  • 改善行動にとどまらず、その後の到達目標も明記されていて良かった。
    ⇒業務改善するにあたってプラスアルファの効果もあれば、とおもい
    　記載しました。

〇悪い点

  • 誤字脱字がある。
    ⇒セルフチェックしていても指摘されてしまいました。
    　次回気を付けます。

  • 専門用語が使われており伝わらない。
    ⇒WEB投稿はバックグラウンドが異なる方もみられるので専門用語を
    　使用するべきではないですね。

レビューしていただいた方ありがとうございました！


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