定型作業を手動から自動化へ！実現に向けての計画書作成
こんにちは。ツールを作成して業務を自動化することを日々考えているyoneといいます。
現行、手動で行っている定型業務の自動化をすることで業務負荷を減らせることを目的に課題改善を進めています。
前回の記事では、複数ある課題改善案について整理しましたが、
今回は課題改善を決定し、実現に向けての計画を記事にしてみました。
前回の記事はこちら↓↓↓
1. 課題改善はこれです！
課題改善：『お問合せの集計を自動化し作業工数の削減』
現在店舗からのお問合せ情報の集計を手動集計し部内共有を定型作業として行っているが、これを自動化し、作業工数を削減可能とするツールを作成したいと思います。
2. 現状と改善に向けて整理してみました
前回の記事でも整理していますが、振り返りも兼ねて。
3. 見込める効果は？
現在チーム内の作業タスクが多い状況。実現化することで、作業負荷の軽減が望める
障害の傾向を把握できることで、大きな問題が起こる前に改善対策がうてるようになる。
4. 実装について
4-1. 使用ツール
Power Automate Desktop
データの収集・整理・加工などパソコンで操作している手順を記録して業務効率につながるアプリを開発できる製品Excel
表計算ソフトoutlook
電子メールクライアントソフト
4-2. 実装イメージ
現時点となりますが、実装イメージは以下を想定しています。
お問合せ情報メールにて連携（添付ファイル：Excel）：PAD
1で連携されたファイルを所定のフォルダに保管：PAD
2で保管したファイルをコピーし、コピーしたファイルを元にお問合せ情報の集計を行う。（原本は別途保管）：VBScript?、PAD
3で集計したファイルをメールにてチーム内連携：PAD
お問合せ多数の店舗に対してメールにてヒヤリング：手動対応
5の店舗ヒヤリング結果をメールにて受信：PAD
店舗別の状況確認・事象の切り分け：手動対応
7で調査・切り分けによって、必要な場合、業者へメールにて対応を依頼
8の対応結果をメールにて受信：PAD
対応内容を関係者にメールにて報告：PAD
4-3. 実装課題
「手動対応」に関しては、自動化が可能な再度検討
集計にVBScriptを検討しているが実現性をを早めに見極める
店舗、業者へのメールは定型文で送信可能か判断が必要
工程にタイムラグがあるため、ツール起動タイミングの精査が必要
メール送信時の宛先情報の管理が未検討
ファイル履歴管理、店舗・業者と対応履歴管理が未検討
5. スケジュールについて
週単位でやるべきことを洗い出しています。
実現化に向けて、私主導で行っていることもあり、ズルズルといつまでも実現しないといった結果とならないよう期限を決めてやっていきます。業務都合の理由もあり、少しスケジュール的には厳しい日程となってしまいましたが、結果がでるように頑張ります！
その為には、スケジュールをもう一つ落とし込む必要があるので、
詳細なタスクの洗い出し、まずはスケジュール表を作成したいと思います。
6. ステークスホルダーインタビュー
定型作業タスクが１削減されるので実現してほしい。（チームメンバー Fさん）
使用ツールのインストールが各メンバーに展開可能のか？（チームメンバー Sさん）
実施に向けて課題はないが、期間的に難しいのでは？可能であれば、一連の流れに手動対応があるので自動化が可能か再度検討してほしい。（チームリーダー（課長））
課長より了承は得られましたが、再度、期間・対応内容を照らし合わせてスコープを確定させたいと思います。
7. 実現に向けて
課題改善に向けて学んできたノードコードの開発の成果を出せればと思っています。正直まだ実現に向けて、実装面では不安がありますが、目的を達成できるように頑張っていきたいとおもいます！（恐れず頑張る！！）
また、こを改善をきっかけに、プログラムがわからなくても、ノーコードでシステムやアプリが作れること、そして、それを利用しての課題改善ができることを知ってもらえればうれしいですね。
以上、ご覧いただきありがとうございました。
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