業務課題改善案の具体化に向けて。
■改善案を具体化しよう！
こんにちは。ツールを作成して業務を自動化することを日々考えているyoneといいます。
前回「業務課題改善案を考えてみた。」という記事を書きました。そこでは３つの案を定義し、それぞれの「課題の洗い出し」・「改善案」・「実装案」といった観点でまとめましたが、そこから１つに絞り、所属チーム内のメンバーに意見を聞いてみました。
■レビュー前の課題選定
前回の記事では、以下3つ課題の中で①の改善案が業務改善効果が高いと感じています。前回の評価に加えて”規模感”の観点から改めて考えてみました。
① お問合せの集計を自動化し作業工数の削減
週次で店舗からのお問合せ情報がExcel形式で展開される。そのお問合せ情報を集計し、関係者へ週次報告（Excel入力）している。
チーム内でもお問合せ状況には注視しており、今後過去のお問合せ状況を確度をあげて店舗状況を把握する方向性の為、業務改善（自動化）ツールの導入規模としては適正と感じています。
規模感：〇
② 通信状況調査・対応を自動化し作業工数の削減
各店舗の機器（レジ等）は"無線通信"が主となっている。新規機器導入による無線デバイスの増加や、各店舗の環境等の影響により通信負荷、または通信障害が発生している店舗が増えている。通信障害の発生に伴う調査（アクセスポイントの付属のWEBの管理コンソール*1より通信状況取得等）とその調査結果次第で業者へ対応依頼連絡（メール）を行っている。
調査・対応を自動化することで調査基準の違いや漏れが発生しないなどのメリットや、障害発生時にスピード感のある対応が実現可能となる。ただ、業務改善（自動化）の規模感としては少し弱めと認識している。
規模感：△
*1 アクセスポイントの設定や通信状況を確認することのできるWEBサイト
③ 手続き関連時の書類印刷を自動化し作業時間を短縮
現在、在宅勤務が主となり、手続き等の為に出社しています。なので、どうしてもまとめて印刷することが多くなってしまう為、業務改善案として挙げた。ただ、業務改善（自動化）の規模感としては①②と比べて劣る。
規模感：×
〇結果
規模感の観点から①が適性と判断しました。前回の記事でも業務改善確度が一番高いと判断したため、
「① お問合せの集計を自動化し作業工数の削減」
についてレビュー実施を行いました。
■レビューしてもらいました。
〇課題整理
〇部署内所属メンバーへのレビュー結果
「ヘルプデスクの週次報告の自動集計化は良いですね。
出来れば前週比較、月単位であれば前月比較で分類別の件数比較が出来ると良いですね。継続的に何らか起こっていても、週次の断面でしか現状見ていないので、継続発生していて傾向性があるのか、件数的にもいつも通りなのかがわかりづらいですよね」（チームメンバー Sさん）ヘルプデスク集計いいですね。自動で集計してほしい！
（チームメンバー Fさん）①で通信障害のお問合せがあった店舗の②案の通信状況確認まで自動化できるとさらにいいね。（チームメンバー Fさん）
〇レビュー結果を受けて
もう数名意見を聞きたがったが業務都合で意見が聞けず・・・
（もう少し意見を聞きたかった。）
ただ、改善案に対する一定の評価はもらえたため、自動化ツールの作成で業務改善効果があることがわかりました。反対に定型作業の自動化案の為か、指摘等の意見がもらえませんでした。
①案と②案の連動案については、確かに繋がりのある定型作業の為、可能であればチーム内の定型作業が削減できるため改めて検討したいと思います。
■新たな課題が・・・
今回、①案についてのレビュー時に新たな業務改善提案がでてきました。
それは、「余剰機器の見える化」です。
簡単に言うと、「閉鎖店・店舗からの回収された店舗機器の管理ができていない」という課題です。運用から見直しが必要なこともあり、この課題に対する案は具体的に見えていないが、業務課題改善案の一つとして検討対象に加えたいとおもいます。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？