やった自分たちが驚いた。『5S活動』で150個あったマニュアル/資料がなんと一桁に！？
こんにちは！
D2C宮崎・沖縄オフィスです。
今回は、広告審査部で22年度下期に実施した業務改善事例を紹介します。
※広告審査部の業務についてはこちらから
広告審査部では、2022年度下期に私たちのワークフローにおける5S活動を開始しました。
有志により結成されたのが、その名も『5S隊』です！（まんまじゃん！）
D2Cのいいところは、やる気と志さえあれば社歴や経験に関係なく、やりたいことが出来る環境であること！
この5S活動も、隊長は入社1年目の黒木リーダーが務めています。
■5S活動とは
「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の頭文字を取って「5S」と呼ばれる改善手法です。
活動によるメリットは、生産性の向上、品質向上/均一化、従業員意識の向上、業務安全性の向上と言われています。
製造業をはじめ、小売・サービス業、流通業、物流業、医療機関など、様々な業種に取り入れられており、各項目を徹底させることにより、製品やサービスのQCD（品質/コスト/納期）の改善が期待できます。
・整理 ：使わないものは片付けるか捨てる
・整頓 ：決められたものを決められたところにきちんと置く
・清掃 ：きれいに清掃しておく
・清潔 ：清掃した状態を保ち、常に汚さないようにする
・しつけ：上記の決められたことを確実に守り自然に出来るようにする
■活動の背景
広告審査部では、広告メニューの増加に伴い業務内容も拡大し、膨大に増えていく情報量の取扱い方法や業務マニュアル/手順書の管理、及び更新方法が課題となっていました。
情報の管理/更新が適切におこなわれていないと、QCD（品質/コスト/納期）に影響が出る可能性があります
※組織が大きくなるに連れて、どの会社でも必ず発生する問題だと思います。
部の方針として、業務の多重化（マルチタスク化）を推進する中で、ネックになったのがこの問題です。
問題を解決すべく、5S活動を通した業務改善に取り組むことにしました。
■何をやったのか
この「5S活動」は広告審査部全員初めての試みでした。
世にある5S活動の事例は先ほども触れました「製造業」等における事例は多いものの、私たちのような「デジタルにおけるワークフロー」に関する5S活動はほぼ無く、まさに手探りで始めた活動でした。
どこから手を付けるべきか？そこから考えはじめました。
【ステップ１】目的を決める
5S活動のファーストステップは、目的を決めることから始めました。
活動が隊員以外のメンバーにも浸透するよう、キャッチコピーとして「ひとり1日10分間、物を探す時間を無くそう」を設けました。
この目的達成のために何をすべきか思いつくものを多々書き出した結果、必然的に効率/品質改善効果が大きい事項から取り掛かることにしました。
【ステップ２】活動計画を立てる
5S活動は短期的な活動ではなく、永続的な活動として実施するものですが、
現在の課題解決を優先すべく2022年度下期は、整理/整頓/清掃に特化して実施することとしました。
清潔、しつけについては、来期のフォーカス事項としています。
計画は、5Sの項目ごとに立てました。
下記は大項目の一例を記載しました。実際の計画表は更に中/小項目までブレイクダウンさせ、それぞれの項目にスケジュールを立てています。
※計画一例
①整理
・広告審査関連のマニュアル整理
・環境/ファシリティ関連のマニュアル整理
・業務棚卸し方法の整理
②整頓
・ネットワークフォルダ構成の見直し
・フォルダ命名規則作成
・ファイル格納規則作成
③清掃
・マニュアル見直しルール策定
・マニュアル更新ルール策定
④清潔
・マニュアル/フォルダのチェックフロー策定
⑤しつけ
・メンバーに対する啓蒙活動
【ステップ３】計画実行
他の施策でも言えることですが、実施前にいかに入念な計画を立てるか、これが大事なことです。今回の施策では、ステップ２の「計画」に約1ヶ月かけました。
また、計画を実行に移した後も、週に1度のペースでミーティングを開き、進捗状況/問題事項等の共有、進め方の修正を細かくおこないました。
ここで想定外のことが発生・・
整理をおこなうマニュアルの洗い出しをおこなったところ、400以上ものマニュアル/資料類がありました。
その中で、現在使用しているマニュアル/資料の数は、大小含めてなんと150種類もある状態でした。
メディアから提供された資料もあり、見た目も書き方も異なれば、審査担当者目線ではない資料もある・・
暗雲が立ち込めるなか、5S隊メンバーの強い意志で計画を変更、次の事項を実行することにしました。
（書くと簡単に見えますが、ここが本当に大変でした・・）
使用していないマニュアル/資料は廃棄
使用中の150のマニュアル/資料類を性質別に分類 ※「作業手順書」「概要説明資料」「広告審査基準書の補足資料」の3種類のラベルを各マニュアル/資料に付ける
「作業手順書」「概要説明資料」「広告審査基準書の補足資料」の3種類のマニュアルフォーマットを用意
150のマニュアル/資料を各マニュアルフォーマットへ転記
転記した内容が「初心者でも分かる内容であるか」という観点でチェック
最後に内容がMECEになっているか、表記ゆれがないか等をチェック
これら作業を地道に行った結果、150あったマニュアル/資料がなんとたったの「7個」まで削減されました。
その他計画を立てていた事項についても、5S隊メンバーの結束力でスケジュールに準拠して完了しています。
■成果
成果指標となる「ひとり1日10分間、物を探す時間が削減されているか」については、来年度からサンプリング調査で計測する予定です。
まだ計測はしていない状態ですが、マニュアル/資料類が150個→7個にまで削減されたため、想定以上に削減効果がでる試算をしています。
また、策定した清掃ルールも5S隊メンバーが清掃/しつけをおこない、部のルールとして根付かせていく予定です。
今回の活動を通して、成果は計画を実行した効果だけでなく、活動を主導したメンバーの成長という点にも大きな成果が出たと感じています。
トップダウンで進めず、メンバーが主体となりPDCAサイクルを回し活動をしたことで、現場目線で効果が大きい改善活動が出来たと感じています。
今後も5S活動を継続し、広告審査部独自の「デジタルにおける5S活動」を確立させていきます。
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