1日の仕事割当とその実績を日々書き出すことで得られるメリット

「1日の仕事割当と
その実績を日々書き出すことで
得られるメリット」

先日
デジタル化支援を
させて頂いている先に
お邪魔しました

「人が足りなくてなかなか
業務をこなすのが大変だ」

このようなお悩みを
抱えていらっしゃいました

いろいろ
ヒアリングをしてみると

総勢5名のスタッフさんの
シフト管理をして

毎日の仕事も
リーダー格の方が
口頭で都度
割り振りされている

シフト管理や
毎日の仕事のスケジュール
いわゆる
稼働計画と呼ばれる部分

自分の経験上
月間と週間のシフトは
一定水準の精度で作成する

一方で日々の
ワークスケジュールは
少し粗目になる傾向があります

日々の仕事を
15分を最小単位として
きちんと目に見える
ワークスケジュールとして
落とし込む

ワークスケジュールには
休憩も割り振りされていて
必要な時間帯に
必要な人員数が
揃っていることが理想です

毎日のワークスケジュールを
くみ上げるのは

毎日やらないと
いけないことなので
面倒と感じることが
多いのですが

やることで得られる
メリットがあります

「組んだ計画と
実際の計画の差異がわかる」

計画とは修正される
べきためにあるものと
思った方が良いです

自分が考えた
その日のワークスケジュール通りに
行かないことの方が
圧倒的に多い

その原因は一体何なのか？

これを突き止めるのが
差異分析です

例えば
30分間でＡさんに
割り当てた業務

やってみたら
45分かかった

これを分析すると

時間的に無理のある業務量
だったのかもしれない

次に
Ｂさんに同じ仕事を
30分間で割り当てた

Ｂさんは30分間で
業務完了した

こういうケースを
想定すると

Ａさんにはまだまだ
15分縮めるだけの
成長の伸びしろがある

と考えることができる

教育の面では
Ａさんの仕事を
15分短縮するためには
どうしようか、という思考になる

反対に
Ｂさんは30分で
確かに終わっているが

あまり出来栄え水準は
高くない

こういう事実が
加えてあったとすると

Ａさんが
45分間で仕事が
完了している
というのは

元々それぐらいかかる
業務量の仕事だ

ということもできる

こういったことが
差異分析です

個人の能力把握と
稼働計画立案の精度向上
教育にもつながっていくんですね

計画したスケジュールに
実際の業務時間を
書かないといけないので

たしかに面倒と
感じる部分はあるかもですが

一度試しにやってみると
色んな気づきが得られる
かもしれません

今回支援先さまでも
稼働計画部分の
見直しにメスをいれる予定です

最後までお読みいただき
ありがとうございます

20221124から
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