【大反省note】ビジネスメールでやらかしました。

こんにちは。
今日はビジネススキルのおはなし。

はじめに

ついにやりました。ビジネスメールでの大失敗です。時間調整をミスして、ダブルブッキングになってしまいました。幸い、事前に気づいたのと、片方がフレキシブルに調整できる予定だったため、大事には至りませんでしたが、それでもかなり落ち込みました。
同じミスを繰り返さないために、反省ノートを書きます！！！！本当に初歩の初歩みたいなミスをしたので、温かい目で読んでください（ ;  ; ）

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終了希望時刻の重要性

経緯を説明すると、先日、ある打ち合わせの日程調整がメールでありました。

▼面談可能日時
対応可能日時：〇時～〇時

このようなよくあるフォーマットで、「11時～16時」とだけ記載して送ってしまったんです。自分としては17時から別の予定があったため、余裕を持たせるつもりでの日時でした。しかし、実際に打ち合わせが組まれたのは15時30分～17時という時間帯…。

次の予定が始まる時間に、前の予定の終了時刻が被ってしまい、結果的にダブルブッキング状態です。真っ青になって、すぐに双方に連絡し、謝罪した上で、片方の予定を再調整することになりました。

普段なら他のメールでは「終了希望時刻」をちゃんと書いていたのですが、何故か今回はフォーマット指定に従ってしまい、一言を付け加えるのを躊躇してしまいました。たった一言の違いで、こんなにも手間がかかるとは…と反省しきりです( ；∀；)

結果的には、打ち合わせは1時間半ではなく、1時間以内で終わったので、次の予定にも間に合いましたが、今後はしっかりと「終了希望時刻」を書きなさい！！！私！！！！！！！！

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対応可能時間の認識

「対応可能時間」とは、こちらが相手に対応できる時間の範囲を意味しますが、使い方には注意が必要だと改めて学びました。終了時間を含めるか否かについては、人によって解釈が異なるため、単に「対応可能時間」だけを記載するのではなく、「終了希望時刻」を含めることで、相手に対してより明確な情報を提供することができます。

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フォーマット考えてみた

まとめて日時調整する場合

■月●日〜■月●日までの日程【オンライン・対面の場合】
▼面談可能日時
対応可能日時：**時～**時（終了希望時刻）
対応可能：○日、○日（もしくは対応不可：○日、○日）
その他 ：（共有事項があれば）

個別で日時調整する場合

■月●日（▲）10:00～11:00（終了希望時刻）

■月●日（▲）14:00～

■月●日（▲）終日

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他にやりがちなミスとその対策

この経験を通じて、以下のミスにも注意が必要だと感じました。

1. 確認不足
   日程や時間を設定する際、すべてのカレンダーや予定表をしっかりと確認すること。ダブルブッキングを防ぐためには、最後の確認が重要。

2. フォーマットに固執しすぎる
   形式にとらわれすぎて、本当に必要な情報を書き漏らさないように注意する。相手にとって分かりやすいかどうかを優先することが大切。

3. 明確さを欠く表現
   終了希望時刻のように、曖昧さを避けるための情報をしっかりと盛り込むことが求められる。

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おわりに

今回大事には至らなかったですが、ビジネスメールでのミスは、思わぬ形で大きな問題を引き起こすことがある思うので、今回の反省を活かして、今後はもっと丁寧に、かつ明確なコミュニケーションをするぞ。大反省！！！！！