リモートワーク／Web会議の際のファシリテートの心得・Tips

Web会議、うまく仕切れてますか？

これまでオフィス内でやっていた仕事の多くがオフィス以外でも問題なく行えることが実体験として分かってきたところで、業種・職種にもよりますが、リモートワークのスタイルが定着しつつあります。

そんな中、ちょっとした打合せ、会議をどのようにすれば効果的に会議運営が進められるか、頭を悩ませている方々もいらっしゃるかと思います。そこで、私が普段気をつけているポイントをざっと書き出してみます。自身の特性や会議参加者の特徴によって気をつけなければならないポイントが異なると思いますので、一部の方に参考になればと思い、まとめてみます。

Web会議ツールの種類（Zoom、Webex、Webinar、Microsoft Teams、Googleハングアウト等）によって機能面で出来ること、出来ないことのバラツキがありますが、今回はカメラと音声が問題なく使用出来る一般的な機能を具備したツールを念頭に“ファシリテート”を担っている人物を想定し、会議運営全般について書き出してみます。出来ている人からすると当たり前のことが列挙されているだけだと思いますが、コレを全て実践出来ている人は3割程度ではないでしょうか。ファシリテートに慣れていない方に少しでも参考になればと思います。

１．事前準備

▪︎Agendaを明文化し、事前に関係者へ配付する
▪︎議論するテーマを見える化する
▪︎Agenda毎にシナリオを立て時間配分を考える
▪︎Agenda毎に事前に議論の優先順位をつけておく
▪︎適宜、出席者へ課題・宿題を与える
▪︎適宜、カメラのON/OFF、服装を明らかにしておく

事前準備の段階で一番大切なことは、“会議招集対象の人たち”に対して、「招集の目的（なぜ集まる必要があるのか）」「具体的なAgenda内容（議論したいテーマ出しだけでなく、会議を行うことによって何を獲得したいのか）の2点を明示することです。
これはWeb会議に限った話ではないですが、当日の“会議の質を上げられるか否か”にも影響してきますので、準備時間の制約があったとしても最大限の工夫が必要です。

２．ミーティング当日

▪︎適宜、アイスブレイクを挟む
▪︎前回会議の続きの場合、どのような終わり方をしていたか、“振り返り”を行い、本題に入る
▪︎議事メモの要否、記録担当を含めて確認する
▪︎Agendaをもとにを参加者の目線を合わせる
▪︎Agenda、DPを投影しながら進行する
▪︎発言者は可能な限りカメラをONにする
▪︎発言者は発言前に必ず名前を名乗る
▪︎議論が活性化しない場合はファシリテーターが指名して発言を促す（◯◯さんはいかがでしょうか？）
▪︎議論発散時は、発散させ切るのか、意見集約に切り替えるのかをファシリテーターか判断する
▪︎会議終了時にラップアップを行い、Todoを明らかにして会議を終える

会議を始める前のファシリテーターの心構えとして、“出席者毎に事前の知識量・理解度合いがバラバラである”ことを前提としてスタートすることが大事なポイントの一つです。
いきなり本題には入らず、これまでの“検討経緯”や“現在の検討状況”、“何が課題で、何を解決したいのか”、“今日の会議の場でどこまで到達したいのか”など、「会議の位置づけ」や「ゴール」を明らかにした上で気持ちよくスタートを切るようにしましょう（途中で「この会議…何が目的なんでしたっけ？」という空気にならないように）。
そして、会議の終わり方に工夫が必要です。みんなが喋るだけ喋って盛り上がって終わる、みたいな飲み会的な終わり方はナンセンスです。ファシリテーターは最後にラップアップ『今回の会議での合意・決定事項や、今後のアクションプラン・Todo（“誰が”、“いつまでに”、“どのように”、“何をするのか”」）の確認』を行い、会議オーナー・上位者等（意思決定者、PM・キーマン含む）がいる目の前で改めてラップアップ内容に認識相違がないか、違和感がないかを確認（合意）した上で会議をクローズすることが肝要です。
※ラップアップ（Wrap up）…会議や打ち合わせ、商談で話した内容について、最後に要点をまとめること。

３．ミーティング終了直後

▪︎合意・決定事項とTodoを明文化し、議事メモへ反映する
▪︎議事メモを出席者にメールする（スピードが命）
※精度の高いメモを作ることが目的ではなく、議論の結果を分かり易く文字に起こし、全員が会議の場で合意したことを事実として記録に残すことで物事を前進していくことが鍵です。

会議後のフォローアップの鍵は、
“合意・決定事項”、“Todo”が記載された議事メモをいかに早く会議出席者へ配付するか、だと思っています。可能であれば会議時間内にWeb画面上にこれらを掲示し、関係者の目線があった状態で会議を終えることが大事ですが、遅くともEoDメドに議事メモをメール配布しましょう。
議事メモを最終化するのに記載内容や文言チェックに何日もかけるのはナンセンス（大企業にありがち？）です。気をつけましょう。

４．まとめ

以上、いろいろと書いて見たものの、オフサイトの会議であろうがオンサイトの会議であろうが、やるべきことはあまり変わらないですね。一つ変わることは同じ空間に物理的に人が集まっていない、という点です。自分以外の相手に対しての配慮であったり、マナーであったり、ファシリテーターだけでなく会議関係者がオーナーシップを持って参加することが大事ですし、全員がオーナーシップを持って会議に臨めるよう、運営側は最大限の工夫が必要だと思います。

リモートワークがスタンダードになりつつある中で、Web（音声＋画面）会議がどのような進化を遂げていくのか気になるところですが、無駄な会議（よくわからないテーマにぞろぞろと人が集まってくる会議）は行わない傾向になっていくと思われます。「会議に出席するだけ」が仕事だと思っていた人はある意味“無職”の状態になるでしょうし、個人的にはチャットに近い機能が会議ツールのメインになっていくと思っています（即問題提起→即意思決定→即アクション→即振り返り…）。

この新しい潮流、ワークスタイルの変化に対して、みんなで楽しみながらより良いやり方を模索していきましょう♪

皆さんが取り組んでいるファシリテートに関するTipsがあれば是非コメント欄へお願いいたします。

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