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女性限定のオンラインイベントで準備したこと・意識したことのアレコレ。

株式会社コミュカル

こんにちは！コミュカル CMO のあややです！
本日は「【女性限定】女性のキャリアストーリー 変化の中でも私らしく働く方法」イベント開催にあたって、準備したことや意識したことを紹介します。

物理的なスタジオでの配信だったり、「女性限定」という特異性のあるイベントでしたので、何か参考になることがあれば幸いです。

計画

まず、企画

元々コミュカルでは、これから「女性活躍」という切り口の活動に力を入れていきたいと考えていました。
そこで、3月8日の「国際女性デー」にあわせて「女性のキャリア」について考えるイベントを計画しました。

過去にも、個人的に「女性イベント」を開催してきた実績はあったのですが、コミュカルとしては今回が初の取り組みでした。

登壇者探し

次にやることは「登壇者探し」です。

登壇者には「働く女性として自身のキャリア人生」について話していただきたかったので、「個性的なキャリアをもつ」方にお願いしたいと考えました。

初回のイベントで参加者が「女性限定」と限られるので集客でつまずいてしまう不安もありました。まずは、女性の皆さんに興味を持ってもらい参加申し込みをしていただくためにも「登壇者探し」は重要でした。

今回は、SNSの総フォロワー数が10万人超え！のちょまどさんに快諾いただけました。ただフォロワー数が多いというだけではなく、実際に大手外資企業で働きながら、個人の活動も活発。最近はご結婚もされたので、ライフステージの変化に伴ったキャリアの考え方の変化もお聞きできるのでは！とワクワクしました。

イベント準備

イベントページ作成

お次は、「イベントページ作成」。「キャリア」をテーマにしたイベントなので一番相性の良さそうな「Peatix」を採用しました。

実際のイベントページ

まずこだわったのが、アイキャッチ。こちらは代表が illustratorで作成したものに、私がイチャモ…「こうしたらどう？」と提案をして少しずつ許容ラインに持っていきました。
（余談ですが、こういったデザイン作りについては代表も私も素人ですので、毎回かなりギャーギャー言いながら作っています。）

今回のアイキャッチは、女性イベントなのとちょまどさんの好きな色がピンクと知っていたのでピンクを基調にし、国際女性デーを象徴するミモザの花をイメージして黄色をプラスしました。

コミュニティやイベント作りでは、デザインスキルを持った人が居ると、かなり、かなり！心強い戦力になると思います。

イベントページ公開

イベントページを公開したのは、イベント 11日前の2月25日でした。参加者数は20名程集まればいいなと思って公開しました。初の企画と「女性限定」という2点を加味しても、その申込人数が妥当かなと予想しました。

公開してすぐの申込は3名でした。「人数をとにかく沢山集めたい」という目的のイベントではないものの、普段運営しているコミュニティイベントは公開初日で2桁になるのがザラなので、少し焦りは感じました。

そこで、Peatixのイベント集客サービスへ申込みました。（申込者数が何名だとしても、検証としてこちらを活用してみることは最初から決めていました。）
「2023/03/03 11:00:00」に3,000名のPeatixユーザーにメルマガを配信するプランを33,000円で購入しました。Peatixのおすすめは、イベント日の約1週間前とのことです。女の子の日であるひな祭りの「3月3日」に配信できるのは、縁起も良く個人的にはこの日がベストでした。

皆さんがPeatixに課金してもコミュカルの利益にはならないのでご安心を…(!?)

イベントを公開して、カテゴリー登録が終わり、イベント検索ページや関連イベント枠での告知ができるようになったら、「集客」タブから集客サービスを使うことができるので、興味のある方は調べてみてくださいね。

実際のメルマガ（他イベントも掲載されてましたが編集しています）

今回利用したPeatixのメルマガサービスは、「単独」ではなく「集合」のイベント告知でした。4イベントのうち一番最後に掲載されていたのは、ちょっと残念でした…。やはり、一番上に掲載されてるイベントが一番見られると思いますし、スクロールして最後のイベントまで見てくれた方は、3,000名のうちの何%だったかは気になるところです。
ただ、この配信当日から翌日にかけて8名の申込みがあり、効果はあったと実感しました。

この記事を書いているときにちょうどこのメールがきました！
3000人の21%（630人）がメルマガからイベントページを閲覧したとのことでした。

スタジオでの配信に急遽変更

今回のイベントは、Zoomミーティング形式を採用しています。当初、登壇者のちょまどさんも当日の司会を務める私も、それぞれの自宅からの参加を予定していました。

ですが、ちょうど当日ちょまどさんとお会いすることになったので「じゃあ、配信スタジオを借りて配信しよう」ということになりました。

司会進行と登壇者が同じ空間で対話ができるので、オンラインで多少発生してしまう「やり取りの待ち」のようなラグを解消でき、よりスムーズな進行が可能になります。また、物理的に会場を飾りつけて雰囲気作りもできますし、参加者に臨場感を感じてもらえるといった良さもあります。

イベント当日の様子。マイクの前に造花を飾っています。
背景に抜け感もあり、自宅でのZoom参加よりもイベント感が出ています。

会場探し（by.代表）

直前で自宅配信 ➡ スタジオ配信に切り替えたため、特急モードで会場探しが始まりました。司会進行あややとスピーカーちょまどさんの当日の動き（場所）からの距離も考えつつ、会場を探していきます。
会場を探す場合、一般的には
①会場を保有している知り合い（企業）から借りる
②会場を探す専用のwebサイトで検索する
というパターンがほとんどなのですが、今回は女性限定イベントという特殊な趣旨や世界観にマッチする会場を選びたかったので②の方法で会場を探しました。

ビジュアル（配信のビデオ枠に映る絵）にもこだわりたい！と考えたので、The会議室のような無機質な空間ではなく、ステキな会場の検索に奔走しました。
また、オフラインイベントではなくオンライン配信イベントですので、電源数やWi-Fi有無は重要なポイントとなります。
今回は東京都内で検索したのでかなり多くの候補が出てきました。その候補の中から、「スタジオの雰囲気」「カスタマイズ可能か」など1つ1つ吟味して会場を選択しました。
約20の会場が候補に上がり、そこから1つにまで絞り込んでいきました。

代表とDiscordで会場候補を出し合う。会場のURLは一応モザイクにしています。

配信撮影方法の模索（by.代表）

配信はZoomと決めていましたが、今回「たった3人で配信」「配信のプロは居ない」という状況だったので、スタジオでの撮影方法についてはとても悩みました。
通常ですと運営側の視点で「配信し易さ」で選んでしまう場合がほとんどですが、今回は女性イベントの世界観を第一に考えて「イベントの趣旨に合う」を重要なポイントとして検討しました。
その検討要素として最優先で考えたのは「スピーカーにしっかり焦点をあててお話を引き出す」という点です。
これを実現するために選んだのが「スピーカーと司会者がニュース番組のように隣り合って会話しながら進行するライブイベント」という方法でした。
そこで意識していた点をいくつか紹介します。

  • スピーカーを更にきれいに魅せるライト（照明機器）をしっかり設置

  • スピーカーの魅力を引き出す画質の良いカメラを用意（予備機も）

  • カメラ映像を安定させるために専用PCを使用（動画に強いゲーミングPC）

  • 複数カメラ（複数のカメラアングル）を切り替えるためにOBS Studio（ストリーミング配信、映像編集用のソフトウェア）を使用

  • 映り栄えの良いスタジオ（会議室っぽくない普段見ないような空間）で司会者とスピーカーの横並びの配置を試行錯誤

この様な意識・工夫を凝らしました。

一味ちがうスライドづくり

スライドは国際女性デーのミモザに合わせた雰囲気で作りたいと考えました。しかし、私にはイメージはあるが、デザインセンスがないため強力な助っ人の力を借りました。その助っ人とは、3月からコミュカルで活動してくれているママボランティアのうかちゃんです。

スライドのラフ。内容は決まっているので、テキストを入れた状態でお渡しします。

今回作ってもらうのは、デザインをメインとしたスライドテンプレです。内容は私の方で考えています。
内部事情になりますが、今回デザインを得意とする人が入ってくれたお陰で、それぞれが得意なところを分業して進めることができ、より質の高いものをスピード感もって作れるようになりました。すごく嬉しいです。

出来上がってきたのがこちら！ステキですよね😻💛

今回は、内部で共有しやすいGoogleスライドで作っています。

ぜひ紹介したいポイントとして、遊び心ある仕掛けも作りました。
質問コーナーで、事前にこちらが用意したスライドを順番にめくっていくというシーンはよく見ると思います。

それだと少し味気ないかなと思い、まず質問の属性を4現象で表現しました。プライベート寄りか、仕事寄りか。そして、ゲイン（付加価値）か、ペイン（今ある悩み）なのかです。

ハートをクリックすると対象の質問にとびます

それぞれに配置されたハートをクリックすると、対象の質問が表示されます。この仕組みは下に添付しているツイートで解説しているので、作り方を知りたい方はそちらをご覧ください。
お金をかけずとも、ちょっとした工夫で参加者に楽しんでもらえる仕掛けって、実は沢山あるんですね。

私たちは「ページを公開して集客できればそれでいいや。」ではなく、常に集客やイベント時の魅せ方について、何かよいアイデアがないか考えています。そして、そのアイデアが降りてきたときは、臨機応変に対応することも大切にしています。

当日

イベント当日は、当然ながらやること盛り沢山です。
ちなみにイベントページは、3月2日に connpass にも立てており、peatixとあわせて28名のお申込みをいただけました！

配信準備

こちらは代表がやってくれたので今回は割愛します。

メイク

ちょまどさんにメイクを施しました。私がメイク好きなので、ちょまどさんにメイクしてみたいという個人的な思い入れですね。
目鼻立ちがハッキリしていらっしゃるので、春らしくピンクシャドウを使ってキラッキラのラメを施しました。ライトで飛んじゃってるのが残念です。

スイーツ、飲み物準備

ちょまどさんにわざわざ会場まで来ていただくので、スイーツを準備。
苺がお好きだとリサーチ済みなので、千疋屋の苺スイーツをご用意。

イベント終了後に頂きました。

イベント中の飲み物は、画面上の見映えも考慮してハーブティーを選択。
女性が出演するときは、口紅が取れないよう、ストーローも用意してあげると親切です。（余談ですが、私はこの手法を名探偵コナン「6月の花嫁殺人事件」で学びました。）

イベント開始

基本、私とちょまどさんで進行していくのですが、参加者からチャットを沢山入れていただけたので、そちらも拾いながらインタラクティブなやり取りができました。

スタジオ配信にしたことで「オフラインの女性イベントに参加した気分になる」というコメントもいただけました。

イベントでは、女性の皆さんと一緒に「キャリア」について考えることができました。色々な嬉しい反応もいただけたので、また次のイベントも企画していきます。
皆さんと和気あいあいとした時間を過ごせて、私もとても楽しかったです♪

最後に参加者のみんなで集合写真！

反省

女性限定を謳ったイベントでしたが、オンライン開催のため、本当に「女性のみが参加した場」だったのかの真偽が図れないということです。
今回ちょまどさんは、「女性限定の場だから」といってプライベートなことまでオープンにお話ししてくれました。ここに関しては参加者からも女子会のような「ここだけの話ね」が聞けたとコメントをいただき、喜んでいただけました。

そんな中「実は、男性がこっそり参加してました」ってかなり興ざめな
ことだということは容易に想像できると思います。

オンライン開催だとしても、入室のときに必ずカメラオンや音声オンにしてもらうなどの力業で女性限定の場にすることは可能です。
但し、本当に子どものお世話をしながら耳だけ参加したい人などの何か理由があって画面の前に付きっ切りが難しかったり、カメラ・音声オンが難しい方を振るい落としてしまう可能性も出てきます。

かといって、「オンラインイベントの時は男性が参加しちゃう可能性があるのは仕方ないよね。」と諦めた選択は断固として取りたくないのです。そして、そういう行為を私は絶対に許しません。
なので、この辺りは引き続き良い方法の模索と改善は検討していきたいです。

最後、不穏な空気を与えてしまったかもしれませんが、基本的にはポジティブで常に明るい未来を見据えた活動をこれからも続けていきます。

かなりボリューム感たっぷりな内容となってしまいましたが、イベント準備はどのように進めていくのか、運営は何を考えているのかをお伝えできたのではないでしょうか。

感想やご質問などがありました、コメントを入れていただけると嬉しいです。最後までご覧いただきありがとうございました！

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