私の時間管理術

先日、職場で面談があった。
今まで評価値しか教えてもらえなかったけれど、
今回の面談の結果、私の評価点は「時間管理」であることが判明した。

私の仕事は医療機器メーカーの在庫管理担当だ。
主に発注・仕入から出荷のオペレーション、工場や営業拠点との調整まで割と何でもおこなっている。
最近は同僚や後輩からの相談や質問も増えたため、集中する時間が大事になってきた。
過去記事でも触れているが、以前より残業時間削減に取り組んできたため、その点が評価されているとわかったことはとても嬉しい。

まだ最適化されているとは言いにくいけれど、実際に意識して取り組んでいることを紹介したいと思う。

１．絶対に定時に帰るという強い意志を持つ

これが本当に１番大事。
それぞれの職場で環境は違うと思うけれど、私の所属部署は慢性的に残業しがち。
「本当に時間内で終わらせられないのか？」
「残業してまでやるべきことなのか？」
これを意識して、業務の優先順位付け、取捨選択をおこない、業務効率化につなげることが残業時間削減への第一歩だと考えている。

２．Todoリストの活用

ツールはなんでもいい。
自分に合うものを使うのが良いけれど、今は職場で使用できるOutlookのタスクリストを活用している。
メールでタスクを受領することが多いため、フラグを立てるだけでリストに登録できる部分が採用のポイント。
今、自分が持っている仕事を可視化することが一番の目的。
そのひとつひとつに対して、優先度を決めて対応していく。
ここである程度の作業時間まで把握できている状態が理想だけれど、私は苦手なのでザックリ管理。

３．予定外の仕事の対応

イレギュラーは突然起こるもの。
バッファなんてあってないようなものだから、余裕をもって対応なんてことはほぼ起こらない。
ここで意識するのは「緊急度」「優先度」「自分でなければならないか」。
仕事を抱えている人間にとって、大事なのは３番目。
余裕がなければ断ったり、他の人に任せる選択肢を忘れてはいけない。
責任感の強さだったり、他に振るのがめんどくさくて自分で受けてしまうと仕事が増える一因になる。
自分の仕事になった場合は、何のためにいつまでに必要なのかを確認して交渉する。だいたい「ASAP」「なるはやで」って言われるから。
「この日までならできそう」と提示するだけで、楽になったりする。

４．残業ルールを決める

残業時間削減を意識していても、どうしても残業が必要になる日はある。
現在の私の残業ルールは「1日2時間まで」。
毎月繁忙期があるので、その辺りはだいたい3日くらい残業になる。
残業が多い月でも10時間前後に収まっているので、元々70時間/月だったことを考えると自己評価的には大満足。
もう少し効率化できたら「1日1時間まで」に変更したいと考えている。

まとめ

以上が残業時間削減について意識していることと、実際に取り組んでいること。
いろんなビジネス書に書かれている基礎のようなことしかやっていないけれど、誰かの参考になれば。
取り組む際の意識として「気負い過ぎず、ふんわり実施」というのも大事。
性格や環境で最適解は変わるし、予定通りいかないこともある。
「気持ちよく仕事をする」というのを大前提で組み立ててあるので、いきなり苦手なことに取り組む必要はないし、やりたくなかったらやらなくていい。
今後も、時間の有効活用を考えつつ、ストレスを減らす取り組みを続けていこうと思う。