[18]チームマネジメントと付加価値

執筆者：ST

はじめまして。匿名による投稿です。気づけば新卒でこの業界に入ってもうすぐ20年、入職当初と比較してもかなりIT活用は進んできてはいます。
ただ、世の中の変化は学内の変化より早いためDX推進は重要課題です。私自身は「何かやらなきゃ・・」と思いつつ、業務多忙を言い訳に何もできていないことを今年も反省点にしそうです。

タスク管理とチームマネジメント

私自身、若手職員時代にたくさんの上司・先輩と仕事をさせてもらいましたが当時からなにか新しい問題が出たときに、動き出すことがとても苦手な組織だと感じていました。新しい問題にチームとしてどう取組むべきかの方針が示されないことに不満を感じることも少なくありませんでした。
そんな私が日々実践しているMicrosoft365を使ったタスク管理とチームマネジメントについて本日はご紹介します。

GTD

タスク管理のルールは、アメリカの経営コンサルタントであるデビッド・アレンが提唱しているGTD（GettingThingsDone：物事を成し遂げる）を参考にしています。

業務を行う各人は、図のように日々の業務の全てを一つの箱（図の中ではInboxと表示）にまとめるイメージで、Microsoft365のTo-Doに集めます。
フローに沿って仕分けていき、次にとるべき行動が2つ以上あるタスクや他者と協働するタスク（ほとんどそうですが）はPlannerに登録し、チーム内の誰が何をしていて、どういう進捗状況にあるかわかるようにしています。
週に一度は、GTDの最大のポイントである「週次レビュー」をチーム内でPlannerを使って行います。週次レビューとは「次にとるべき行動」として予定していたものがうまく進まなかった原因をフローに沿って再度レビューして、変化を加えて進めるための「仕切り直し」です。

言うまでもなくMicrosoft365ですとアプリ間の連携がシームレスですし、Teamsによって協働が可能です。
Teamsで連携し、Plannerで各人の業務状況が可視化され報告・連絡・相談される前に大体の状況がわかることでコミュニケーションが簡単になりますし、週次レビューで素早く密度の濃いレビューに移れます。
チームマネジメントする場合はTeamsと紐づいたPlannerは、もはやなくてはならないものになっています。

大学とDX

DX化とはデジタル技術を使い、これまでは体験できなかった付加価値や利便性を実現することと定義されることがあります。
RPAやPowerAutomateは非常に強力です。それ自体でこれまで体験できなかった利便性を生む場合もあります。ただ、大学が新たな付加価値を実現しようとするためには、効率化してできた時間を新しいこと（付加価値）を考える時間にあてる必要があるのではと思います。
新しいこと・新しい問題はいつもフワッとした感じでやってきます。そういう問題に対して、チームとして取組むためには、誰かが「次にとるべき行動」に分解する必要がありますが、身近な職員の雰囲気では、まだまだそういったレベルでのタスクマネジメントがスキルとして浸透していないと感じます。
スキルは習得することが可能な「型」があるものだと思います。上述の型がベストではないかもしれませんが、型として認識できればスキルを使いながら改善することが可能です。
これ自体は劇的な変化を生むようなデジタル技術活用ではありませんが、例えばタスクマネジメントスキルを、ツールとセットで「型」として組織に浸透させることもDX化と呼べるのではないかと考えています。