キャパオーバーになったらやること

こんにちは！かけだし社長の小寺です。

最近、業務が複数走り始め、我ながらなかなかにキャパオーバー状態です、、笑

キャパオーバーは自分の力をつけるいいチャンスですが、それでもどうやったら切り抜けられるかは大事な力です。

今回はキャパオーバーになった時の切り抜け方を考えてみました。

タスクを整理する

当たり前ですが、タスク過多の状態は、1度タスクの棚卸しすることで、適正量に収めることができます。

まずは今持っているタスクを全て書き出してみること。これをするだけでも、今の状況を客観視でき、落ち着いて対応できると思います。

タスクを捨てる

本当に必要な作業か？を1度見直し、不要だと思ったら思い切って切り捨てます。
決断とは、「決めて断つ」と書きますが、何かを捨てることができる人が何かを得ていくのだと思います。
(進撃の巨人でアルミンが似たようなことを言ってたような)

タスクをシンプルにする

複雑化している作業を、よりシンプルにできないか考えます。
無駄な確認や承認、無駄なプロセスは省く。
体系や構造、意思決定の流れをシンプルにすることで、業務は効率化していくと思います。

タスクを自動化する

メールやSlackなどの周知系や、数字の計上などは、なるべくスクリプトを組んで自動化させます。(これはエンジニアならではかも？)
定常タスクはもはや全て自動化してしまいたいです。

タスクを手放す

棚卸しして残った、必要なタスクについては、
「自分じゃなきゃできないこと」
「自分じゃなくてもできること」
に振り分け、後者は思い切って他の人に任せてしまいます。

タスク過多の時は、つい自分で全てを溜め込んでしまう時です。

今まで自分がやってきたから、、という考えを1度捨て、次の後継者に引き継ぐことを進めていきます。

タスクに時間割を決める

最後に、自分がすべきタスクについて、一日の中で時間割を決めます。
時間を決めないと、作業はどこまでも膨張していきます。

また時間割を決めないと、どうしても「緊急かつ重要なこと」で一日が埋め尽くされてしまいます。

ただ、長期的な繁栄を見た時に、本当に大事になってくるのは「緊急じゃないけど重要なこと」です。

ここは意識的に時間割を決めておかないと、他のタスクに埋もれ、なかなか手をつけられない部分だと思います。

まとめ

以上、僕がキャパオーバーになった時に見直している項目でした！

みなさんはどんな工夫をされてますでしょうか？
いいアイデアがあれば、僕もどんどん取り入れていきたいと思います！