仕事を早くするためにオススメの3つの習慣

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はじめに

今日は仕事を早くするために私がやっている習慣をご紹介します。
多分、ですが私は仕事は早い方だと思うんですね。なぜこの「多分」とか「思う」と曖昧にしてるかというと、私は会社員時代が15年ありましたが、スターバックスにしても大手の航空会社にしても、基本的に他の人と一斉に同じ仕事を「よ~いドン！」でやった経験がないので、自分の進捗速度がよくわからないんです。

ただ、近くにいる生徒さんやサポートしてくださるメンバーの方からは、「いったい敦子さん何人いるんですか！？」って本当によく言われます。今企業して5年目ですが、たまに自分でも「よく働くな」とまるで他人ごとのように、もう1人の自分が自分を俯瞰して眺めることがあるんです。

「なんでこんなに働けるんだろう？」と考えてみと、その理由の一つが「仕事がおそらく早いからじゃないか」っていうのが出てきました。とは言っても、働き過ぎて体を壊すこともないし、メンタルがダウンして休むということも起業してから一度もありません。他にもドリンクとかサプリを飲むかっていうと全然飲まないですしね。眠い、疲れたということがあればすぐに休みます。こんな調子なんですけれど、ストレスなくかなりの仕事量を抱えながらも楽しく働けているので、これは仕事が早いと言っていいんじゃないかと思って今日このテーマをお届けします。

個人事業主にとって、仕事が遅いとか残業体質とは、長く続けるには致命的かなと感じます。誰も何も言ってくれないからこそ、自分の時間とか、仕事の質とか内容を含め、管理していくっていうことが必要になります。

楽しく毎日働き続けるためにもぜひ参考にしていただけたら嬉しいです。

1.「すぐやる」を基本姿勢にする

仕事を早くするために、私がやっている習慣一つ目は「すぐやる」を基本姿勢にすることです。私はクライアントさんからご感想をいただくと、8割の方が「敦子さんは返信が早くて、サポートが丁寧。」と言ってくださるんですね。私もここは意識しているので、それが伝わっていて嬉しいなと思います。

メールでも何でも、リアクションが早いというのは嬉しいし助かります。質問に早く答えてくれた方が、相手もすぐ動けるし次のアクションに移れるのでやっぱ助かると思うんです。こういったリアクションとかすぐできるようなことを後回しにするのは、「仕事が遅い」ことだと思うんですけれども、これって知らず知らずのうちに損をしていると思うんですよね。

例えば、相手が即日で返してほしいなと思っている案件を3日、4日かけて返していたら、さあ、どうなるでしょうか？私だったら、おそらく次からその方にお仕事はお願いしないだろうなと思います。「今忙しいのかな」というふうに気を遣ってしまいますしね。だから例えば、私は個人になってから小さなチームを組んで働いていますが、忙しいすぎる人とリアクションが遅い方っていうのは、有能な方でも声がけはしません。

では、そのスピードを速めるために何をしていけばいいか？というと、全体の業務に締め切りを持たすことを私はおすすめしています。例えば、メールだったら即時なのか、こういった案件なら1時間以内に返信をするとかっていう形でね。人って「いつでもいいですよ」って言われたら、後回しにしてしまう習性があるので、私はこんなふうに時間の目安を自分の中で設けています。

これ言い切れる理由があってですね、私講座を約5年やっているのですが、講座生に皆さんに「お忙しいと思うので、この提出はいつでもいいですよ」って言ったらどうなると思います？提出しない人が半分は出てきますね。提出してもすごく遅くなります。でも、「皆さんお忙しいとは思うんですけど、24時間以内に提出をお願いします。なぜなら私も困るので」っていうと100％、全員24時間以内に提出してくれるんです。皆さんの生活スタイルとか忙しさも変わりません。でも軽いストレスがかかることで意識が変わって、確実にその優先順位が上がるから取り組めるんですよね。
特に日本で育った私達は、「自分が遅れることで誰かに迷惑をかける」と思うと、「これはやらねば！」という意識が働くと思うんです。

なので、自分の仕事も「やれたらやろう」くらいに自分の中で考えていると、どうしてもやらない自分になっちゃうので、個人で働くなら「この時間までにはすぐやる」という自分の中でルールを設けてやっていくということを強くおすすめをします。そうすると、結果自分も楽に早く働けるようになると思います。

2.全体を俯瞰する（仕事の濃淡を把握しよう）

仕事を早くするために私がやってる習慣の2つ目は、全体を俯瞰で把握することです。ちょっと曖昧な言い方ですね。別の言い方だと「段取り力」とも言えます。これは、最終的に全体の仕事のスピードを底上げするために大切だと思っています。

具体的に私がやっていることは、〈全ての仕事をテーブルの上に全部1回出す〉ということです。実際には、私は自分の頭の中で仕事マップを広げることを定期的にやっています。わかりにくい時には書き出すのももちろんいいと思いますね。「今私は、全体の仕事のどの部分のことに取りかかろうとしてるのか？」っていうのを可視化するんです。そうすることで、この仕事にかける時間とか濃度を考えることができるんですね。

例えば、新しいサービスの募集文を書こうとしたとします。それはしっかり私は時間をかけようと思います。なぜなら、これがこけたら未来に繋がらないからです。でも、日々のSNS投稿を同じ濃度と速度で準備するか？というとそれはしません。そんなに時間かけたら日が暮れちゃいますよね。なので、同じ「書く」という作業は一緒だとしても、ゴールによって濃淡を変えていくという感じです。

これね、苦手な人が多いなという印象があります。講座生を何百名とサポートしていると、「これ絶対、今時間かけて練った方がいいよ」っていうことを1日2日で簡単に企画を立てちゃってる方もいらっしゃるんですよ。でもそうかと思えば、日頃の発信に何時間もかけて「投稿が続かないんです」となったり・・・「いや、そもそもその仕事にどれぐらいの熱量とか準備の時間をかけるかが逆転していないですかね？」っていうことはよくお見受けします。なので、仕事に対するエネルギー量の注ぎ方、時間のかけ方は1個ずつの仕事と、全体を俯瞰して決めていくのがいいんじゃないかなと思います。これが結局、自分がスムーズに働く秘訣になると思うんです。

なので、「仕事に追われて頑張ってるのに何か結果に繋がらない」っていう方は、この段取り力と仕事の濃淡の付ける力が弱いのかも。一度自分を見直しをしていただきたいななんて思います。これは、個人で働く方でも会社員でもどんな働き方でも必要なスキルだと思います。

3.お願い上手になる

仕事を早くするために、私がやってる習慣の3つ目は、お願い上手になることです。あなたはお願いするのが苦手ですか？今回、私はVoicyの番組を一緒に作っているミアビータに所属する専門家と、代表の中安加織さんにアンケートをとってみました。「どのスキルを磨きたいですか」って、五つの選択肢を皆さんに提示したら、一番多かった答えが「人に依頼をする力」でした。ここを磨きたいと意識されてる方が、Voicyの専門家メンバーにも多かったです。

「責任感を強くて1人で頑張ってしまう方が多いのかな」なんていうのをその答えを見て感じました。依頼が苦手っていうのは、いくつかタイプがあると思うんですね。まず人にお願いをしたいんだけど何をお願いしていいかわからないとか、どこまでやってもらうのかがいいのか判断がつかないとか、もう自分でやっちゃった方が早いと思っちゃうとか、「悪いかな」と遠慮の気持ちが湧くとか、あとは自分が手放すことに罪悪感あるとかね。いろんな理由が考えられますがあなたの場合はどうでしょうか？

少し話が脱線しますが、私は物心ついた頃から人にお願いするのがすごい得意な子だったんですね。というのも、私には三つ上の何でもできる姉がおり、勉強もすごくできるし、教え方も上手なんです。なので、妹の私は小学校低学年の頃から、姉を上手にその気にさせて私の宿題を全部やらせるっていうことはよくやっていました（悪い子ですね、笑）。そんな経緯があるからか、人に依頼をするっていうことに私は抵抗感とか罪悪感って全然ないんですよ。

話を戻して、ちょっと真面目な話で説明すると、私は仕事の現場で「お願いします」とか「ありがとう」っていう言葉が活発に飛び交う環境が、すごくいい職場だと信じているんですよ。これは会社でも個人でも同じだと考えています。新卒で入ったスターバックス時代から、同僚とか後輩が「この人これ得意なんだ」と知ったらすぐに、その人にその仕事を依頼するっていうことをやってきました。

相手に依頼する理由というのは、「自分ができないから」とか「忙しくて手が回らないから」だけじゃないんです。自分も得意だし好きなことでも、周りのみんなもそれを得意で好きなんだったらお願いした方が、職場が生き生きするなと経験上思うんですね。

それから上司部下の関係も良くなります。あなたも、上司が部下の適材適所を把握していて、上手に仕事と現場を回してくれたらめちゃくちゃ働きやすいですよね。

なので、私が考える職場環境のゴールは「ありがとう」の回数が増えることです。「そうなるためにはどうしたらいいか？」っていう視点を持って、いつも信頼できる人にお仕事をお願いしおります。

私は個人で仕事を始めてからも1年目からも「この人にこの仕事をお願いしたいな」と思いついたら、単発でもどんどん声を掛けてお願いしてきました。今は固定で信頼できると思う数名の方にお願いしていますが、俯瞰で1年間のスケジュールを見たときに「この月絶対このメンバーじゃ無理」と思ったら、お願いしたいなと思う方にすぐに連絡するようにしています。

人に依頼するのが苦手っていう方がいらっしゃったら、「この仕事を誰なら楽しくやってくれそうかな？」という視点を持って周りの方を見渡して、お願いをするっていうところから始めていくと、自分も相手も楽しい仕事ができると思います。そして、結果的に仕事も早く進んでいくと思います。

4.さいごに

今日は「仕事を早くするために、私がやっている習慣」をテーマに三つの習慣のお話をしました。一つ目の習慣は「すぐやる」を基本姿勢にすることでした。人は軽いストレスがないと動けません。

二つ目は、全体を俯瞰して把握することでしたね。いわゆる段取り力を高めること、そして仕事の濃淡を決めて進めていくということを説明しました。

三つ目は、お願い上手になることです。「お願いします」「ありがとう」が飛び交う職場を目指すと、依頼した人もされた人も良い仕事ができますし、結果仕事も早く進めていけます。

仕事を早くできるようになると、早く理想に到達できます。それだけではなく、日常生活に余白も生まれますよね。その余白でさらに仕事するのもいいでしょうし、休息するのもいいし、違う選択肢を持つということもいいと思います。

時間は本当に命、有限です。どういうふうに使うのか？ってのはいつも考え続けたいですよね。私も、さらにもっともっと仕事で早めていくためにどんな習慣が持てるかな？と考えていきたいと思います。　

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