ニューオフィスレポート-ルール編-

こんにちは！
ClipLineのPRを担当している小原です。

今回は、リモートワークを前提としたオフィス移転プロジェクトの続報をレポートしていきたいと思います。

会社全体としてリモートワークが決定され、新しいコンセプトで縮小版のオフィスがTOCに設けられる事となりました。新しいオフィスに私たちがどのような考え方やルールを新しく設けたのか、ご紹介していきます。

オフィスは「義務」ではなく「権利」として、いつでも立ち寄れる場所として

・作業スペースは原則フリーアドレス、固定席は設けない　　　　　　　　その日の自分の一番良いパフォーマンスを発揮できる場所を選ぶことで、より良い生活と仕事内容に繋がることが期待され、設けられたのがこのルールです。もちろん、リモートワークに制約がある一部社員の作業場所として毎日の出社もOKです。

また、新しいオフィスでは原則座席がフリーアドレスです。
業務内容や気分に合わせてオフィス内でも場所を選ぶことができます。
ただし、現在部門別に想定される必要な業務に配慮し、席の優勢度があります。

例えば、社員の個人情報などを扱う経営管理部や、映像編集用のPCが必要なコンテンツ・コミュニケーション部には優先席が設けられています。

給与計算や監査対応業務中の経営管理部メンバーが壁を背にできる座席を「優先席」として確保する

▲経営管理部の優先席

映像編集用のデスクトップPCは原則、コンテンツ部のメンバーが利用する「優先席」として確保する

▲コンテンツ・コミュニケーション部の優先席

実際に9月の初旬出勤してみたところ、優先席以外は部門に関係なく自由に席を選んでいるようでした。これも前のオフィスにはなかった自由な選択です。

また、全体の出勤率は5%〜10%といったところでした。

▲9月初旬のある日のオフィス

移転プロジェクト担当の遠藤さんが「このまま誰も出勤しなかったらどうしよう」と心配されてましたが、現状想定通りの出勤率かと思います。(笑)

新しいオフィスで仕事をしてみて、個人的にはとても気に入っています。
自分の気分で席を選ぶことができたり、気分転換にTOC内の飲食店で少し仕事をすることも出来て自由度が上がりました。

オフィスはコミュニケーションの場として

・集中作業は基本在宅で行う
これは新オフィスの作業用スペースが全部埋まってしまったり、混雑を避けるために設けられました。また、感染症対策として「蜜を避ける」という意味合いがあります。

・1対1など少人数のウェブ会議はリモートで行う
このルールは会議室の数が前オフィスよりかなり少なくなっており、大人数or重要な会議のみ会議室を使用することが基本となったため、設けられました。
また、少人数の場合はウェブ会議でも比較的発言しやすいということから少人数の会議は現状のまま、とすることとしました。

・複数名の共同作業、打ち合わせ、ブレストはオフィスのカフェテリア席を使用
新しいオフィスには、カフェテリア空間があり気軽にコミュニケーションしたい時に使用することができます。かなりカジュアルな空間になっているので、より柔軟な発想や会話に役立つのでは、と期待しています。

▲カフェテリア席

・商談、セミナーはフロア会議室またはビル内のレンタル会議室を使用
対面が重要視される局面や、聞き手の表情を幅広く見たい場合にはオフィスの会議室やビル内でのレンタル会議室を使用することとなりました。

もちろん場合よって例外はあるかと思われますが、基本の会社の使い方を社内全体で調整してもらうために一度これらのルールを設けて、フィードバックを貰いながらClipLineならではのルールを作っていければと思っています。

今回の移転にはワーキングプレイス分散化・情報伝達のオンライン化が生産性に与える影響を見ながら、「次の拠点」はどのような場所が必要か、そもそも必要なのかを全員で考えるための空間になります。

TOCがそれらを考えるきっかけになる出発点になればと思っています。