毎日忙しく働く経営者の方へ③ 「忙しい」を解決する方法3選
スケジュール管理が上手くいっていない方に
ぜひ紹介したい内容です!
①「忙しい」の棚卸し
「忙しい」と言っている人と一緒に
1日の稼働状況
何時から何時までに何をやったのかを
書き出します。
そうすると
あれ?ここは時間が余るかも
この仕事こんなに時間かかるはずないのに
というところが見えてきます。
リアルな成功事例⑴
正確な稼働状況を把握するために
チームの若手に3時間ごとに
稼働時間報告をさせています!
意外とここに時間がかかっているな
稼働できていない時間があるね
と改善点を発見する……
時間の使い方を日々修正していく中で
適正な1日のスケジュール感が
生まれてきます!
②「忙しい」を禁句に!
「忙しい」というワードを禁句にしたところ
「1時間以内にやらないといけないのですが
他の作業量がいっぱいで手がつけられません。
どうしたらいいですか?」
という具体的な相談ができるようになりました!
そして更に効率化していこうと
業務の細分化を自ら進める若手が増えました。
ちなみに、意外と削れる時間どんなところですか?
なにかを探している時間
最初の10分くらいは書類を探している
時間だったということがけっこうあります。
そういう時間を工夫して効率化しましょう。
電話と電話の間の時間
テレアポの間にメモを取る作業などがあり
そういう作業でテンポが悪くなります。
1時間は一気に電話、メモは走り書きにする。
メモの清書は電話の後に1時間でまとめて行う
といった工夫を考えることが大事です。
③業務の優先順位を整理する
業務の重要度と緊急度のバランスの取り方が
若手社員には難しいので
マネジメント層がその優先順位を
しっかり整理するというのが重要!
業務の優先度を正しく把握できるように
何の仕事がなぜ重要度、緊急度が高いのか
インプットの仕方を確認する機会を
持っていくと身に付いていきます。
リアルな成功事例⑵
優先度を把握した上で
AIやオンラインの活用を!
社員を見ていると意外とメール作成に
時間がかかっていますが
文章作成はchatGPTで大幅な時間の削減が
できます!
また、対面での営業の場合、移動時間が
「忙しい」の原因になりますが、
オンラインにすると移動時間がないので
1日5、6件商談が可能になります!
まとめ
自分たちでやろうとすると
時間とお金もかかるので
ある程度外部の力を
上手く使うことも大事ですね!