【Notion】フリーランス向け顧客管理システムを作ってみた。

フリーランスの方、お客様情報の管理ってどうしてますか？

わたしのように、フリーランス2年目でまだまだ顧客数も少ない場合、市販のCRM(SalesForce、kintoneなど)を有料で導入するのも…。

最初は Fullfree を使ってました

わたしはちょっと前まで Fullfreeという無料のMS-Accessのようなデータベースソフトを使っていました。インストール型ですが、データのクラウド利用も出来るそうです。電話と連動することも出来るとか(CTI)。高機能ですよね。

顧客管理ソフトなら Fullfree｜顧客管理システム作成アプリ(無料)

最初はFullfreeで満足していたのですが、
①インストールソフトなので、起動に時間がかかりがち。
②使い始めるまでにデータベース設定が面倒だった。要はRDB（リレーショナルデータベース）なので。

この２点のため、お客様に「何か良い顧客管理システムある？」と聞かれた時に、Fullfreeをおすすめ出来るかどうか微妙だな～と思っていました。

そこで、まずは自分の欲しいシンプルなものを Notionで作ってみました。

Notionで顧客管理システムは何が良い？

👍良いところは以下ですね。
①無料～良いです。
②データベースを作るのが簡単～Excelシートを作る感覚でDBが作れます。
③PCでもスマホでも操作できる～これ重要！

👎気になる点
①ちょっと動作は重め。特にリレーション多用すると…なイメージです。
②クラウド上にお客様データを置くのが心配な方はNGですね。

会計ソフトもクラウド型を使っているわたしは、作ってみることにします✨

①　まずは完成イメージ作り（設計）

タイトルと見出しを入れて、何が必要か書き出すだけで設計になります！

基本データ／マスタは３つ。
1.サービス一覧には、わたしの事業内容（ホームページ制作、ITコンサルティングなど）を入れます。
2.きっかけ一覧には、問合せや依頼をもらった手段(HPの問合せフォームやInstagramのDMなど）を入れます。
3.データ保管場所には、案件管理で使用したデータの置き場所(自PC内、GoogleDriveなど)を入れます。

お客様一覧には、お客様の情報の概要を入れます（詳しくはHPや名刺を見ればわかるので、概要だけ）。

案件管理には、実際にお仕事依頼をもらった場合、その案件を登録して詳細を記入したり、案件の進捗ステータス（着手前／進行中／完了)を入れます。

問合せのみは…悩んだのですが、お客様一覧には登録するけど、案件管理には入れないことにしました。
案件管理は、自分のキャパ管理にも使いたいので、今どれだけ仕事を抱えているか／この後何が来る予定かを一目で分かるようにしたいです。

②　マスタデータを作っていく

メインページの子ページとして、３つの基本データを作っていきます。

全部テーブルビュー。プロパティ「名前」以外は適当に。
四角１/２/３は、カバーアイコンです。
きっかけ一覧とデータ保管場所は、サービス一覧を複製してかんたんに作っていきます。

子ページが出来たら、メインページにそのタイトルが自動表示されるので、設計で作った見出しは削除します。

③　お客様データを作っていく

これもメインページの子ページとして作っていきます。作り方はマスタデータと同じ。

ただし、ここからデータのリレーションを使っていきます。
お客様一覧の「きっかけ」には「きっかけ一覧」マスタと関連付け＝リレーションを付けて、きっかけ一覧で登録した一覧から選択して入力できるようにします。

新しいプロパティ>プロパティの種類で、リレーションを選択。

きっかけ一覧　を選択。

リレーションを追加ボタンを押して完了！

このように、お客様データの「きっかけ」セルをクリックすると、きっかけ一覧マスタに登録した内容が表示され、例えば Instagram をクリックすると登録されます。

↑　こんな感じですね。

④　案件管理を作っていく

ここが、仕事の案件を受けたら入力していくところ。メインです。

案件管理は子ページではなく、このメインページに直接ボードビューを配置します。

なお、マスタは一度設定したらほぼいじらないです。
お客様一覧は、新規顧客が来たら登録します。問合せのみでも、登録する予定です。
そして案件管理は、たとえAさんから複数依頼があっても、依頼単位で入力します。

ボードビューは、初期状態で「未着手」「進行中」「完了」のステータスでこのような見た目になるため、まるで案件管理のために存在しているかのようなビューなのです😊！

新規登録の時は「＋新規」と書かれたところでカードを新規追加。
カードをクリックして、内容を編集していきます。

これもリレーションを使っていて、仕事内容には「サービス一覧」マスタとのリレーションを設定してます。

⑤　完成図

出来上がったのが以下です。

⑥　まとめ

お客様情報をまとめて見たい＆今抱えている案件の進捗を分かりやすく見たいという場合は、これで十分だと思うのです。

もし新規問合せが来た場合、いつからならお受け出来るか、今どういう状況か…をすぐお伝えすることも出来ますし。

それにしても、こういうのをサクサク作れる Notion は便利です！

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