【楽天社員が勧める】データベースを使わず、整理もしない、Notionズボラ活用法を広めたい
はじめに…
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はじめまして。
楽天社員２年目のちとせです。
〇〇記録、〇〇データベース、のように複数種類分けされた箱(格納スペース)を作り、整理整頓のためnotionを使っている方が多くいらっしゃるかと思います。
私も、仕事中や、読書後にデータベースを開き、日付やタイトル、著者、評価をそれぞれ入力する、といった記録をしていました
が、この作業がかなり面倒で時間もかかり、全く長続きしませんでした...。
これ、もはやデータベースとかない方が使いやすいのでは...?
と思いたち色々調べた上で、意外と知らない「データベースを使わない斬新なNotionの使い方」をこちらでまとめました。
notionは簡単にアイデア整理してくれることで他のアイデアと繋ぎ合わさり、見えていなかった発見を促進する多機能なツールです。
アイデアを綺麗に整理整頓することも大切ですが、保存するためのデータベースだけではない使い方もあるという点をご紹介できればと思います。
ご参考になれば嬉しいですm(_ _)m
1. 「データベース(DB)を使わない」とは？
notionを使う目的を「読了した本を記録しオンライン本棚に収納するだけではなく、何かアウトプットにも繋げたい…✍️」と仮定したときに、notion活用方法を考えてみると大きく2パターンあるかと思います。
１は読了した本をDBに保存し、そのDB中で種類分けする方法。
└DBを主体としており、種類分けがされた上で複数の本が1つの箱に格納されている。
＝1つのDBに複数のアイデアが紐づいているイメージ。
２は本を要素分解し、それぞれ要素ごとに保存する方法。
└アイデアを主体とし、ジャンル要素はサスペンス、著者の要素は〇〇△△という人、読了日の要素は1月1日、というようにそれぞれが保存されている。
＝1つのアイデアに、複数の要素(DB)が紐づいているイメージ
①ではDBが主体となるため、良くも悪くも読書DBに保存された本の情報はビジネスDBやTodoDBと交わることはありません。②はアイデアが要素ごとに保存されるため、サスペンス書の要素である「サスペンス」は以前見たサスペンス映画の要素「サスペンス」にも紐づきます。
②においては、アイデアが1つのDB内で完結することなく、他のアイデアにも紐付いていく様子がなんとなくイメージできますでしょうか？
ではビジネス書を読み終えた場合を仮定して、まず①の方法でどのような処理が発生するか確認してみます。
2. データベースを使うことによる手間⌛️
ビジネス書読了後に感想を書いたと仮定します。
感想の要素は「ビジネス・仕事・思考・評論」などに分解できるでしょうか。
ビジネス書から印象に残った一文があったり、現在のプロジェクトにも活用できるようなアイデアがあったとします。
この場合、1つ目の方法では読書データベースのビジネス棚の感想欄に保存されます。しかし、仕事でも応用が効くようなアイデアを仕事データベース内で確認できないのはスマートではありません。そこで仕事DBを別途開き、「今後に使えそうなアイデア」などと新規ページを作成し、そこに転記する必要が生まれると想像できます。
つまり、1つ目の方法ではデータベースの境界線が明確すぎるため、ユーザーがアイデアの適切な保存先データベースを都度考えて選び、対応するカラムに記入する という工程が生まれやすいのです。
この方法ご活用しているユーザも多くいらっしゃると認識しています。
しかし、個人的に感じた点として、このNotionが用意している箱に、人間が整理整頓をしている、 ツールに人間が使われているような感覚 がとても煩雑に感じてしまい、また時間もかかっていたためDBを使わない方法を探していました。
3. タグを使う🏷️
実際に②の方法でNotionを活用しているイメージが下記です。
上記の画像は①で言うところの読書DBに当たるものですが、②ではbooksテーブルビューで保存しています。
一番右のtags欄を見ていただけるとわかりやすいかと思いますが、本1つのアイデアに対して複数の要素が空白ページ（📄）で紐づけられています。
（.booksや.suspense.genreなど）
例として、「MBA 問題解決100の基本」という自己啓発系のビジネス書には「business, books, thinking, knowledge」の4要素が選択されています
つまり、このアイデアはビジネスに関係し、本であり、思考に関わり、知識にも関連しているとわかります。
そうすることで、.booksタグでグルーピングされた読書テーブルにだけ表示されるわけではなく、.businessタグでグルーピングされたビジネスビューや、.thinkingビューにも表示されます。
.knowledgeタグとは本やコンテンツ等の外部媒体から得られたインプットに対して紐付けされているタグで、自分から発信したものではなく外部から取り込んだアイデアに対して紐づけています。
.thinkingタグは主観や自分の意見、得られた知識をもとに考案した考え方など、自発的なアウトプット的要素を指すタグです。
再三となりますが、この手法はアイデアの因数分解をして要素を抽出し、そこで点と点の繋がりが生まれることを目指しています。
時間削減ができつつ、楽にNotionに保存ができるような形式であれば、べつにタグを使う方法ではなくても問題ないと思います💭
（ほかの方法が特に思いつかなかったので現状タグを使っていますが..）
また、この方法は Rei丨暮らしとNotion。 さんが動画内でご紹介されています。まさにアイデアが主体となり、要素に分解した上で「タグ」で紐付けをしています。
詳しくご説明されているので、気になる方はぜひ見てみてください📌
★データベースなしNotionの作り方
１．ある程度のタグを作ります。最初に網羅的に作る必要はありません。
Notionにアイデアを落とし込む際に、因数分解し、新たな要素（タグ）を作る必要が生まれたらその時に同時に作ってしまえばいいので、最初は.thinkingや.todoなど第一階層レベルの要素で十分です。
２．次にアイデアを閲覧するためのビューを作ります。
私のNotionを例にとると、
inbox / work / thinking / todo / books / knowledge / mountains / info / all
が全てのビューです。
workビューでは.workタグが紐づけられているアイデアが一覧で表示されており、todoビューでは.todoTodayや.todoYearなどのアイデアがソートされ表示されています。（表示はTable viewやBoard viewなどなんでもお好みのもので問題ありません）
タグでまとめる際に一番重要だと考えていることが、
とりあえずの仮置き場ビューとして（inbox）を設置することです。
これは、人間がなにか考えているときの流れが
（本などから知識をインプットする→思考する→発想、思い浮かぶ→アイデアを整理する（要素分け）→アウトプット）
と進行する中で、最も重要なのは生まれた思い浮かんだアイデアを逃さずに保存することだと考えているためです。
例として、本を読了し"思考"の段階で感想を記入する際に、アイデアを適切に要素ごとに分解して、抜け漏れなく選択するといったことは意外と難しいです。
例えば会社での後輩育成の観点として読んでいたビジネス書の感想が、気づけば家庭における育児においてもつながる要素だった、と意外と想いもしないようなアイデアの繋がりが生まれる場合もあると思います。
つまり、「アイデアを思いついたら、とりあえずInboxに放り込む」📥
これを意識することが重要です。
要素がある程度溜まってきたら、後でタグをつければ勝手に各ビューに振り分けられるので、とりあえずはinboxに放り込んでアイデアを保存しましょう。
アイデアをどのデータベースに保存するか、アイデアがどこにつながるかはNotionがやってくれます。
inboxはズボラ活用方法の 要 なのです😶🌫️
前述の通り、②の保存方法の価値の1つは、DBではなくアイデアが主体となることで細かい粒度まで因数分解をし、そこで発見できるアイデアの繋がりです。
.inboxタグをつけてファーストビューに保存して留めておくことで、アウトプットまでの時間を稼ぐ、万能なオンライン付箋のような使い方ができる訳です📌
逆に、アイデアを記録するためだけに用意しているビュー（mountains）などは、単純な登山記録用で、他の要素との紐付けは期待していませんので、inboxタグはつけず、.mountainsのみ、内容は単純な標高や頭頂日だけをパパッと入力して完了しています。
まとめ
このnoteでは、Notionにおいてデータベースを使わないという斬新な活用方法についてご説明をしました。気づけば4,500文字も書いていました、、
①の方法のように、アイデアを第一階層（本・映画など）で種類分けし、DBに格納することにより整理整頓され、振り返りが簡単にできるようなメリットは確実にあると思います。
ただ、②を使う最大の価値は、整理整頓や分類するだけではなく、アイデアを分解をして要素ごとにグルーピングすることで、思考の段階では気づきにくいようなアイデアの繋がりが見えてきたり、点と点のつながりから新しい発見が生まれるような可能性を秘めているだと考えています💡
“You can't connect the dots looking forward; you can only connect them looking backwards. So you have to trust that the dots will somehow connect in your future.”
-Steve Jobs
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