今日から始めるタスク管理（2）

過去の自分がして来たタスク管理をこの記事を書く為に　
再度、見直してみました。　

実際、日々のタスク管理でも、飛び入りの仕事が半分ぐらいはあり、　
ヒラの時、係長、課長、部長と役職が変わって、内容に変化がありますし、　
営業、品質管理、総務、工場など職種によっても違います。　
仕事の深度も違い、又、内容もそれぞれで、　
予定通り終わらない場合もありますし、　
予定より早く終わる場合もある為、コレはと言う様な、　
普通に平均的なタスク管理の例を書くのは、不適切だと思い始めました。

前回の「今日から始めるタスク管理（１）」は、
本当に初級編と思っていただき、具体的な行動の一例と
考えて頂けると助かります。

タスク管理の基本的な考え方は、
第一に、仕事の漏れを無くす。
第二に、仕事の遅れを無くす。
第三に、仕事が終わった事の確認と、
次のタスクに仕事を渡す。
そして、達成感を得る。
更にタスク管理を続けると言う、とてもシンプルな事です。
やり方も沢山ありますし、お金のかけるやり方も、
お金をかけないやり方もあります。
繰り返して行ってみて、自分にあったやり方で続けましょう。

毎日、毎日、同じ様な仕事を行い、毎日のように
あぁ、今日も予定通り終わったと満足するだけの日々で、
特殊な事はしていませんでした。

先輩に怒られたり、褒められたり、普通のサラリーマンです。

ただただ、飽きもせず同じように同じことを繰り返す。
反復し、体と行動と脳に染みつける。
気が付いたら、考えなくても出来るような習慣になっていました。

ここでタスク管理の元になる
目標管理についておさらいをしたいと思います。
ほとんどの企業は年度目標があると思います。
多くは営業ならば売上目標ですし、
工場なら生産量目標や不具合削減目標です。

目標について、外的要因のある目標と、
自己完結の目標があるのですが、知っていますでしょうか。

例えば、営業の売上目標の場合、金額になることが多く、
年間目標金額を営業部員で割って、
一人当たりの目標金額を決めることが多いのじゃないかと思います。

自分が管理をしている時は年間金額を営業部員数で割るような
乱暴な目標設定はしませんでした。
各営業部員の担当している顧客の売上高と新規開拓を足した金額を
目標金額としていました。

ここで営業には外的要因、つまり顧客と言う要因があります。
この企業は年末に多くの受注があり、夏場は少ないとか、
相手があるのです。
一週間に何回、訪問すれば受注する、と言う事は言えません。

これが外的要因のある目標です。

顧客への訪問回数や新規開拓で一日に回る企業の件数などは、
自己完結の目標です。
タスク管理をするのは、外的要因のある目標ではなく、
自己完結の目標にするのがタスク管理としてはやり易いです。

ベテランの営業部員になると、
何時頃、どの顧客に何回あえば、受注出来ると読めます。
そうすると、外的要因があってもタスク管理は立てやすくなります。

この記事が気になる方は、ベテランではないと思います。
その場合、顧客と会うたびに、
色々なデータを出来るだけ収集することをお勧めします。
その為には、

にある、
事前課題シートや顧客情報ファイルなどを作成し、利用してみてください。

そして、そこから発展したタスク管理を構築するのが良いと思います。

日々のタスク管理はTO-DOリストとあまり変わりはありません。
週とか月とかのタスク管理は深度が追加されます。
要は何処まで踏み込めば達成できるのか？と言う
考察とそれに対する具体的な方法論が必要です。

営業が分かりやすと思います。
例えば、A社は、ほぼ毎月発注がありますが、
そこへ月二回発注してほしいと営業をかけてもかなう事は少ないです。
顧客の都合もあるでしょうし、リスク分散を考えているかもしれません。
または、能力的にそれ以上の発注は無理と言う場合もあります。

その場合、営業はまず顧客の情報をしっかり見極める必要があります。
工場の能力は？
販売の能力は？
担当者の決裁権限は？
顧客の困っていることは？
などなど、出来る限りの顧客の情報を集め、
何を提案すれば顧客のためになり、
そこから発注が増える可能性が出てきます。

これらの情報もタスク管理に落とし込み、
月間、週間のタスクを組み上げましょう。

一番最初に立てるタスクは顧客の情報収集です。

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