今日から始めるタスク管理（1）
タスク管理の概要の説明が多かったので、
具体的なタスク管理とそれに必要な物品なども
記事にしたいと思います。
ある意味、社会人としての第一歩ですね。
第一に、タスク管理は反復することが大事で、
その為には、あまり厳密に組んでも仕方がありませんし、
完璧にする意味もありません。
なぜなら、途中で変わる可能性があるからです。
毎日の業務で使えるタスク管理の具体的方法と物品から始めます。
日々のタスク管理は何時始めるのが良いのでしょうか？
自分は初めの一歩は、終業時間20分前から始めます。
翌日（又は週明け）に終わらせる仕事で
上司などから紙で指示された仕事をそれぞれクリアホルダーに入れます。
それ以外の仕事は、それぞれクリアホルダーに入れて、
作業日する予定日（白色）、または、締め日（黄色）を明記した
色別の付箋を貼って、後日作業用のファイルボックスに入れておきます。
また、メールや口頭で指示された仕事は、
項目ごとにクリアホルダーに付箋を貼り、
付箋には、仕事の概要とメールのどこにあるかなど、
必要事項を記入しておきます。
同様に後日で良い仕事もクリアホルダーに付箋を貼り
付箋には、仕事の概要とメールのどこにあるかなど、必要事項を記入して、
作業日する予定日（白色）、または、締め日（黄色）を明記した
色別の付箋も貼り付け、後日作業用のファイルボックスに入れておきます。
外出や会議はそれぞれ色の違うクリアーホルダーに付箋を貼り、
付箋には、日程、時間、会議や外出の内容、出席者、相手、目的などの
必要事項を記入しておき、ファイルボックスの左側ボックスに入れます。
このファイルボックスの左側には「未」などと明記して、
ファイルボックスの右側には「完」などと明記しておくと
わかりやすいです。
後日の外出や会議は、後日作業用のファイルボックスに入れておきます。
その時、時計型の付箋も一緒にクリアーホルダーに入れておくと、
後日楽になります。
自分で考え予定していた仕事も同様に、
それぞれクリアホルダーに入れます。
そして、それらのクリアーホルダーをデスクに置いた、
ファイルボックスの左側（未）ボックスに、
仕事を終わらす順番に、左側から右側に、付箋などが見えるように入れて、
翌日のタスク管理の準備は終了です。
全体の数量、ボリュームを見てですが、
クリアホルダーが20枚や30枚もあっても終わらないので、
10枚以下程度になるように考えてください。
どうしても時間が指定されている仕事や会議、外出がある場合、
ファイルボックスの側面やPCの見える所に時計型の付箋を貼ると
見落としや勘違いが減るので、実践してみてください。
翌日（週明け）の朝一でメールの流し見を５分以下でします。
大体、どこの企業でもメールには振り分け機能がついていますので、
事前にメールフォルダーは、顧客、社内、協力会社、その他に分けて置き、
顧客、社内、協力会社のフォルダーは至急・重要とその他に分けて、
メール題名やメール内容に至急や重要と言う文字がある場合は
至急・重要フォルダーに自動で振り分けするようにします。
出来る場合が多いとは思いますので、
それらのメールは携帯電話に転送する設定にしておきます。
そうすると、朝一や出先でチェックするのは
至急・重要なメールだけになり、
その他のメールは会社に戻ってから、息抜きの前後などにチェックします。
メールの確認が済んだら、時間が固定されているタスクの確認をして、
ファイルボックスの左側（未）ボックスに入っている
左側にあるクリアーホルダーを取り出し、
挟んである仕事をこなしていきます。
最初のクリアーホルダーに挟まっている内容が、
上司からの書類作成の依頼であった場合、
その書類を作成し、クリアホルダーに挟んでおき、
ファイルボックスの右側（完）ボックスの右側に入れておきます。
次のクリアーホルダーに挟まっている内容が、
報告書の作成であった場合、
報告書を作成し、クリアーホルダーに挟んでおき、
先ほどのファイルボックスの右側（完）ボックスにある、
完了済のクリアホルダーの左側にクリアーホルダーを入れておきます。
次のクリアーホルダー、次のクリアホルダーと、
仕事を終了させて行き、上司に関するクリアホルダーが終了したら、
上司にまとめて報告に行きます。
もし、飛び込みの重要・緊急の仕事が入った場合も同じように、
クリアホルダーにその内容を挟み、
メールや口頭の場合は付箋に必要事項を明記して、
クリアホルダーに挟み、その仕事が終了したら、
緊急の場合は直ちに依頼者に報告、書類などを提出します。
重要の場合は状況により、直ちにとは限りませんので、
その辺は上司に任せましょう。
ファイルボックスの左側（未）ボックスのクリアホルダーが無くなると、
本日のタスク管理は終了と言う事になります。
これが一日におけるタスク管理となります。
継続して、毎日、タスク管理をして仕事をすれば、
自分の成果が目で見えるし、終わらない仕事も把握できます。
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