オンラインでも伝わる、繋がれるミーティングを構築せよ！（コンテンツ編）

みなさん、こんにちは！Chatworkで主に、インナーコミュニケーション（社内広報）を担当しているつつみです！

昨今、新型コロナウイルスの蔓延という状況もあり、テレワークを取り入れている企業も多く見受けられるようになりました。国内での流行が始まってから1年以上が経過したとはいえ、まだまだテレワーク環境下での社員への情報伝達や社員同士のコミュニケーションに悩まれている方は多いのではないでしょうか。

Chatworkも例外ではなく、
・オンライン中心の勤務下での、情報伝達や社内ブランディング
・オンラインでも社員同士が繋がれる環境づくり

主にこの2点に課題を抱えており、これらを解決させるべく、2021年4月に社内コミュニケーション手段の大きな見直しを行いました。

私が与えられたミッションは、大きく分けて3つでした。

1.月次会議をアップデートせよ！
→ 今回は、こちらを中心にお話しします！
Chatworkではオフィス出社していた時から、毎月社員が一堂に会して行う(各拠点ごとに集まり、テレビ会議システムでつなぐ)、月次会議があります。この場では、CEOからの会社全体に関するトピックの共有、各部署からのトピックの共有をメインに行われています。
在宅勤務移行に伴い、2020年の4月頃からはオンラインで実施していましたが、情報発信・コミュニケーションの場としてより発展させるべくリニューアルすることになりました。

2.全体集会をアップデートせよ！
Chatworkでは半期に一度、1日をかけて開催する「全体集会」（全社総会、全社大会がイメージに近いかもしれません）があり、会社の方針が発表されたり、普段別々のオフィスで働く社員が同じ場所に集いコミュニケーションを図る場として実施されていました。
こちらも在宅勤務への移行に伴い、2020年よりオンラインで実施していましたが、社員からのクオリティ面への期待も高まり、また社員数も急増する中、今までの形をベースにさらにパワーアップさせることになりました。

3.新たな情報伝達手段を模索せよ！
全社員が入っているグループチャットで情報を伝達することが多いChatwork。しかし、チャットはどうしても流れていってしまうもの。またオンライン配信では、全社員の貴重な時間を拘束しているということもあり、1時間に伝えたいことをギュギュッと凝縮せざるを得ない…もうちょっと気楽に情報を取得できるメディアがあれば…そんなニーズが高まり、新しい形での情報伝達手段（社内ラジオの立ち上げ）を模索していくことになったのです。

ということで今日は、この中でも1つ目のミッション「月次会議のアップデート」についてお話しできればと思います。

月次会議の現状把握

リニューアルが決まった時、すでに半年以上月1回のオンライン配信を行っており「みんながどう思って参加してくれているのか？」を確かめるため、社内のメンバー数人にヒアリングを行いました。その際に出てきた意見がこちらでした。

・在宅勤務になり、他部署を知れる貴重な場になっている
・新入社員紹介のコーナーが面白い
・社員をゲストに招くトークコーナーは人となりを知れて良い
・時間（1時間）に対して、発表内容が多すぎる
・時間がオーバーするのは困る
・リアルタイムである必要性が感じられない

現在のコーナーはおおむね好評な一方で「この場でする必要があるのか」「貴重な時間を確保しているから時間は守るべき」「発信する内容をもっと整備した方が良い」ということがヒアリングから見えてきました。

月次会議の目的と役割を再定義&リニューアル方針を策定

ヒアリング結果を踏まえつつ、改めて月次会議の目的や役割、さらにリニューアル方針を固めました。

【月次会議の目的と役割】
図にもあるように、月次会議は
・全社への経営方針の浸透や情報伝達を行う場
・なかなか会えない中、社員のコミュニケーション促進のきっかけにする場

と定義しました。

【リニューアル方針】
そして、上記を踏まえた上で、リニューアルの方針として
1.「情報の伝達」と「コミュニケーション」の時間を分離させる
2.ミーティングを「コンテンツ化」する
3.この時間を”一緒に共有する”雰囲気を作る

の3つを挙げました。
では、ここからはいよいよどんな形でリニューアルが行われていったのか、具体的にお話ししていきます！

1.「情報の伝達」と「コミュニケーション」の時間を分離させる

まずは、1時間という限られた時間をどう使うかが課題でした。この月次会議は12〜13時というお昼休憩直前（Chatworkでは基本的に13〜14時をお昼休憩としています）に配信するという性質上、少しでもオーバーするとお昼の時間が削られてしまうため、時間厳守は大前提です。

その上で、1時間を飽きずに参加してもらい、内容をより明確にするために、前半と後半をはっきりと分けることにしました。また前半30分は会社の情報をアップデートしてもらうための時間（情報伝達）として「update」と名付け、後半30分は社員同士が繋がるきっかけを持てる時間（コミュニケーション）として「connect」と名付けることにしました。

2.ミーティングを「コンテンツ化」する

会議なのに、何言ってるの？と言われてしまうかもしれませんが、ある程度の人数に情報を伝達するミーティングではどうしても一方的に伝える時間というのが多くなってしまいます。真面目な人たちが集まっていたとしても、やはり自宅かつオンラインでのミーティングは集中力が途切れてしまうもの。さまざまな視覚的・聴覚的な工夫を加えて、伝わりやすく飽きさせないための「コンテンツ化」を目指すことにしました。

具体的には…

【テロップ&BGMの挿入】
OBS Studioというソフトを使用し、テロップとBGMを挿入しました。これにより、視覚と聴覚に訴えかける、飽きさせない演出が可能になりました。例えば画面下部ではお知らせをループで表示するなど、テロップを導入することで伝えられる情報量も増え、社員からの反響も多く得られました。
ちなみに前半のupdateは「欧米のニュースチャンネルっぽく！」、後半のconnectは「前半を踏襲しつつ、もうちょっと楽しげな感じに！」という私のおおざっぱなテロップのリクエストにクリエイティブチームのデザイナーが応えてくれました。感謝…

【事務連絡をニュース化する】
主にコーポレート部門から発信される事務連絡のリマインドをする際も「Chatwork News」と題し、ニュースコーナーにすることでコンテンツ化して、1時間の中のアクセントにしています。このコーナーを見て、やるべきタスクを思い出してくれる社員も多いそうです。

3.この時間を”一緒に共有する”雰囲気を作る

これはリニューアルを進める上で、とても大切にしたかったことの1つです。個人的なお話をすると、私は現在1人暮らしをしているため、平日はほとんど自宅で1人、黙々と作業をすることになります。新型コロナ流行以後、極端に人と話す時間が減った…やっぱり寂しい…という方は、私だけではないはずです。そんな経験もありつつ、オンラインでも人と一緒にいる気持ちになれる場所になったら、という思いもありました。

そこで取り入れたのが…

【画面上でのコメント表示】
Chatworkでは、昨年のオンライン配信移行のタイミングからYouTube Liveでの配信を行っていて、コメント機能でリアクションをするという文化はすでに根付きつつありました。それを画面内に組み込むことで、自分のコメントがコンテンツの一部になり、能動的に参加してもらえる状態を目指しました。
また、後半パートconnectのオープニングではトークテーマを設けてそれを元にMCと参加者でコミュニケーションを図ったり、社員がゲストで出てくるコーナーではコメントでツッコミが入り、それを受けて話が展開したりするなど、リアルタイムで双方向なコミュニケーションを実現できています。

さまざまな社員の声を元に、さまざまな工夫を重ねてリニューアルした月次会議ですが、リニューアル初回はそれまでの2倍以上となる約800件のコメントが寄せられるなど大きな反響がありました。また、リアルタイムで視聴してくれる社員も、リニューアル前は80％台前半だったのに対し、リニューアル初回で約90％、2回目で約92％（過去最高）を記録しました。

これまで積み重ねてきたChatworkらしさを大切にしつつ、新しいことへの挑戦や工夫を面白がってくれるChatworkの社員たちに助けられつつ、これからも一方的に発信するだけではなく、オンラインでも情報が”伝わり”そして社員同士が”繋がれる”オンライン配信の手法を磨いていきたいと考えています。

……コンテンツの中身はわかったけど、テロップってどう入れてるの？リモートの出演ってどうやってるの？機材って何使ってるの？何人ぐらいの体制で回してるの？などなど、テクニカル面が気になった皆さま。

ご安心ください！近日、テクニカル編をお届けする予定です！このChatwork Designをフォローしていただき、その日までもうしばらくお待ちください！