僕の習慣〜仕事編〜

猫、可愛いですね。。。癒やされる。。。

あ、こんにちは。工藤悠也です。

コロナの影響でマジックショーはできていないのですが、一応マジシャンです。

企業人でもあり、デジタル・マーケティングのコンサルタントもしています。

一日の仕事の概要としては、お客さんや社内メンバーとミーティングするか、資料をごりごり作りまくるかのどちらかで1日が終わり、業務時間の95%はPCを触っているような感じです。

さばくタスクの種類と量が多かったり（これはまぁどんな仕事も一緒か）、
とっちらかっている要望や課題を一定の基準で整理して、解決への道標を明確にするような深い分析的な思考タイムが必要だったり、
お客さんへ提案する施策のアイディアを考える創造的な思考タイムが必要だったり、
ユーザーの生活スタイルを想像してニーズの仮説を立てるような想像的な思考タイムが必要だったりと、
誰かとブレストする時間の他、自分だけで集中できる時間を確保して、いろんな頭の使い方をぐるぐる使い分けるのが特徴的な気がしています。

お客さんごとに持っている課題は別なので、毎回イチから状況整理して課題を明確にして、解決策を少しずつ具現化していくという作業をやっています。

そんな中、個人的に大事にしようと思っている習慣がこちらです。

1：細かなToDoでも書き出す

「そんなことわざわざリストに書かなくても明日も覚えてるから明日やるさ」
と思うような小さなタスクがあったとしても、ToDoリストに書き出します。

※もしくは今少し時間があるならば、今すぐに完了させます。
　今できるなら今やったほうが往々にして良いです。

細かなToDoでも書き出すことによる効果は3つあります。
①：万が一の忘れちゃった(*ﾉω・*)ﾃﾍが無くなる
②：ワーキングメモリが解放される
　→覚えなくても良いことを覚えておくことにメモリが割かれると、目の前の大事な仕事に使えるメモリが減ってしまう。
③：注意残余がなくなる
　→脳には未完了のタスクに対して注意が残ってしまう性質があり、その結果、目の前のタスクに向けられる注意が減ってしまう。タスクを完了させるまでの道筋や計画、日程を決めると注意残余は軽減できる。

ToDoに書き出すときに大事なのは、”いつやるのか？”という日付も一緒に登録することです。

僕の場合、仕事のToDoリストは個人EXCELで管理してます。

タスクのジャンル、タスク内容、優先度、想定工数、進捗、実施日／期限で管理してます。

ToDoリストの良くない点は、すべてのタスクが一覧となってどばっと視覚に入ってくると、情報量が多すぎて脳がパニックを起こしてしまうことです。

人は4つか5つぐらいまでしか把握しにくく（かつて箇条書きは7つまで！と言われましたが今は違って、もっと少なくなっているそうです）、20個も30個もいきなり見せつけられたらパニクるそうです。

解決手段としては、今日やるべき数個のタスクだけが視覚に入ってくるようにすれば大丈夫なので、「本日のタスク」ボタンを実装しています。

これを押すと、今日実施すべき未完了タスクだけが表示されます。

想定工数も入っているので、これが合計12時間とかになっていたら、やろうとしているタスク多すぎなので、計画を見直します。

大抵は5時間程度にしておけば、差し込みで入ってくる仕事やミーティングにも対処しつつ、やるべき仕事を時間内に終わらせることができます。

優先度をABCで管理しているので、ABは絶対終わらせる。
Cはまあ明日でもOK。という基準で考えています。

加えて、1件ずつ進捗を「完了」にしていけばその行が勝手にグレーアウトされていくように条件付き書式を設定しているので、少しの達成感を感じながらタスクを処理していくことができます。

って、ToDoリスト紹介は今回本題じゃないですね。。。

細かなToDoでも書き出す。
大きなToDoは分解して細かなToDoにする。

大事にしてます。

2：時間を区切って仕事をする

人の集中力は長時間ぶっ通しで続くものではないことが研究によって判明しております。

1日8時間〜10時間、時には12時間程度仕事をすることがありますが、ずーっと集中していることは人間の機能上不可能です。

より長くたくさんの集中時間を生み出すためには、適度に休憩をはさみながら、集中→休憩→集中→休憩と繰り返していくことが大事です。

有名なのがポモドーロ・テクニックと呼ばれるもので、
25分の集中時間と5分の休憩時間を繰り返す方法です。

僕は作業中に自然音をノイズキャンセル機能がついたワイヤレスイヤホンから流しているのですが、ちょうど25分が経過したら、5分間、ジャズが流れるようにプレイリストを組んでいます。

ジャズが流れ出したら、一旦作業の手を止めて、閉眼休息か軽い運動を行い、リフレッシュすることをマイルールとしています。

ちなみに、今からの25分間でこのタスクを終わらせるぞ！という意識が25分間の集中力を高めてくれますので、ToDoリストに書く粒度感としては、この25分間（1ポモドーロ）で完了できるレベルの粒度で管理するのが良いなと肌感覚を持っています。

もしくは、2ポモドーロ（1時間）です。最大でも3ポモドーロ（1.5時間）程度じゃないと、やるべきタスクが不明確になって、ドーパミンレベルが高まりにくいなと思います。

今から、何分間で何をするのか。
時間を区切って仕事をすることを大事にしています。

3：ベターを積み重ねる

2番の「時間を区切る」とも若干近いところがあるのですが、いきなり100%を目指すのではなく、30％→60%→90%と徐々に完成度を高めていくプロセスを踏むことを大事にしています。（特にゴールが曖昧な課題の場合）

知的労働系にはあるあるだと思うのですが、
自分がやる仕事に明確な完了基準／ゴールがないケースがあります。

お客さんへの提案資料作成とかが最たるもの。
やろうと思えば提出期限のその瞬間までブラッシュアップはし続けることができます。

が、現実的にはずっとその仕事をしているわけにはいきませんので、早々にVer1を作って、その後、区切った時間を数回確保して、その時間内でブラッシュアップを繰り返していくというプロセスを踏むようにしています。

与えられた時間の100%を使ってベストを目指すのではなく、まず30%でVer1を作成し、次の40%でVer2、最後の30%で最終化する。というように、ベターを積み上げていく形です。

ということで、僕の習慣〜仕事編〜でした。

うぎゃーーーめちゃくちゃ長くなりました。

ToDoリストの管理方法については、とっても思い入れがあって、色々勉強しながら試行錯誤の結果、たどり着いている方法なので、もっと細かく話したいのですが、それはまた今度に。。。

おやすみなさい〜