PCが使えないなら、手書きで業務プロセスを書けばいいじゃない
2022年10月にBYARDを導入し、バックオフィスや店舗の業務棚卸しを進めてきた会喜地域薬局グループ様。
今回は導入事例インタビューのこぼれ話として、「ITツールが得意でない担当者さんが、手描きでストリーム*を描いた話」をお届けします。
*ストリーム：BYARD上で業務の流れを可視化したもの
導入事例インタビューの本編はこちらです👇
会津若松市にある「けやき薬局」の主任・横山さん。
調剤事務一筋のキャリアでオフィスワークの経験がなく、ITツールもどちらかと言えば得意ではないそう。これまで会社に導入されたITツールも、業務に必要最低限の利用しかしていませんでした。
そんな横山さんが初めてBYARDに触れたのは、マネジメントに携わるようになり奮闘していた2022年10月ごろのこと。最初は「また新しいITツールか」といぶかしげに眺めていましたが、ちょっと触ってみただけで印象は大きく変わりました。
これまでのITツールと比べると、①業務をカードとして書き出し、②順番を並び替え・整理して、③その上でタスクを書ける…というBYARDの構造はとても直感的で、スッと理解できたのだそう。
以前から「現場のメンバーにいきいきと仕事をしてもらいたい」「業務の頑張りどころがみんなにも分かるようにしたい」という想いを持っていたという横山さん。その実現のために“レセプト業務”などの薬局業務のプロセスを、BYARDで作ってみようと思い立ちます。
ところが、一念発起した矢先にアクシデントが起こります。横山さんが新型コロナウイルスの濃厚接触者となり、自宅待機になってしまったのです。
横山さんの頭の中には、すでにハッキリとした業務プロセスが描かれていました。後はそれをBYARDに落とし込むだけだったのに…。
「自宅にPCはあるけど…BYARDを開くのは職場と決めているんだよな～…ならば！」
そう、横山さんはBYARDの代わりに、まずは紙で業務プロセスを書き出してみることにしたのです。こちらが横山さんが実際に手書きで業務プロセスを描いた紙です。
四角で書かれているのが業務の各ステップ（BYARDでは「ワークカード」と呼びます）。
ステップを線で結んで、業務全体の流れ（ストリーム）が描かれています。
そして、各ステップの下に書かれているのは「そのステップを完了するために必要な具体的なアクション」です（BYARDでは「タスク」と呼びます）。
BYARDのカスタマーサクセスのメンバーは、これまで何社も「業務の整理」や「ストリームの作成」を支援してきました。そのメンバーから見ても、ビックリするくらい精度が高いではありませんか。
業務プロセスを書いたことがない人が、ツールも使わず書いたものとはとても思えない——メンバー全員が驚きを隠せませんでした。
晴れて自宅待機期間を終えた横山さんは、出勤するや否やPCに向かい、手元の紙をもとにBYARDであっと言う間にストリームを完成させました。
BYARD上では、手描きでは難しい「タスクの追加」や「順番に入れ替え」なども簡単に行えます。
「このストリームに沿って実際に業務を回しながら、さらに効率的な業務プロセスへとアップデートしていけるのが楽しみです」
横山さんは、そんな風におっしゃってくださいました。
BYARDの強みは、業務プロセスを作ったことがない人でも直感的にストリームを構築でき、そのまま実際のタスク管理へとシームレスに繋げられることです。
今回ご登場いただいた横山さんのように、どの会社にも「すべての業務プロセスは頭の中に入っている」というベテランの方がいらっしゃいます。しかし、従来の業務マニュアルやITツールでは、その生き字引的なノウハウを誰かに伝えることは簡単ではありませんでした。
BYARDを使えば、実際の現場の流れに沿った形で業務プロセスを可視化できます。そして、BYARD上でメンバーが同じ業務プロセスを見ながら、協力して業務を進めることができます。
業務同士のつながりや作業の手順、注意すべきポイントが一か所で把握できるので、お休みや異動などで担当者が急きょ不在になるような場合でも、他のメンバーがスムーズに業務を引き継ぐことが可能です。
会喜地域薬局グループ様ではBYARD導入を機に、店舗ごと微妙に異なっていた業務プロセスを「より効率的なやり方で統一しよう」という取り組みも始めており、
「これまで『なんとなく』で行っていた業務が可視化されることで、『こうすればもっと改善できるんじゃないか』という意見が活発に出るようになった」
とのことです。
BYARDでは、ツールを導入いただいた後はカスタマーサクセスチームがサポートに入り、お客様ごとに業務の整理や棚卸し、ストリームの構築や実業務への定着まで、しっかりと伴走させていただきます。
「業務が属人化してしまっている」
「改善を行いたいが、どう整理すればいいのか分からない」
「情報の共有や、業務の引継ぎで悩んでいる」
…という方は、ぜひ以下のページよりご相談ください。