打ち合わせの整理術「広げた風呂敷のたたみ方」

2023年2月20日 14:32

2022年11月にBYARDを導入し、「受注処理」や「お客様のサポート業務」などの業務整理と再構築を行っているSmart相談室様。

今回は導入事例インタビューのこぼれ話として、「BYARDでストリーム*を描きながら打ち合わせしたら、うまくいった話」をお届けします。
*ストリーム：BYARD上で業務の流れを可視化したもの

導入事例インタビューの本編はこちらです👇

Smart相談室のカスタマーサクセス兼広報ご担当の温井さん。

導入後のお客様がSmart相談室をしっかり活用でき、プロダクトの価値を実感して利用を継続してもらえるよう、日々活動しています。

Smart相談室には導入企業の従業員の方から日々さまざまな相談が寄せられますが、内容によってはお客様の人事部やコンプライアンス窓口へのエスカレーションが必要なものもあります。

従業員の方からの相談がお客様社内で滞りなく適切な窓口に引き継がれるように、Smart相談室を利用した相談のみならず、「相談があった後のフローの整備」から支援を行うこともあります。

あるとき、大手企業の人事部の方と「相談業務フロー（従業員の方がSmart相談室を利用した際に、社内外でどのように連携してサポートを行うか、の業務フロー）」を整備する打ち合わせが行われることになりました。

その事前準備として、「現行のフロー」と「今後想定される（Smart相談室導入後の）フロー」を可視化するディスカッションがSmart相談室の社内で行われたのですが、色々な疑問点や情報がどんどん追加されていってしまい、議論が収束しなくなってしまったのです。

そこで、温井さんはBYARDを開いて、現行の業務フローを改めて整理することにしました。

BYARDの“ストリーム”という形式は、業務（ワークカード）をマッピングして全体の流れを整理した上で、各カードの中にタスクを埋め込むことができます。

ドローイングツールと比べると、たしかに自由度はないかもしれません。しかし、逆に「ディスカッションした内容を、実際の業務に落とし込んでいく」ようなケースでは、記入できる情報が限定されるからこそ、やることや担当者が明確になります。

つい先ほどまで、発散していて収集がつかなそうに思えた会議は、BYARDを使うことで変わり始めました。

これまでは、相談フローについてミーティングを重ねても、なかなかオペレーションが固まるまでに至りませんでした。それが、BYARD上で整理したことで方向性が一気にまとまり、「これで進めてみましょう」というところまで持っていくことができたのです。

「業務の整理をしながら、オペレーションに落とし込んでいく際には、自由度が高すぎると逆にまとまりません。BYARDは定型業務だけでなく、こうやってディスカッションしながら業務設計をしていけるツールであるということがよく分かりました。」

温井さんは、そんな風におっしゃってくださいました。

BYARDは業務管理ツールとして、「タスク管理」や「期限管理」という機能をもちろん備えています。

ただ、BYARDの本当の強みはそこではありません。業務設計を行い、即座に実際のオペレーションにまで落とし込めることが、BYARDの最大の強みです。ストリームという「一定の制約条件を課されたキャンバス」の中で考えるからこそ、誰でも適切に業務設計が可能になるのです。

今回ご登場いただいた温井さんはカスタマーサクセスご担当であり、お客様の業務設計を支援するコンサルタントではありません。

しかし、Smart相談室というサービスをより活用してもらうために、「会社全体としてどのような業務フローを構築するべきか」というかなり広範囲なディスカッションが必要な場で、BYARDのストリームを活用して、うまく会議をまとめていらっしゃいました。

業務設計、というと非常に専門的な知識が必要なように思われますが、BYARDの上で整理をすることで自然と「いい感じ」の業務プロセスとオペレーションが構築できます。

また、BYARDでは、ツールを導入いただいた後はカスタマーサクセスチームがサポートに入り、お客様ごとに業務の整理や棚卸し、ストリームの構築や実業務への定着まで、しっかりと伴走させていただきます。

「業務が属人化してしまっている」
「改善を行いたいが、どう整理すればいいのか分からない」
「情報の共有や、業務の引継ぎで悩んでいる」

という方は、ぜひ以下のページよりご相談ください。

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？