業務整理、どう考える？誰でも使えるシステムを目指すための考え方【具体例紹介】

2023年9月22日 12:15

現代のビジネス環境では、効率化と生産性向上のためシステム導入が不可欠です。しかし、導入したシステムを従業員が使いこなせないという問題もあります。今回、ビジネスデザイン研究所では、誰でも使えるシステムを作り込んだ事例についてご紹介いたします。

失敗事例

あらすじ
・口座振替業務の効率化のため、システム導入をしたD社
・システム導入後は業務が効率化すると考えていたが、従業員が使いこなせないでいた。

経営者の鈴木さんは、従業員が行う口座振替業務が手作業で煩雑だったため、業務効率化をするためにシステムを導入。システム導入を行うことで、エラーや遅延が発生しなくなると考えていた。
しかし、導入したシステムは難しいため従業員が使いこなすことができなかった。従業員が使いこなせないシステムはなぜ出来上がるのか、企業D社の失敗ストーリーを見ていく。

■従業員が使いこなせないシステム

導入されたシステムは、従業員がマニュアルを見なければ使うことができず、さらに、使い方に詳しい人に相談しないとシステムを活用することもできなかった。
そして、特定のケースごとに「この場合は、こう」「この場合は、これはダメ」といった煩雑な使い方を覚える必要があった。
そのため、業務は従業員個人に依存したものとなり、効率の向上やアルバイトへの業務委託をすることが難しくなった。

成功事例

E社プロジェクトリーダーの森さんは、口座振替業務効率化のため、誰でも使えるシステム導入をしようと考えた。

■誰でも使えるシステムに！

「知る人ぞ知るルール」ばかりの使いづらいシステムは、結局使いこなすことができない。
森さんは、誰でも使えるシステムを実現するために、業務を細分化して分業ができるまとまりに再定義する必要がある。
さらに、システム自体も画面を順番に進めることで業務が自然に行えるシステムを構築する必要があると考えた。

■業務の細分化で業務を明確に

業務を細分化する理由は、システム導入に置いて業務のまとまりを適切に定義することで、システムが業務に対して使いやすいか明確になるからである。細分化することで、役割分担や権限委任が判断でき、どの業務は社員が、どの業務はアルバイトが行うかなどの担当も明確にすることができるようになった。
また、業務の細分化により個人に依存する「属人化」を防ぐことにもつながり、従業員間での業務の共有や代行がしやすくなり、業務の継続性やバックアップ体制を確立することができるようになった。

事例から読み解く具体例

■口座振替のシステムを考える際に、業務を細分化して考えた例

【業務の細分化】
１．タイムスケジュールや顧客情報、金融情報に引落金額など、「いつ・誰から・何のお金を、何円引落すのか」を管理する
２．１．の情報を金融機関へ送り連携して作業を行う
３．顧客の引落結果を金融機関から受け取る
４．引落結果データを確認し、引落できなかった人を認識する
５．引落できなかった人に連絡し、入金してもらう

【細分化後にシステム化した場合】
１．分割払い台帳を作成
２．口座引き落としを実行する
３．引落結果の受信
４．引落結果によって作られる、振替不可情報を認識
５．振替不可を入金によって解消

業務効率化のためにシステムを構築しても、使いにくいシステムでは本末転倒です。そのため、誰でも使えるようなシステムを作るためには、簡単な操作やわかりやすいメニュー表示にすることが大切です。
業務を細かく分解し、各作業を明確に定義することで、システムの利用を簡単にすることができ、従業員は必要な情報や機能を迷わずに見つけ進めることができますね。

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