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【RPA・AI-OCR活用術】#2 ふるさと納税を事例にした受発注対応業務
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【RPA・AI-OCR活用術】#2 ふるさと納税を事例にした受発注対応業務

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(🔄2021.08.23.更新)
分析屋の高橋です。

「RPA・AI-OCR活用術」というテーマで新たに連載をスタートさせた第2回となります。今回は、ふるさと納税を事例にした受発注対応業務の活用術をご紹介したいと思います。

<①返礼品登録(商品登録業務)>

▼As Is(現状)
1. 新規商品の商品情報を収集、返礼品登録画面準備

2.各ふるさと納税サイト及び受発注管理システムに商品情報を入力し、
  返礼品を登録

▼懸念事項
・同じ商品情報を複数のサイト及び受発注管理システムに入力作業が発生

▼To Be(理想) RPA活用事例

note.12【RPA・AI-OCR活用術】➀返礼品登録(商品登録業務)

1.返礼品登録申請書をExcelで作成し、商品登録情報を入力
 ①RPAにて、Excelから登録情報を取得
 ②各ふるさと納税サイトに登録
 (返礼品登録画像も該当のフォルダから取得)
 ③受発注管理システムに登録
 ⇒①~③の工程もRPAによる自動実行の対象とする事ができる。

<②寄附データ取込(受注業務)>

▼As Is(現状)
1.各ふるさと納税サイトより寄附受付

2.受発注管理システムにデータ取込(受発注管理システム不使用の場合はスキップ)

3.各ポータルサイトまたは受発注管理システムにて、受注確認

▼懸念事項
・複数のサイトで寄附の受注確認の必要がある
・受発注管理システムに定期的に寄附データを連携する必要がある

▼To Be(理想) RPA活用事例

note.12【RPA・AI-OCR活用術】②寄附データ取込(受注業務)

1.各ふるさと納税サイトより寄附データをダウンロード

2.受発注管理システムに寄附データ取込

<③事業者事前発注(予約商品・受注生産商品発注業務)>

▼As Is(現状)
1.事前発注返礼品(予約商品及び受注生産商品)を検索

2.該当の返礼品の発注書を作成

3.各事業者に発注対応(メールやFAX等)

▼懸念事項
・検索→発注書作成の繰り返し作業
・メール・FAXによる発注対応(メール文作成、案内文作成の手間)

▼To Be(理想) RPA活用事例

note.12【RPA・AI-OCR活用術】③事業者事前発注(予約商品・受注生産商品発注業務)

1.Excelから発注設定情報を取得

2.受発管理システムより事前発注データをダウンロード

3.事前発注データを加工し、発注書を作成(Excel→PDF変換)

4.メール文及びFAX案内文を作成し、事業者毎に発注書を送付

<④事業者発注(通常商品発注業務)>

▼As Is(現状)
1.発注返礼品(通常商品)を検索

2.該当の返礼品の発注書を作成

3.各事業者に発注対応(メールやFAX等)

▼懸念事項
・検索→発注書作成の繰り返し作業
・メール・FAXによる発注対応(メール文作成、案内文作成の手間)

▼To Be(理想)RPA活用事例

note.12【RPA・AI-OCR活用術】④事業者発注(通常商品発注業務)

1.Excelから発注設定情報を取得

2.受発注管理システムより発注データをダウンロード

3.発注データを加工し、発注書を作成(Excel→PDF変換)

4.メール文及びFAX案内文を作成し、事業者毎に発注書を送付

<⑤配送手配(配送伝票作成業務)>

▼As Is(現状)
1.配送システムに取込むためのファイルを作成

2.配送システムにデータ取込

3.配送伝票を印刷

▼懸念事項
・検索→発注書作成の繰り返し作業
・メール・FAXによる発注対応(メール文作成、案内文作成の手間)

▼To Be(理想) RPA活用事例

note.12【RPA・AI-OCR活用術】⑤配送手配(配送伝票作成業務)

1.Excelから配送手配設定情報を取得

2.受発注管理システムより配送手配データをダウンロード

3.配送手配データを配送システムにデータ取込

4.配送伝票を印刷
 ⇒配送業者によっては配送伝票の印刷と事業者への伝票持参を
  代行してくれるサービスがある。

<⑥配送手配(配送伝票番号データ反映業務)>

▼As Is(現状)
1.配送システムで作成した配送データをダウンロード
 (伝票番号情報が記載されたデータ)

2.各配送業者のサイトより配達状況を確認

▼懸念事項
・いつ、お届け完了になるかわからない状況確認の作業

▼To Be(理想) RPA活用事例

note.12【RPA・AI-OCR活用術】⑥配送手配(配送伝票番号データ反映業務)

1.配送システムで作成した配送データをダウンロード
 (伝票番号情報が記載されたデータ)

2.受発注管理システムに配送データ取込

3.受発注管理システムにて、配送状況を定期更新

<ふるさと納税業務のお悩み解決>

<受発注業務のお悩み>を少しでも軽減させたい

<さいごに>

最後まで読んでいただきありがとうございます。
今回はふるさと納税を事例にした受発注業務をご紹介させていただきました。
ふるさと納税に限らず、ECサイトなどの受発注業務などに活かせる事例となっております。活用術としてご参考にいただければ幸いです。

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株式会社分析屋です。神奈川県で、データ分析の支援・代行を行っています。 https://analytics-jp.com