#BrowniesFes｜一人だからこそ徹底的に業務を効率化 ｰ 二人目を雇う前に「バックオフィスをデザインする」｜#BrowniesWorks
2020年4月24日に、Brownies Works のイベント「Brownies FES. ＃2」を開催しました！
「Brownies FES.」は、Brownies Works がバックオフィス運営について最新の情報を発信する定期イベントです。2 回目となる今回は、緊急事態宣言を受けて初のオンライン・イベントとなりました。今回のテーマは、バックオフィスの「人」の側面フォーカスして、
「ひとり経理からの脱却」
と題し、お二人のゲスト・スピーカーをお招き。スタートアップ企業においてどのように経理部門を立ち上げ、自分だけの「ひとり経理」の状態を脱却して、どのようにチームを創っていったのか。苦労話とともにその知見をプレゼンテーションとパネル・ディスカッションでお伺いしました。
この note では、株式会社ヒトカラメディア／合同会社バックオフィスデザイナーの乙津 康人さんのセッションを、当日ご来場の方が #browniesfes のハッシュタグでつぶやいてくださった Tweet とともにお届けします！
1. 上場準備企業のひとり経理は「マジで●●」
乙津さんは現在、株式会社ヒトカラメディアにて CFO とコーポレート部門責任者を兼任するかたわら、2020 年 1 月に自ら立ち上げた合同会社バックオフィスデザイナーにて、複数のスタートアップ企業のスポット CFO や 上場準備アドバイザーとしてもご活躍されています。
2019 年にヒトカラメディア社に入社するまでの 14 年の間に、実に 6 つもの企業で上場準備を経験。上場準備のプロとして、管理部門立ち上げやファイナンス管掌に深い知見をお持ちで、そのノウハウを note でも発信されています。
今まで所属した企業の半分以上で、その会社で初めての経理担当者だったという乙津さんですが、「ひとり経理としての数多くの経験から、分かったことがある」と言います。それは
「上場準備企業のひとり経理は、マジで地獄だ」
ということ。例えばとある企業では「上場経験がある CFO がいるから、大丈夫だよ」と言われて入社したにも関わらず、実は CFO が簿記をさっぱり分かっておらずに税理士に丸投げ状態だったことが入社後に発覚。
しかも、すべてが現金主義で処理されており、正確な財務状況が分からないまま上場準備が進んでいたため、入社早々、過去 5 年分の証憑を自宅に持ち帰り、すべてをひっくり返すことになったのだそう。
その当時の実際の写真がこちら▼
どれほどシッチャカメッチャカな状態だったのか、もはや、想像もしたくないですね…。しかし、乙津さんの悲劇はこれだけではありませんでした。
スタートアップ企業において「ひとり経理である」ということは即ち、「ひとりバックオフィスである」ということとほぼ同義。もはや経理の枠を無視して、様々なオーダーが乙津さんの元に寄せられたと言います。
経理ってなんでしたっけ？ #browniesfes pic.twitter.com/qiuLqJv7Od
— 秋山涼@税理士 (@ryoakiyama_tax) April 24, 2020
そんな状況にも関わらず、社長や監査法人からは「いつ上場できるの？」「いつ準備が整いますか？」と容赦ないコトバが。そんな当時を振り返って、
「Dead or Alive ならぬ Dead or Die だった」
と乙津さん。これには視聴者の皆さんからも、悲劇すぎてもはや笑うしかないと、数多くのツイートやライブチャットが寄せられていました。
税理士丸投げダメ絶対
— かねこなおひろ＠子育て中 (@innovator_nao) April 24, 2020
#browniesfes
「財務と経理はいつ分かれますかね？」
— shimoshi_hagr (@shimoshi_hagr) April 24, 2020
わかるwww#browniesfes
一人経理の悲劇を聞いてるけど、経理全くの未経験だけどこりゃ無理だw#browniesfes pic.twitter.com/AcikPQQj4P
— 畠山友一@Bizer team 業務可視化 (@hatakey1) April 24, 2020
2. それでも、一人で回さなければならないから「徹底的に業務を効率化」
一人ではとても業務が回らない。となれば当然「人員の追加を…」と誰しもが考えると思いますが、乙津さんはそこで「少し考え方を変えてみた」と言います。
それは、二人目を採用する前に、一人でもバックオフィスが回るくらいにしなければならないのではないかということでした。業務がゴチャゴチャなまま人員を増やすのではなく、会社全体の業務フローをもう一度俯瞰して、業務の見直しを行ったのです。
全体のフローのなかで経理の立ち位置を考えたとき、業務が受け渡されるのは事業活動の最後。
つまり、受け取った書類やデータを経理どう効率良く処理するのかではなく、経理が受け取る前の段階でどれだけキレイな状態（処理しやすい状態）にしておけるかが重要ではないかと考えたという乙津さん。
経理へとつながる業務を元から整えるために、自ら積極的に他部署との調整に動きます。それは、言い表すならビジネスサイドと一緒になって汗をかくことでした。
ビジネスサイドとともに汗をかいて改善策を考え、それでもうまく行かないときには、スクラップ＆ビルドで業務フローを再構築。ときにはその方がスピードも速く、既存業務の改善よりも結果的にうまく回る場合もあったそう。
このようにして、ひとり経理における業務効率化を実現してきた乙津さん。現職のヒトカラメディア社では、当初「税理士に丸投げ状態」だった経理・経営管理を 2 名の専任担当で回すことができるように。
そして、コロナ・ウイルスにより原則リモートワークとなった現在では、紙を徹底的に排除したうえで AI＋オペレーターにより PDF の証憑から振込データを自動で作成する仕組みを構築し、さらなる効率化を実現しているそうです。
3. バックオフィスをクリエイティブにデザインする
たとえ人が増えたとしても、業務が非効率なままでは、非効率なことをやる頭数が増えただけになってしまいます。根本的に問題を解決するためには、人員を増やす前に「まずは既存の業務を整理することが大切だ」と乙津さんは語ります。
バックオフィスは、自分が担当する業務を黙々と処理しているイメージを持ってしまいがちです。
もちろん、業務を滞りなく進めることは大切です。しかし、労働人口が減少し、リモートワークであっても効率的な業務の遂行が求められる After コロナ／ with コロナの時代には、現状に満足せずもっと効率的に業務を進めるためにはどうすれば良いのかを考え、業務の改善を行っていくことが必要です。
それはまさに、乙津さんが提唱するバックオフィスをクリエイティブにデザインすることに他ならないのではないでしょうか。
Brownies Works では、企業を成長させるためにバックオフィスの再構築と運用で、最適な経営管理体制の構築をご支援します。バックオフィスの業務改善でお困りの際は、ぜひ Brownies Works へご相談ください。
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