引き継ぎ作業で気づいた効果的なチェックリストと見えてきた課題

引き継ぎ作業は、新しい職場や業務に移る際に欠かせないものです。
しかし、適切なチェックリストやマニュアルがない場合、スムーズに引き継ぎ作業を進めることは難しくなってしまいます。

そこで、私が実際に引き継ぎ作業を行った中で、効果的だったと感じたチェックリストとマニュアルの作成方法について紹介します。

(過去記事はこちら)

引き継ぎ作業をやってみてよかったこと

１．引き継ぎチェックリストを準備する

・チェックリストに事前にリストアップされた説明事項を確認し、話す順番も事前に決められるため、話が飛び過ぎることを防ぎ、時間の効率的な利用ができます。 　
・済のチェックを入れることができ、項目単位で進捗を確認することができます。 　
・各見出しの想定時間を決めることで、時間配分の目安を把握することができます。

２．業務マニュアルは、通常業務をやりながら作成する

・通常業務を行いながらマニュアルを作成することで、漏れや抜けを防ぐことができます。 　
・引き継ぎ作業が決まってから作成すると、時間が足りなくなってしまい、不十分なマニュアルとなることがあります。

３．チェックリスト(各見出し単位)に参照ファイル名を記載する

・参照先を記載しておくことで、後日見直した際にもスムーズに確認することができます。 　
・引き継ぎ中に作業する際も、どこに書いてあるかを気にすることなく、作業に集中することができます。

実際に引き継ぎ作業をして気づいた課題

実際に引き継ぎ作業を行った中で課題となったのは、以下の２点です。

１．引き継ぎに必要な時間は引き継ぎ対象者の理解度で変わるため、想定時間通りには終わらない

今回の引き継ぎでは、前回対象者と説明範囲や理解度が異なるため、前回の2倍を想定しました。
それでも、実際にやってみると、想定時間の2倍(前回の4倍)かかりました。

２．引き継ぎ対象者が勘違いして理解している部分を訂正するのは難しい

引き継ぎ対象者が勘違いして理解している部分があることを感じ取れたのですが、何度言い換えて説明しても解決できませんでした。
そのため、引き継ぎ対象者の理解度が不足している可能性があるかも、と考えました。

このような状況になってしまうと、「引き継ぎ」というより「教育」「研修」になってしまうため、誰に相談して解決するのがよさそうなので、今回は同じ作業をしている人に、勘違いしていると思われる部分を共有してサポートをお願いしました。

次のステップに集中するためには、引き継ぎ作業をスムーズに進めることが必要です。
今回の引き継ぎで得た経験が、この記事を読んでいただいた方にもお役に立てたらうれしいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます