一事務担当がDX推進にチャレンジしてみた(エピソード2)
2022年も始まり、昨年の取り組みについては一定の層から高い評価をいただき、いよいよこのプロジェクトがスタートした。
社内DX - 定型業務の重点的な効率化 -
どんなキャリアを歩んでいこうか、凄く悩むが「人事」のことよりも
業務にとことん焦点を当てて、カイゼンをしていくことが好きだと改めて感じた。
前回の動きから私の立場も大きく変わり、
新たな「カイゼン・ジャーニー」がスタートしようとしているので
noteに記録を残したいと思う。
エピソード1で紹介した動き
「事務職のDX推進」をテーマに他部署の業務改善に没頭した。
「営業支援課」の業務効率化。「ツールの提供（現状のカイゼン）」と「ノウハウの横展開（標準化）」を実施。
もどかしさはあったものの、メンバーのモチベーションの変化をはじめ、成果があった。
この動きは社内で特に評価され、
「自社の業務のDX改革のリーダーを担ってほしい」
そうCTOやCHROから直接言っていただけるまでに目立つことができた。
会社も変わる
2022年になって会社も大きく変わった。
何より私のメンターともいえる直属の上司が抜擢され、
CHROの重役に大昇格した。本当に凄いし、背中を追いかけたい!!!
追い風が吹き、
「君がプロジェクトリーダーになり、部門全体を変えてほしい。」
いよいよそのチャンスを手にするときがきた。
※ボヤキとしては、役職や権限をいただき、このようなブログを実名で書ければ理想だがそれは置いておこう（笑）
明確に変わったこととしては
「バックオフィス全体の構造改革の戦略をリードする」
明示的にそのようなミッションをいただいたことだ。
また当社のメインの事業は「ITコンサル」なので顧客にアピールできるような取り組みを作ることもできることだ。
ITで生きる会社だからこそ、その一員として貢献したい。
現状
各バックオフィス部門からの「業務工数表」なるものをいただいた。
包み隠さずブログに書き記すと、問題しかない。
尊敬する沢渡あまね氏の本に出てくる典型のような状態だ。
まず
そもそもこんな工数表など作りたくない
自分の仕事にとやかく言わないでほしい
只でさえ努力して仕事を頑張っているのに何様なんだ
こんな見方も正直あると思う。実際に私が逆の立場なら全く面白くない。
それにバックオフィス部門は今かなり疲弊している。
恒常的な残業、度重なる法改正に伴う対応
こういったことが相まって、異常事態にも近しい。
Why異常事態
「そもそもなんで異常事態なるの？」という質問に一言でお答えすることは難しい。言ったら言ったで「そんなことができたらこんなことになっていない」という怒りも貰いそうだ。
それでも反感をもらうことを承知して考えると
「業務の設計が標準的にできない」
ここに尽きると定義した。「業務フローが書けない。」という表現も近いと思う。
「MUST」「BETTER」の要件がごちゃまぜになり、業務がとにかく太っている。
自動化といってもピンとこない。「できないでしょ。」でさらっと決めつけられてしまう状況だ。
まずは「MUST」を理解し、「MUST」ベースで流れを組み立てていく、
それができる基盤を作ることが改革を進める土壌として絶対に必要だ。
背景
こうした状態になる理由は複数ある。
会社の文化として「責任主義」である（～さんがやるべきこと、～がやること、～は誰の責任）
振られた仕事は属人化する（～さんがやっていることは私は知らないので）言うべきことを言えない文化（み〇ほ銀行のようだが、お互いのカイゼンすべき点に正直に話せない）
乱立する管理システム（ERPに加え、グループの基幹システム、独自に部署で買ったシステムなどなど）
改善提案をすると、それが全て自分の「責任」に変換されてしまう
最たるものは誤った「責任主義」だ。
私はとにかくここと向き合う。※ストレスがもの凄そうではあるが・・・
DX担当は今は「担当・チームレベル」
しかし将来的には「業務設計・最新と自社を調和させた仕組みのリーディング・販促への協力」そのような役割を担う明確な部門にしたい。
業務改善（ノウハウを持つ）や業務設計（業務知識を持ち、設計ができる）のスペシャリスト集団を用いて、社内のカイゼンをリーディングする部門だ。
これを実現するためには誤った「責任主義」は障壁になる。
「DX担当がいったから～」「DX部門が作ったツールがイケてないから」
そういった思考停止は避けたい。
何より関係者全体で「これって問題だよね」と気づけないことには
今後も同じことが起こる。
具体例
例を示す。
AシステムとBシステムとCシステムを使っている
ユーザーが異なっているシステムを、締めのシーズンになって、整合性を確認している
確認するために、RPAやExcelを使って照合しているが、締め切りがタイトで、いつも残業になる
他部門からの依頼や着手しなければいけない課題が後回しになる
検討を始めるころには関係性も悪化し、リカバリーに残業になる
そのうちにまた次の締めシーズンが来る
このサイクルにどの部門の課題も集約されている。
読者の方はどう思われるだろうか。
ノウハウが豊富な方であれば鼻で笑う内容かもしれない。
また相応の立場がある方であれば、根底の『「AシステムとBシステムとCシステムを使って」の部分がボトルネックでしょ。』ということで即座に解決できるかもしれない。
しかし現場はそうでない。できないことにはできない理由がある。
※ここに言及することは今回割愛する
ただここで「解決できない」に行きつくことは時期尚早だ。
"できる"、"できない"の切り分けを明確にして、前提のムダが多い分、自分がコントロールできる範囲のムダは消すことができる。
例えば
「それぞれユーザーが異なっている。締めのシーズンになって、整合性を確認している」
ここはルール化、フローの構築でカバーできる。
そして
「整合性を確認するために、RPAやExcelを使って照合しているが締め切りがタイトで、いつも残業になる」
モダンExcelや関数の活用程度で瞬時に終わらせることは可能だ。
攻めどころは沢山ある。
根っこがイケてない部分は長期的に直す必要があるが、枝葉でもカイゼンはできる。そして全部の枝葉がイケていれば凄い木として大地に生える事ができる。
そしてこういう部分の業務にこそ、
ノウハウの差によるムダの発生、「MUST」と「BETTER」が切り分けられてないことによるムダも多数発生している。
ToDoをまとめると
前提をカイゼンしないところについては、上位者を巻き込み、部署を広げ、変更をリードする。
テクニックは横展開して、標準の景色合わせをする。
今期はとにかく骨の折れる機になりそうだ。
仲間を作る
見出しは私の願望も大きいが仲間を作りたい。
「現状が嫌だ」と感じる人は周りにもいると思っている。そして嫌な仕事はやめて楽しく仕事がしたい。仕事は本来楽しいものだ。
高速いいねツイッタラーの「ソリュエイ」さんの講演で
改善の提案は、現状の否定
という格言を頂戴したが、こうでないカイゼンがしたい。
みんなハッピーに。楽して成果も私生活も充実させる。
これを実現する手段としてのDX。
Googleは自動化を大幅に実現するプラットフォームであるし、もはやExcelの機能も高すぎて集計は仕事ではなくなった。
ヒトの価値は「業務設計」と「判断」であり、ここの価値を最大化したい。
実現するために貫きたいこと
今回の私のやるべきことは「ツールをモリモリ作成すること」ではなく「人を動かす」ことだと思う。
私はコミュニケーションに難があり、チームプレーが苦手だ。
それでも今回チャレンジしたい理由として、この本との出会いがある。
業務に向き合う姿勢として「アジャイル開発手法」は人生の自分の基軸にもしたい。
https://www.ipa.go.jp/files/000065601.pdf
仕事をする上で「責任のドッヂボール」がとにかく嫌いだ。
そもそも必要があるだろうか。「やり遂げる」という前向きな意思での「責任」は肯定されるものだが、職場における「責任」は誤解されていると思う。「逃げ」の口上であり、何も生まない。
人間関係は悪化し、部門が縦割りになる。
人は言いたいことが言えなくなる。
最終的に出来上がるのはクソみたいな成果とクソみたいな関係だ。
今すぐやめるべきだ。
アジャイルの好きなところは相互理解を得たうえで、Win-Winの関係を目指すところ。
全体最適で動くという意味では本当に必要になる考え方だと思う。
まだ勉強が浅いので深い内容をここに書くのは控えさせていただく。
ちなみに最近読んだ本はコチラ・・・！
今度発売される「デジタルトランスフォーメーション・ジャーニー 組織のデジタル化から、分断を乗り越えて組織変革にたどりつくまで」（市谷聡啓氏著）もとても楽しみ！
今期のテーマはチームプレー。ヒトを巻き込み、ハッピーな環境を作る！
つまるところ、今期もトッコトン突っ走る。そしていつか実名で登壇したい・・・（笑）
業務改善にとても興味があるのでそういうサークルがあれば参加させてください！！
最後に
前回の記事を見ていただいた方には本当に感謝しております。
後ろ向きな気持ちに背中を押していただいた気持ちでまた頑張ろうと思えました！
いい出会いもありましたし、ちょっと行くとこまで行けるように頑張ってみます！
どうかお付き合いください。
今後ともよろしくお願いいたします。
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