ディープワークとシャローワークを使い分けて「成果」をあげる方法　＃Ｂ０１

いつも何かに邪魔されて、やるべき仕事に集中できない

私たち会社員は、常に納期や某かのノルマに追われ、今やるべき仕事が分かっているのに手を付けられず、集中できないことが沢山あります。それに加えて、ただ他人の話を聞くだけの会議や、それに関わる資料作りで時間を浪費されてしまいます。

このような状況身を置くと、恐らく一つのことを考えていても、同時に他のことを考えてしまい、それらの間をいったりきたりして何も意思決定できず、不安ばかりが募っているのではないでしょうか？

Deep WorkとShallow Workをご存じですか

Deep Workとは、一つのことに集中して仕事をすることです。これに対してShallow Workとは、深い思考なしに事務的にこなせる仕事のことです。私たちは日頃、Deep WorkとShallow Workを切り替えながら仕事をしているのですが、問題は切り替え方によって成果の上げ方が大きく異なることです。

人の集中力の持続時間は約９０分と言われています。ここから他の仕事を行うとき、頭が切り替わるまでに２３分かかるそうです。つまりDeep WorkからShallow Workに切り替えて集中できるまで２３分掛かることになります。

これが本当なら、切り替えの回数を少なくしないと、２３分というロスタイムが膨大になってしまうのですが、我が身を振り返ると、周りの雑音に邪魔をされて「ああ～　あれやっておかなきゃ」「あれ？あれやったっけ？」と思った瞬間。。。２３分という魔の時間を浪費していたと思います。実に勿体ないことやっていました！！

雑音を分析すると、今やらなくてもいい仕事ばかりだった

では、私たちの集中を邪魔する仕事は何かを考えてみましょう。「発言もせず聞くだけの会議と資料作り」、「重複した仕事」、「読む必要のないメール」、「承認を得るための書類作成」などなどShallow Workに類する仕事に時間は浪費されていきます。

下のグラフは私が海外営業部長だったころ、一年かけて自分の仕事の時間を計測したものです。ご覧の通り、マーケティングが３９％に対して、会議、資料作り、調整作業が４０％も占めています。本来営業たるもの、マーケットに出向いたり、顧客と交渉したりすることに時間をかけるべきですが、実態はこの有様でした。

えーと１３％はもっと呆れます。「えーと」の意味は、私の口癖で次の仕事を考えるとき「えーと、次はぁ。。。」という独り言を発していたのですが、この言葉をとって「えーと」と名付けました。

前置きはさておき、この「えーと」時間は、先ほどのDeep WorkとShallow Workを行ったり来たりした２３分の集積です。皆さんはもっと効率的な仕事をされていると思いますが、これに近い方もいらっしゃるのではないでしょうか？

「DeepWorkを増やして成果をあげる」決意をした！

このグラフは、私自身かなりショッキングなものでした。毎日忙しく働きやった感はあるのですが、仕事が終わって帰るとき「今日は忙しかったなぁ。。。でも今日　俺は何をやったのかな？」と自問自答すると、すぐに思い出せないのです。

思い出すのは殆どShallow Workで、新たなことを生み出すクリエイティブ活動や、イノベーションに繋がる仕事は殆ど思い出せないのです。これ、かなりヤバい状態です！

じゃぁどうする？ですよね！私の考えたことは次の５つを実行しました。

１．今日やる仕事は即実行、明日の仕事に手を付けない
２．横入りの仕事は、以下の３つの調整をしてから考える
　　⇒　まず断る。だめなら
　　　⇒　納期調整する
　　　　⇒　仕事を分解して、メンバーに振り分ける
３．メンバーの報告は、ロジラテ方式に統一して、スピーディーに共有する
４．ＣＣメールは読まない、送らせない
５．聞くだけの会議は出席しない。アジェンダのない会議は出席しない

次回の記事から、具体的にどうやったのかをお話していきたいと思います。

#仕事について話そう