【効率化】ガントチャートを活用して年次計画を見える化しよう！
どうも、地方公務員のばたやんです。
今回は、ガントチャートという技法を用いて業務の効率化をしてみようというお話を書いてみます。
🔷ガントチャートとは
ガントチャート（英: Gantt chart）とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。
🔷ガントチャートを用いた年次計画表
公務員につきものの部所の異動、新しい部署に配属されたとき、その部署の年間の仕事が表でまとめられていたら助かりませんか？
また、自分の担当でない業務を担っていた人が移動してしまったとき、その人の業務の進捗が見える化されていたら、有り難くないですか？
ガントチャートはこれらの事象を解決する一助となると考えました。
また、管理職に就いていたり多岐にわたる業務を担っている方に特におすすめの技法となっております。
ガントチャートを作成・管理するアプリもあるようですが、エクセルでも作ることができるのでお仕事の現場で活用することは容易かと思います。
参考にエクセルで作成したガントチャートを使って解説していきます。
○解説
【年次計画として利用する場合】
1番目の行は月を、2番目の行は週を示しており、表の左から右へ時間が進んでいくと理解してください。
私の作成したガントチャートはセルの塗りつぶしでグラフっぽく見せていますが、図形もちいて管理することもできます。
また、記号を用いることでマイルストーン(中間目標地点)や上司・チームへの共有タイミングを示すこともできます。
事業ごとの各イベントがどのくらいで進めていくのかをあらかじめ年間のスケジュールとして示すことができます。
また、ガントチャートに行動記録として年間でどのような業務があったのかを入力していくことで引継ぎ資料としての活用も可能になります。
○サンプルファイル
今回作成したガントチャートのサンプルはお配りしますので、皆様で試行錯誤して活用していただければと思います。
🔷ガントチャートの応用
今回ご紹介したのは年間のガントチャートでした、これを1日単位、週単位と作り変えることでマイクロな管理が可能ですし、3年や5年といった長期的な計画策定のプランニングにも役立つと思います。
私も現在進行形でガントチャートを使って業務管理を行っているところで、まだまだうまい使い方がありそうな気がしています。
ガントチャートを使ってこんな使い方もできるよ！こうすると面白そう！というアイデアがあればコメントで教えてください！
この記事の内容が誰かの力や気づきになれれば幸いです。
それでは、地方公務員のばたやんでした。