社内アンケートはなぜ機能しないのか。機能しない5つの理由。

こんにちは！株式会社BaaS代表取締役の土井竜也です。
今回は多くの企業で取り組んでいる、社内アンケートがなぜ機能しないのかについて書いていきたいと思います！

アンケートが機能しない5つの理由

皆さんの会社でも、アンケートを取っているが「効果が出ない」や「従業員の本音が見えない」や「そもそも回答率が悪い」というような悩みがあるのではないでしょうか。
ではなぜ、そのような状況に陥るのでしょうか。

①経営層が本気で従業員と向き合おうとしない
②アンケートに心理的安全性が無い
③社員に結果をフィードバックしない、結果を振り返らない
④質問内容が長い、質問項目が多い
⑤アンケート実施の間隔が適切でない

上記5つが社内アンケートが機能しない理由であると思います。
これより先ではそれぞれの理由がなぜダメなのか、書いていきたいと思います。
是非、最後までお付き合いください！

①経営層が本気で従業員と向き合おうとしない

これが一番最悪のケースです。
本気で向き合わないのであれば、アンケートは実施しない方が良いです。アンケート実施によって不満が増幅するだけです。
担当者に運用を丸投げし、経営陣がアンケートの目的や質問項目の設定をせず、結果を見るだけ。結果についても真摯に受け止めない。マイナスの意見は隠そうとする。
誰がこのようなスタンスのアンケートに本気で答えるでしょうか。

最初は従業員も真摯に答えてくれると思いますが、次第に「答えても無駄」「何も変わらない」というような雰囲気が蔓延し、やらない方がマシというような結果になります。
多くのサラリーマンは、「ややこしくなっても嫌だし、何も変わらないから無難に回答しておこう」という考えをしたことがあるのではないでしょうか。

大前提、どのような社内アンケートでも経営層が本気で向き合うことが必要です。
以下のような取り組みで、本気度を従業員に伝えるのも良いと思います。

・アンケートを依頼するための社長メッセージを発信する
・本気度を伝えるためにアンケート担当者や部門責任者が、現場に足を運び説明を実施する
・どのような結果でも必ずフィードバックする

本気度を行動で示しましょう。思っていても伝わりません。
本気度が伝わると従業員は真摯にアンケートに向き合ってくれます。

従業員は勤務している会社に誇りを持ちたい、会社や周囲の人のために何か貢献したいと大なり小なり考えているものです。その心に火をつけてあげましょう！

②アンケートに心理的安全性が無い

実名のアンケートで本音を書くのは相当難しい。
ES（従業員満足度）アンケート調査等を行った際、分析結果が経営層や管理職層が感じている実態と大幅にずれている、といったことがよく発生します。
原因としてはネガティブなことを書くと、自分や上司の評価に影響するのではないかという懸念があるからです。

・異動したい
・上司との人間関係が悪い
・モチベーションが下がっている
・職場の風通しが悪い
etc...

上記のようなことを実名で書けるでしょうか。書けるとすると相当心理的安全性の高い組織であると思います。
また、匿名アンケートでもアンケートの設計によっては本音の回答が難しくなります。
例えば部署・地域・性別・入社年次が分かるようなアンケートになっていると個人特定を恐れるので大幅に心理的安全性が下がり、回答内容が保守的な内容になります。
また、会社から発信されるアンケートでは匿名であってもログを取得されるのでは無いかという恐れもありますので、集計は第三者機関に任せる方が従業員は安心して回答できます。

また、実名・匿名に関係なく社内アンケートを機能させるためには、職場の心理的安全性は非常に大切な要素となります。
風通しの悪い組織ですと実体と乖離するアンケート結果が出てきやすくなります。

③社員に結果をフィードバックしない、結果を振り返らない

どんな結果が出てもフィードバックは必ずしましょう。
運営側でこの内容は見せることができない等の情報操作があると、「答えても意味が無い」となりますので、個人情報を含む内容や罵詈雑言等で無い限りは従業員に開示しましょう。

社員満足度調査であれば経営層で結果確認をしておしまい、となりがちですが、それは望ましい状態ではありません。日常の業務が忙しい中、回答してくれた、従業員に対してもアンケートの結果は必ずフィードバックしましょう。アンケートに協力してくれた従業員も結果が気になりますので、どのような結果だったのかをフィードバックしなければ、次回以降のアンケート実施時に回答率が下がる・フリーコメントが減る等の悪影響がでます。

また、アンケート集計結果はフィードバックしておしまいでは意味がありません。アンケートは集計することやフィードバックすることが目的ではありません。社内をより良い状態にするために実施することが目的のはずです。
ですので、アンケート実施後の振り返りを従業員も巻き込んで実施することをお勧めします。

・フィードバックを見て、どう感じるか（結果の振り返り）
・フィードバックを受けて、明日からどのような行動を取っていくか（アクションプランの作成）
・自分で決めた行動を、日々実践しているか（行動の振り返り）

（結果の振り返り）、（アクショプランの作成）、（行動の振り返り）があって、初めて意味ある社内アンケートとなります。

マイナスな結果やコメントは隠したくなる気持ちも分かりますが、必ず従業員に開示しましょう。そして、多くの従業員を巻き込み一つでも良いので何か改善に向けて行動をしましょう。
その積み重ねが、従業員からの信頼につながります。

④質問内容が長い、質問項目が多い

あれも聞きたい、これも聞きたいとなる気持ちは分かります。
ただ、自身が回答者となった際に忙しい日常の業務の間で長文の質問や回答項目の多いアンケートの回答依頼があったらどのように感じるでしょうか。
そっと画面を閉じたくなると思います。

質問内容はシンプルにし、質問数も極力少なくすることが大切です。
そうすることで回答率も向上し、正確な組織課題の特定が可能となります。

⑤アンケート実施の間隔が適切でない

・毎月、ES調査を実施している
・先々週、ES調査に答えたと思ったら、先週は働き方改革に関する意識調査、今週はハラスメントに関する調査

上記のような状況ですと従業員は「面倒くさいな。とりあえず無難に回答しておこう」もしくは「面倒なので回答しない」というような気持ちになると思います。
アンケートを実施する際は、他のアンケートとの兼ね合いや業務の繁忙を鑑み実施のタイミングを工夫しましょう。
また、同じような内容のアンケートにならないように、各アンケートの質問項目の重複が無いかチェックしましょう。

最後に

社内アンケートを実施することは運営事務局とってメリットはありますが、従業員にとって回答するメリットはどれだけあるでしょうか。
経営者や管理職層の皆さんも、メリットや目的の無いことに時間を割くことはしたくないはずです。
従業員に本気の姿勢を示し、アンケートを取ることが目的ではなく会社が少しでも良くなるように、アンケートが実施される企業が増えることを切に願います！

engagement・FLAT TALKで従業員の本音を聞く方法

最後に宣伝をさせてください！
弊社プロダクトのengagementとFLAT TALKで①～⑤の機能しない原因の解決が可能です。
①経営層が本気で従業員と向き合おうとしない
まず、弊社のengagementやFLAT TALKのような匿名のコミュニケーションツールを導入する時点で従業員と向き合う姿勢をしめすことができると思います。また、engagementにて従業員向けのメッセージの発信が可能です。

導入後は弊社で毎月の運用フォローをしますので、アンケートや投稿内容の振り返りを実施し、アクションプランの策定支援をします。

②アンケートに心理的安全性が無い
多くの企業の社内アンケートは実名であったり、匿名であったとしても部署・性別・年次等の記入欄を設けています。
これでは、安心して投稿はできないので、engagementのアンケートは個人特定がされるような入力項目（部署・性別・年次等）は排除しています。
また、アンケートの発信を会社がすると従業員は何らかの方法による個人特定を恐れる傾向にあるので、engagementでは株式会社BaaSが従業員へのアンケートの発信及び集計を実施します。経営層や管理職層が見れるのは結果のみです。

これでは、組織・年次ごとの満足度等が分からないので、分析できないと言う意見を頂きますがそれで良いと考えています。
そもそも既存の多くの企業で実施されている社内アンケートでは、従業員の心理的安全性が担保されておらず、出てきたデータは相当なバイアスがかかっているので、データの信頼度は低い（アンケート実施者に都合の良い回答結果になっている）と思います。（余程心理的安全性の高い組織は別ですが）

出てきたアンケート結果をもとに、経営層や管理職層を除くメンバーにて議論を実施する。従業員だけでは議論に深みがでない、経営層にフィードバックが本音でできないという問題がありますので、株式会社BaaSがファシリテーションをし、部署単位等の議論をサポートします。
また、弊社のFLAT TALKであればオンライン上で匿名の議論も可能です。

誰が何を言ったかを分からない状態まで情報を加工し、フィードバックすることで真の組織コンディションの把握が可能です。
工数のかかることですが、従業員満足度を上げるためにはここまで工数をかける必要があると考えます。

③社員に結果をフィードバックしない、結果を振り返らない
フィードバックは弊社からすることはできませんので、そこは導入企業まかせになりますが、engagement・FLAT TALKの投稿内容をもとにした、結果の振り返りは毎月フォローいたします。
タスク管理機能も実装しているので、アクションプランの管理も可能です。
導入しっぱなしで運用されない、という状況にならないようにフォローします。

④質問内容が長い、質問項目が多い
engagementのアンケートの質問項目については最適化された状態でデフォルトで設定されています。組織によって、質問項目を追加することも可能です。

⑤アンケート実施の間隔が適切でない
engagementのアンケートは年間最大４回実施可能です。実施回数については０回～４回の範囲内で選択可能です。
また、上述したように質問の追加も可能ですので、社内アンケートをengagementに集約することも可能です。

BaaSが提供するサービスについて

株式会社BaaSは完全匿名の社内掲示板「FLAT TALK（フラットトーク）」と、完全匿名の社内チャットツール「engagement（エンゲージメント）」を提供しています。

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株式会社BaaSのVISIONは「すべての人が"自分らしく働ける"社会の実現」です。
完全匿名の社内掲示板「FLAT TALK」と完全匿名の社内チャットツール「engagement」を提供しホンネの意見を言える心理的安全性のある環境を多く生み出し、すべての人が「いきいきと働ける」社会が実現できるように邁進してまいります。
忖度のないホンネの言える環境を提供し、生産性や従業員満足度を向上させることが、今の日本社会に求められているものであると確信しております。