システム導入で感じたこと②－リーダーとは？

前回の続き。

ワークフローシステムを導入し、複数のワークフローをのせることになった。私は一つのワークフローを担当する事務局として関わっている。事務局メンバーは複数拠点に存在し、そのとりまとめを自発的に行っていたことから、なんとなくリーダーっぽい位置づけになった。

この「なんとなく雰囲気でリーダー」がよかったのかどうかを考える。

背景

事務局は複数拠点にいて、基本並列の存在。なんだけれども、業務手順的に、本社にいる事務局が一部とりまとめをする役割を担っていて、なんとなく本社とそれ以外（並列）的な雰囲気がある。

私はメンバーの中で一番新参者で社内の等級的にも一番下の方。業務を新しく担当することになり、いろいろと違和感を感じたり「このままじゃダメでしょ」と思うところが多々あって、システム導入以前より連携会議（リモート）を仕掛けたりしていた。同じ拠点の先輩は好意的かつ協力的で、他の拠点の皆さんも同様。反発もなく、スムーズに乗っかってくれた。

そんな中で新型コロナウイルスの感染拡大。システム導入に対する追い風が吹き、ワークフローシステム導入が決まって、ことはとんとん拍子に進むことになった。

いざシステム導入…

システム導入が決まった際、要求していた「担当業務のシステム化」から、「社内にワークフローシステムを導入し、その一部として担当業務もシステム化される」という状況に変わった。システム導入は、情報システム部署のプロジェクトとして動き出し、リーダーには情報システムの人がアサインされた。また、別の手続きもワークフローシステムにのせることになり、その事務局も登場した。

キックオフミーティングで、プロジェクトリーダーが二つの手続き事務局と連携する際、便宜上とりまとめ窓口を置くことになり、リーダーから「（もう一つの手続き事務局からは）〇〇さんと、稟議事務局からはこにしまさんでいいですか？」と確認された。

実は、システム導入が決まる前から本社事務局は、情報システムの人たちには、紙原本の稟議手続きを出社制限がある中で進めるために、情報システム系の観点からサポートしてもらっていた。また、情報システム部署は本社にあるため、他の拠点よりも私たちがアクセスしやすいという状況もあった。そんなこんなで、私がとりまとめ窓口に任命された。

私が頼みごとをしづらいのは、何のせい？

上記の背景・状況で、私はとりまとめ窓口として奔走することになった。望んでいた状況であり、不満はもちろんないし、いいものにしたい！という気持ちでいっぱいだった。しかし、ちょっと本件に関して業務の負担が私一人にかかっているような…気もしていた。正直、頼みごとがしづらかった。その理由って何だろうと思って書き出してみた。

そして私がとった方法は「とりあえず私がたたき台作ってみますので、レビューお願いします」だったり「じゃあ私から〇〇さんに確認して、結果共有しますね！」だったり、「そろそろ課題がたまってきたのでミーティングしましょう！」とミーティングを設定することだった。

ちゃんと機能した。私はけっこうきつい時もあったけれども。良い経験してると思ってたし、上司や関係者にも私が動いていることを認識してもらっていたので、自分にとってはプラスに働いていたと思う。しかし、毎回リーダーするときにこれじゃあダメだよなとも感じている。

頼みごとがしづらくて、自分で動いたらいいよね、では限界が来るだろう。じゃあ、どうしたら頼みごとができたんだろう。さっきの要素から考えてみた。

もし〇〇だったら、もっと頼めたかもしれない（仮説）

①最初に、私が正式にリーダーとしてアサインされていたら、遠慮せず「役割を全うするために」頼みごとができていたかもしれない。

②各拠点に散らばるメンバーの状況がもっと見えていたら、「今、この人にこれを頼んでも大丈夫そう」とお願い事ができていたかもしれない。

③プロジェクトの全体像が見えていて、いつどんな負荷がかかるのかがある程度読めていたら、自分が手を動かす／誰かに頼むの判断をしやすかったかもしれない。

④私が人に頼むの上手な性質だったら、こんなにあれこれ考えなくても頼めていたのかもしれない。

②については、会議自体もずっとリモートで、一度も会ってないメンバーも複数いる。リモート会議を面識のない人も含むメンバーを相手に進めていくのって、地味にストレスだった。毎回自分が作った会議資料をベースに、８割ぐらい私がしゃべって、一人声を枯らしていく…のも慣れたけれど、今までの業務では経験したことの無い状況だった。これがニューノーマルなんだろうし、適応していけばいいと思うけれど、次やるときは工夫したいなと思う。

①と④は言っても仕方ない気がしてくる。そんな状況でもうまくやれるように工夫と経験が必要な気がしている。④についてはリーダーシップ系の本は読んできたけれど、人に頼むという点に注目して読み返したり、勉強したりする必要がありそう。④の自分の性質がある限り、「役割として」頼みごとをする権利を得たとしても、生かせるかどうか怪しい。

③については、私の勉強不足（システム導入にがっつり関わるのが初めてで、丸腰で臨んでしまったな…と今は思う）と、プロジェクトリーダーに対する多少の不満がある。主観だけれど、めっちゃリーダーさんのことはつついたんです、少し先のこと、長期的な見通し等、こちらから質問したり、提案したり、全体を見て動かしてほしいというアクションはとってきたつもりだ。具体的に動くのは私たちだとしても、「現在地からゴールに向けた道筋に明かりを灯す」役割をもっと果たしてほしかったなと感じる。これは、私がプロジェクトのリーダーを担うときに意識すべき点だなと思う。

今回の振り返りは以上。