マネージャー任せにしない、今日からできる1on1満足度の高め方
こんにちは。あるいはこんばんは。LayerX HRのtalosです。
最近は、SPY×FAMILYのアーニャちゃんに癒されております。
大阪からフルリモート社員としてLayerXで働き始めてから7ヶ月ほどが経ちました。直近、fukkyy-sanからLayerX羅針盤がメンバーにシェアされ、改めてLayerXで働く意思決定をして良かったと感じている今日この頃です。
※今回の記事は、10月から始まっているLayerX 2022アドベントカレンダー(概念)、29日目の記事です。
前回はupamueさんによるメガベンチャーから “LayerX” にソフトウェアエンジニアとして転職して、コンフォートゾーンを抜け出した話
の記事でした。
次回は、Akinoさんにバトンを繋ぎます。
どんな人にオススメの記事か
・1on1の時間を有効活用したいと考えている方
・1on1の満足度を高めたい方
はじめに
フルリモートで働く意思決定をしてから、「いかに社内のメンバーに物理的な壁を感じさせず、自分への期待値を越える動きを継続できるか」、「その結果として、組織や事業の成長を支える一助となり続けられるか」を考えながら日々過ごしています。そしてこの動きを支えている時間が1on1です。
LayerXの1on1は以下のように定義されています。
私の場合、マネージャーとチームメンバー4名と毎週30minで定期開催しています。私の役割上(下図参照)、全員と密に関わること、物理的に顔を合わせる機会が少ないからこそ、重要な時間だと認識しています。
縦の1on1、横の1on1と意識していることが少々異なりますが、今回の記事では、縦の1on1についてご紹介します。
縦の1on1
マネージャーとの1on1は以下について会話の時間を割り当てています。
取り組んでいる内容の方針/優先順位すり合わせ
コンディション（体調・キャパシティなど）のシェア
短期~中長期の私への期待値確認・調整
上述の内容を会話していく前提のもと、大事にしているポイントについて言語化していきます。
ノーアジェンダで参加しない
日常的に業務中に方針や認識のすり合わせを行いたい内容が生じた際に都度アジェンダに記入することを心がけています。
補足ですが、チームメンバーがいる場で確認した方がよいこと、1on1で確認した方が良いことは分別して会話するようにしています。
都度アジェンダを書かずに、ノーアジェンダまたは直前にまとめて書いた場合、以下の状況が想定されます。
・思い出すという時間を消費する
・確認したいことが網羅できない
・1on1時間あたりの濃度が低くなる
大前提、マネージャーは多忙です。
マネージャーのカレンダーを確認すると、テトリスのように見えてくることはないでしょうか？
アジェンダを用意しておくことで、上述のデメリットをクリアできます。さらに、お互いの距離を縮める雑談時間が捻出できるようになります。もし、業務面で会話したいことが多く、時間に収まらなさそうな気配を感じた場合は、別枠で時間を先に確保するという判断も可能になります。
とはいえ、プレーヤーも多忙ですよね。
アジェンダが用意できなかった場合は、素直にアジェンダを用意する時間がなかったこと、そのうえで今日の1on1はどんな時間にしたいかを伝えてみることをおすすめします。
商談やMTGが連続すると、1on1にモードを切り替えることが、難しいと感じる場面もあるかと思います。モードを切り替えるために「今日は、アジェンダを用意する暇がなかったので、久しぶりに雑談メインにしませんか！」のような一声は互いの時間を大切に使うことにつながる一つのアクションになります。そのような一声から、お互いのコンディションやチーム、キャリア、少し仕事から離れた近況を会話する時間に使ってみても良いのではないでしょうか。
結果的に距離がより近づく、思考の壁打ちができる、対するマネージャーはメンバーの状態を深く理解できる、成長を感じる、もしくは次のアサインについて考える機会になるかもしれません。
オープンコミュニケーション
普段、ベースとして用いている1on1のアジェンダがこちらです。
- 全体感
- 現時点でのポジティブニュース！
-今のお気持ち●●点
- 業務
- 困ったこと
- たわごと
このアジェンダをより有効活用するために、"全体感"の点数の基準について相手に伝えておくことをお勧めします。
私の場合、通常60〜85点で悪いときは50点きるように書いていきますね〜と伝えています。
"全体感_今のお気持ち●●点"の良いところは、本人が主導権をもって伝えたいことだけを提示できることだと思います。
人にはプライベートもオープンにすることに抵抗がない人、仕事とプライベートは割り切りたい人と考え方が異なります。その各々の考え方を尊重したコミュニケーションを可能にできるアジェンダだと感じています。（天気で表したりするのも類似例だと認識しています)
私は、前者のタイプです。
自分要因ないしは外部要因でコンディションが良くないなと感じた際には、必ずその週の1on1で点数とともに伝えるようにしています。
私は、育児で元気や自信がなくなることがよくあるので、3児の父である上司の石黒さんにいつも相談しています(笑))
ex)
・私しかり息子の看病、お盆休みで8月あまり動けてなくて自己嫌悪です~
・子の癇癪でHPが赤ピコンピコンです
・2人の育休復帰に重ねてそれぞれの業務の対応速度が上がったからなのか、色々と余裕が出てきています。何かプラスオンいける🦆(ｶﾓ
・コロナでダウン中、皆さんのフォローめちゃ助けられました🥹
---
なぜそこまで伝えることを意識しているのか、
自ら自己開示することで相手もオープンコミュニケーションのハードルが下がる
↓
体調変化・価値観の傾向・得意不得意・思考の傾向・配慮ポイントを把握しやすくなる
↓
強みを活かす、または状況に応じてチームで補完し合う体制を作り上げる
という動きに繋がっていくであろうという考えがあるためです。
長時間一緒に過ごしているプライベートのパートナーとも長期戦でのすり合わせが必要です。育ってきた環境、働いてきた環境が異なる人間同士なので、何も言わずともマネージャーならわかってくれるのではないか？気にかけてくれるのではないか？と考えて待っていることは、相手が超能力者でない限り、無理難題を与えているではないかと思います。
相手の思考回路、バックグラウンドを知ってこそ、関係がより近づき、互いの着地点を探り、連携がより強化されるのではないでしょうか。
さらに、日頃の感謝をテキストだけではなく顔を合わせた時に声と表情で伝えることもオンラインの仕事環境では大事なコミュニケーション要素だと感じています。
期待値超えて動けているかのfeedbackを定期的に求める
私は、定期feedbackをお願いするために、マネージャーからシェアされた1on1のフォーマットに手を加えてきました。
マネージャーは常に私に張り付いているわけではない、自分自身も1ヶ月が濃いと何をやってきたのか忘れてしまうため、アジェンダの上部に単月ごとの取り組みやアウトプットを書く表を挿入しました。
効果としては、単月だけでなく、評価期間の振り返りも双方が取り組みやすくなり、win-winの運用ができていると感じています。
以下①〜③を定期的にマネージャーに投げかけています。
（ishi-sanいつもお付き合い感謝です）
①今月の振り返りと期待値を超えて動けているか、軌道修正すべき動きについて
②今後のチーム体制イメージについて
③直近の組織やチームの動きから短期・中長期の期待役割について
①の活用例として、期待値を超えているとFBをもらった時は、オーバーワークになりすぎないよう、一度、自分の脳みそと身体の余裕に耳を傾けるよう心がけています。
休むのが下手な私にとって”長時間より長期間”という言葉にはとても支えられています。健康だからこそ仕事を楽しみながらパフォーマンスを最大化できると実感しています。気づけば追い込んで仕事をしてしまう方、気づかないうちに深呼吸を忘れてしまう方へオススメします。
②に関しては、今後こんなことにリソースを割きたい、こんな強みをもつメンバーがいると良いのではないか、本当に「人を増やす(採用する)」必要があるのか、今の体制でどうにかできないかなどのディスカッションが可能になります。
③に関しては、スタートアップは常に変化し続ける環境下であるため、期待役割も2ヶ月前に聞いた内容から変わることなんて日常茶飯事です。(それがスタートアップの面白さでもあると思いますが＾＾)
定期的にヒアリングする時間を確保することで、変化し続ける期待値を理解したうえで、動き方を柔軟に変化させていく準備が可能になります。
これら①〜③は、チームメンバーとも適切に情報共有し合うことで、さらなる連携強化につながり、個人だけでなく、チームのパフォーマンスにもポジティブな影響を与えることができるのではないかと考えています。
ちなみに私はこの取り組みを始めてから、feedbackをもらった後、モチベーションも自然と高まっているなと副次効果を感じています。
「配慮は必要、遠慮は不要」
上述の内容は定期的に1on1で会話している内容を紹介してきましたが、その他にも話題として会話している内容があります。
・業務領域ごとに取り組んでみた向き不向きについて(生産性)
・自分が仕事をしていて面白いと感じる領域や感じ方の変化について
・目指していきたいグレード・報酬・方向性について
・腑に落ちないモヤっとについて
内容によっては、伝えるか否か迷ったものもあります。
結果的にはどれも伝えてよかったと思いますし、もらったfeedbackはポジティブに働いています。LayerXでは「配慮は必要、遠慮は不要」という言葉があります。その言葉に勇気づけられて、マネージャーへ伝える、もしくはヒアリングすることができているなと感じています。
まとめ
お互いを思いやる想像力がフォロワーシップなのではないか
上述の内容を書き記してきましたが、はじめからこのスタンスを持ち合わせていた訳ではありません。
入社してすぐの頃は、1on1＝評価・査定結果をもらう時間と認識していた私は、マネージャーから話題が降りてくるものと解釈していました。そんな中で生まれたモヤっとを打開するために、自分と相手の心理、周辺環境について想像を膨らませて考えた結果、持つことができたスタンスであり、行動です。
これが結果的にLayerX羅針盤の”フォロワーシップ”に繋がっていたのです。
Appendix
1on1のフォーマットは最適な形にアレンジしても良い！
フォーマットについて相談を受けることがあるのでおまけとして。
新しい組織やチームでは、マネージャーから共有されたフォーマットでスタートすることになるかと思います。（フォーマットが無いこともあるかもしれないですね＾＾）
大前提、フォーマットはより良い会話をするための道具にすぎないです。
形式にとらわれずに、1on1をした後に次の一週間「よし！やったるで！」となるようなフォーマットにアレンジしていけば良いのではないでしょうか。
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