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伝わる文章にするための実践術

こんにちは、だーすーです。

突然ですが、「丁寧なのに見にくい」、「何が言いたいんだろう?」、「後で読もう!後回し!」こんな気持ちにさせられた文章に出会ったことありませんか?

日々やり取りするメッセージの中で、すぐに返信をするものとそうじゃないものがあると思います。

リモートワークで日々仕事をしていると『伝える力』『読み解く力』が大事だと常々思います。

今回は、『伝える力』にフォーカスし、「返信を後回しにされない」、「メッセージをもらった側(受け手)が助かる」文章の作り方について、独自の考えをまとめたいと思います。

実践すると、相手の返信スピードが上がったり、待つ時間が減るので仕事が早く進められるようになったり、気遣いができる人という印象を持ってもらうことができるかもしれません。

答え

最初に言います。ズバリ『相手にエネルギーを使わせない文章』を作ることです。これがすべて。これが正義。終了です。ありがとうございました!

これだけだと怒られるのでもう少し詳しく。

言い換えると、相手が返信をするためにアレコレ考える必要がない状態です。とはいえ、ビジネスのやり取りをしていると、少なからずアレコレ考えることがあると思います。なので厳密には、邪魔な情報を取り除いて、本題に集中できる状態を作ってあげることを指します。

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受け手が困る『エネルギーを使う文章』

今までもらって困ったメッセージはありませんか?
どんなものがあるでしょう?

私が思いつくのはざっと下記などです。

・要件がわかりにくい
・文章が長く、読みにくい
・句読点、改行のバランスが悪く、文字がいっぱい
・丁寧すぎて言葉の言い回しがくどい
・ひとつのメッセージの中に要件が複数
・長い!ただただ長い!

じゃあ、相手に『エネルギーを使わせない文章』にするには?

可読性の高い文章を作る必要があります。

可読性とは、素早く読めるか、理解しやすいか、読んでて疲れないか、です。

メールなのか、チャットなのか、チャットでもUIが異なれば気をつける点も異なりますが、今回は全体ツールに共通して言える注意点を5つあげたいと思います。

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❶ 最初の3行以内で「要件」「緊急度」を明確にする

【報告】なのか【確認】なのか【相談】なのか、最初に一言あると読む姿勢が変わります。
加えて、【〇日までにご返信ください】など、緊急度を伝えてあげると相手が優先順位がつけやすくなります。

対面コミュニケーションと一緒ですよね。

❷ 接続語で文を続けず、一旦文を切る

うまく文章がつながると勘違いしてしまいがち。
読み手が一度に受け取れる情報には限界があるので、一文を区切るとわかりやすくなります。(一文、60文字を超えると可読率が下がると言われています。)

❸ 読んだときのリズム感を大切に

読んだときにしっくりこないリズム感の文章は、受け手も読みにくいはずです。

句読点がタイミングの良い箇所にあるか、一文あたりの文字数が多くないか、漢字とひらがなのバランスがちょうどいいか、など。
同じ言葉が繰り返し使われていたりすると、違和感が残るので注意が必要です。

❹ 無駄な言葉は削除

特に女性に多いですが、言葉が丁寧すぎて見にくくなってしまうケースがあります。過剰な敬語は控え、回りくどい言葉は消しましょう。

一度文章を作成し、見直しつつ、無駄を削除していきましょう。

❺ 枠線などの装飾を使って、全体をデザイン

ただ文字が並んでいるよりも枠線・罫線などがあった方が見やすいです。多くのチャットツールの機能でも実装されています。

装飾で使えるテンプレートをブックマークしておくのも良いと思います。

本当は例文を載せようかと思ったんですが、心が折れたのでテキストでorz

そんな私が言うのもアレですが、文章もコミュニケーションなので相手への『思いやり』の気持ちが大事ですよね。


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「700名のメンバー全員に出社義務がない」キャスターでコミュニティーマネージャーしてます / 転職エージェントで5年勤務 → 今(マーケ部で新規顧客獲得のチャネル開拓中) / リモートワークの会社だけど対人コミュニケーションが強み
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