#2-12 プロジェクトの目的を決める
「ヒト」に関するテーマが長く続いていましたが、今回から「プロジェクトの目的」に関するテーマが続きます。
プロジェクトに集められたメンバーはそれぞれ、プロジェクトの活動をするにあたり、目指す方向性を一致させていく必要があります。
そのためには、プロジェクトの目的が何なのかを明確に定義して、それをメンバーに共有する必要があります。
以前も、目的を明確に定めることの重要性についてまとめていましたが、目的の定義って、本当に大事です。
個人レベルにおいてはどんな目的でも問題になりませんが、ビジネスのプロジェクトマネジメントにおいては、下手な目的と上手な目的はハッキリと分かれます。
ビジネスにおいては「利益を出す」という命題が前提で、具体的な目的まで上層部が既に指定している場合もあれば、そうでない場合もあります。
では、上手なプロジェクトの目的は、どのようにして決めていけばよいか。
これは、いくつかのフレームワークはありますが、決定的な方法があるわけではなく、正解のない問題です。
そして、プロジェクトが存在するためには、目的は誰かが必ず決めないといけません。
（PMがその役割を担うこともありますが、業界や企業によって変わります）
「プロジェクト」は「独自性のあるプロダクト（製品）やサービスを創造するための有期的な活動」です。
独自性のあるということは、何かの作り方を全て真似して創造することは出来ません。
一部を参考にしたり、アイディアを掛け合わせることはありますが、それでも、最終的なゴールは未知なモノです。
不確実性のある未知なモノを創造するので、目的の決め方にも、多少の未知な部分は含まれます。
とはいえ、歴史上、数多のプロジェクト活動の知見が溜まっていることで、フレームワークや目標の決め方のセオリーを学ぶことは非常に参考なります。
ステークホルダーの要求事項の確認
ステークホルダーの要件事項は、ヒアリングして把握しておくことが重要です。
会社の偉い方々はそれぞれ何を求めているか、ということを把握し、その要求に応える目的でなければ、会社の中のビジネスとして成り立ちません。
↓ ステークホルダーについては、下記記事
各ステークホルダーの要求の内容が衝突する場合は、優先順位をつけて、応える要求を選定します。
SMARTの法則
以前、状況を言語化するためのフレームワークとして「SMARTの法則」を紹介しましたが、「SMARTの法則」も有効です。
SMARTの法則
Specific ：「具体的」
Measurable ：「測定可能」
Assignable ：「達成可能」
Realistic ：「関連性」
Time-bound ：「期限付き」
の頭文字を取って、SMARTの法則と言います。
ゴールから考える
どんなプロジェクトでも、プロジェクトの活動によって、それまでにない”何か”を創造する、という点は共通しています。逆に、現時点では、その”何か”がないために、プロジェクトは生まれます。
プロジェクトが成功した時点と現時点のギャップを埋めるのが、プロジェクトの成果物であり、プロジェクトの存在意義です。
また、目的が決まったあと、実際の活動が上手く進まない際にも、ゴールから逆算して、今出来ないことや足りないことをどうすれば達成できるか考えて、制約や課題をクリアしていくことも重要です。
６Ｗ２Ｈ
5W1Hは良く聞くと思いますが、それにWhomとHow muchを加えた６W１Hを考えることで、目的がより明確になります。
Ｗhat ：何を
Why ：なぜ
When ：いつまでに
Who ：誰が
Whom ：誰のために
Where ：どこで
How ：どのように
How much ：いくらで
６W２Ｈの中でも、一番重要なのはWhyです。
Whyが変わると、他の５W２Hも変わってしまうくらい根幹になるものです。
これ余談なんですけど・・・
プロジェクトの目的の決め方について、ChatGPT（3.5）に質問してみたのですが、かなり適切なアドバイスだと思いました。
まず、「後輩への説明」という条件で質問してみました。
▼ChatGPT3.5先生
プロジェクトの目的を決める際には、明確かつ具体的な目標を設定することが重要です。以下は、後輩のプロジェクトマネージャーに向けたアドバイスです。
１．ステークホルダーとのコミュニケーション:
プロジェクトの成功には、ステークホルダーとの良好なコミュニケーションが不可欠です。まず、関係者との会話を通じて彼らの期待や要件を理解しましょう。
２．スマートな目標の設定:
目標は「具体的（Specific）」「測定可能（Measurable）」「達成可能（Achievable）」「リアルな（Relevant）」「時間指定された（Time-bound）」、つまりスマートなものであるべきです。これにより、明確で実現可能な目標が設定されます。
３．ビジョンとミッションの確立:
プロジェクトのビジョンとミッションを確立することで、チーム全体が共有する目標を作り出します。これにより、一貫性のある方向性が確保されます。
４．リスク分析とフレームワークの検討:
プロジェクト目標を設定する前に、潜在的なリスクや障害を予測し、それに対処するためのフレームワークを検討します。これにより、目標達成に向けた計画をより堅固にすることができます。
５．優先順位付けとリソースの最適活用:
目標が複数ある場合、それらを優先順位付けてリソースを最適に活用することが大切です。これにより、最も重要な目標に焦点を当て、成功への道筋を確立します。
６．進捗のモニタリングと評価:
目標の進捗を適切にモニタリングし、定期的に評価を行います。必要に応じて調整を行い、目標達成に向けたプロセスを最適化します。
これらのアプローチを組み合わせることで、プロジェクトの目的を明確に定義し、成功に向けて効果的に進むことができるでしょう。
『PM BOK』の内容を学習したのでしょうか、教科書のお手本のような回答です。次に、「小学生でもわかるような簡単な内容で」という条件を付けました。
▼ChatGPT3.5先生②
もちろんです！プロジェクトの目標を決める方法は、次のポイントに注意すると良いですよ。
１．みんなとお話ししよう:
プロジェクトを進めるためには、関わる人たちと良く話すことが大切です。みんなが何を期待しているか、どんなことを大切に考えているかを聞いてみましょう。
２．はっきり言ってみよう:
プロジェクトの目標は、はっきりとした目標を立てることが大事です。例えば、「〇〇を終わらせる」とか「〇〇を達成する」といった目標を設定しましょう。
３．みんなで一緒に頑張るために:
プロジェクトのビジョンとミッションを考えて、それをみんなで共有しましょう。みんなが一緒に頑張る目標があると、みんなが協力して進めやすくなります。
４．問題は予測しておこう:
何かうまくいかないことがあるかもしれません。そんな時のために、前もって問題やリスクを考え、どうやって対処するかを考えておきましょう。
５．どれを優先するか考えよう:
目標が複数ある場合、どれを一番大切にするかを考えてみてください。一番大切な目標に集中することで、成功の道が見えやすくなります。
６．進み具合を確認しよう:
プロジェクトが進んでいるかどうかを定期的に確認しましょう。うまくいっている部分はそのままで、問題があれば修正することで、目標に近づきやすくなります。
これらの考え方を大切にすると、プロジェクトの目標を達成しやすくなりますよ！
小学生のクラスの目標決め方みたいですが、「上手な目的な決め方」は、プロジェクトマネジメントに限らず、どんな分野でもとても大事なことですね。
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