1週間の振り返り｜改訂新版 書く技術・伝える技術 (スーパーラーニング)

どうも！新卒でWeb広告の業界で働いている”やす”です。

先週は『改訂新版 書く技術・伝える技術 (スーパーラーニング)』という本の要約とどのような行動に移すかを明記しました。

そこで、今回はその振り返りを行っていきます。

1週間の取り組み内容

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・社内外問わず、報連相をする際に文頭に結論、目的を提示し、簡潔に文章を書く

簡潔な文章を書く際に気をつけるポイントは以下の4つです。

①等位接続助詞をできる限り使用しない
②相手のニーズ、前提を理解する
③文末表現を冗長にしない
④類語の繰り返しを避ける

1週間の振り返り

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○良かった点

簡潔に報連相を行えるようになったことです。

目的や結論を冒頭に提示して伝えることで上長からも実際に伝わりやすくなったとフィードバックをいただきました。

今までの私であれば、「今〇〇の状況で、こうなっていて、前提が〇〇で」とダラダラと現状説明から入り、「よって、〇〇だからこれに関する質問をしたいです」と結論が見えにくい文章になっていました。

そのため、上長からはいつも「結論、何が言いたいのかはっきりさせろ」という風にご指摘を受けていました。

経営者やビジネスマンは時間が無いからこそ要点だけを知りたいんだということを学び、より一層簡潔な文章を書くことが身についたと思います。

また、今週一週間を通して、報告、連絡、相談のどれで、どんなことを聞きたいのか明確にした上で、相手にどんなアクションを取ってもらいたいのかまで伝えるように心がけることができました。

これまでであれば、何でも「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」か「よろしくお願いいたします。」で締めていました。

しかし、回答を求める場合は、「ご回答のほどよろしくお願いいたします。」、確認だけの場合は「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」など相手にどんなアクションを取ってもらいたいのか、明確にしたことで、相手に負荷のかけない文章にしました。

そして、少しずつ報連相の文章に慣れてくると、必然的に報連相をすること自体も煩わしくなくなり、報連相を行う回数が従来よりも増えたと思います。

○改善点

社外へのテキストコミュニケーションに関しては、課題点が多くあると感じました。

私は簡潔な文章を書く際に気をつけるポイントの以下2つが欠けていました。

①等位接続助詞をできる限り使用しない
②相手のニーズ、前提を理解する

先週、クライアントさんにご不安を抱かせるような状態を作ってしまい、その際のテキストによる対応が非常に難しかったです。

実際、上長が全てを対応してくださったので、私はテキストを模擬で考えるだけでしたが、自分自身が想像できていなかったところまで、考え文字に起こしていました。

まさに、私は②相手のニーズ、前提を理解するという部分が足りなかったです。

クライアントさんからいただく言葉を表面的に捉え、返さないといけないという思考で止まっていました。

しかし、考えるべきことは相手が今どんな状況なのか、どんなことを求めているのか、そして私はどのように振る舞うべきなのかなどを深くまで理解した上で文章に落とし込む必要があったと思います。

また、私にとって不利な状況、対応に困るような場合だと、変に伝えなくてはという思考になり、文章が冗長になっていました。

そのため、等位接続助詞も多用して、相手に負荷をかけた文章になっていたと思います。

次回の行動計画

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次回も同様の行動を取っていきます。

先週の社長の研修でもお話があったように、コピーライティングを極めることで仕事の90％は楽になると思います。

これは現場の業務やクライアントワーク、人を巻き込む中など本当に必須のスキルだと感じました。

そのため、相手にわかりやすいような簡潔の文章を書くトレーニングを継続していきます。

そして、今まで以上に、相手のニーズ、前提を理解するということに重点を置いて取り組んでいきます。