改訂新版 書く技術・伝える技術 (スーパーラーニング)
どうも！新卒でWeb広告の業界で働いている”やす”です。
本日も本の要約をし、これまで得てきた考えと絡めつつ、どのような行動に移していくのか記載させていただきます。
本書の選定理由
私が本書を選定した理由は2つあります。
1つ目は、成果を出せる人はコミュニケーションの技術が備わっているからです。
全ての職業に当てはまりますが、クライアントワークが多い、広告業界では特にコミュニケーションの技術が成果を出す上で重要になってきます。
私の上長からもコミュニケーションが出来ない人は成果を出せないと言われており、今後超圧倒的な成果、信頼されるコンサルタントになるためにはコミュニケーションの技術を伸ばす必要があると思いました。
2つ目は、私は相手に負荷をかけたテキストコミュニケーションを行っているからです。
私たちは社内、社外ともに多くのやり取りをチャットで行っています。
そのため、チャットでの文章の作成に時間がかかったり、相手に理解してもらうための手間を煩わせることは、生産性の低下、信頼関係の問題にも影響を及ぼします。
私の課の皆さんはリモートで作業しているということもあり、基本的にはテキスト上でのコミュニケーションがメインです。
しかし、私のテキストがわかりづらいがゆえにいつも先輩方の手間をかけてしまっています。
そこで、相手に理解してもらえるようなテキストコミュニケーション能力を身につけることが非常に重要だと感じました。
書籍情報
書籍名：改訂新版 書く技術・伝える技術 (スーパーラーニング)
著者：倉島 保美
読み手に負荷をかけないコミュニケーションとは
読み手に負荷をかけないコミュニケーションの要素は大きく分けて3つあります。
・読み手になるべく文章を読ませずに、それでいて必要な情報を伝達できる
・内容を一読で理解してもらえる
・重要な情報を記憶に残せる
実際に先輩方の文章を読むと一瞬で必要な情報が入ってきやすく、文章構造も非常に簡潔でわかりやすいです。
一方で、私の文章は冗長で何を伝えたいのか明確になっていない文章になっています。
チャット上で仕事を進めることが多いので、上記の3つを守った文章を作成することが仕事を効率的に進めるかつ相手が仕事をしやすくするために非常に重要だと思いました。
コミュニケーションの技術を高める4つの法則
テキストコミュニケーションの技術を高める上で重要な4つの法則をお伝えします。
1．文章の冒頭には情報をまとめて書く
2．並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く
3．ひとつの文には、ひとつのポイントだけを書く
4．無駄なく、簡潔に書く
それでは、1つずつ説明していきます。
1．文章の冒頭には情報をまとめて書く
文章の冒頭に必要な情報をまとめて書くメリットは5つあります。
①読み進むべきかを的確に判断できるので、必要な情報だけ読める
②内容を予想しながら読めるので、理解しやすい
③根拠を確認しながら読めるので、一読しやすい
④ポイントが強調出来る場所に書いてあるので、必要な情報を記憶しやすい
⑤話が脇にそれにくくなるので、論理的に構成できる
冒頭に必要な情報をまとめて書くことで読み手にとってメリットがあるのはもちろんのこと、書き手としても文章の構成に悩むことなく、より簡単に書くことができます。
また、このような内容はよく結論ファーストや目的意識といった形で耳にすることはあるでしょう。
しかし、理解はできていてもこれを実際に出来るという人は少なく、自分自身も結論や目的の部分が欠落してしまいます。
そのため、まずは伝えたい部分を明確にしてから文章を作成していきます。
2．並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く
並列する情報は同じ構成、同じ表現で書くメリットは4つあります。
①読み進むべきかを的確に判断できるので、必要な情報だけ読める
②内容を予想しながら読めるので、理解しやすい
③情報の漏れを防止できるので、論理的に構成できる
④構成も表現もコピーできるので、速く書ける
同じような表現や構成だと文章が単調だと思われそうですが、瞬時に理解したい人からしたら、同じ表現の方が圧倒的に理解が速いです。
同じことを伝えたくても、異なる表現方法を使用すると別の意味に解釈される可能性もあり、伝達性に欠けます。
そのため、いかに伝わるかを考えて文章は作成すべきです。
3．ひとつの文には、ひとつのポイントだけを書く
原則、ひとつの文で複数のポイントを述べるのは良くないです。
伝わりにくい文章を書く人の特徴はまず1文が長く、1文で多くのことを伝えようとしています。
ひとつの文にひとつのポイントだけ書くメリットは2つです。
①文のポイントを強調されるので、重要な情報を記憶できる
②文が短くなるので、一読で理解できる
実際、先輩方の文章は文章が簡潔であり、見るべきポイントがはっきりしているため重要な要素がすぐにわかります。
また、私は強調したいポイントが明確でない上に冗長な文章を書きがちです。
その理由の1つとして、接続助詞などで文章をつなげて1文で色々と伝えようとしてしまっています。
これを解決するポイントは3つあると書かれています。
①接続関係が弱い2つの文は切る
②接続関係が強く、接続しても短い2つの文は、接続関係を明示してつなぐ
③接続関係が強く、接続すると長い2つの文は、接続語句を追加した上で切る
1文が長い人にありがちなのが、「～て、」や「～り、」「～し、」「～が、」のような等位接続助詞でつなぐことです。
そして、特に「～が、」という接続助詞はできる限り使用してはいけません。
なぜなら、「～が、」には順接と逆接の両方の意味を含み、理解がしづらくなるからです。
私は文が長くなりやすいので、上記のポイントをもとに1つ1つの文にも丁寧に書かないといけないと感じました。
4．無駄なく、簡潔に書く
不要な情報と冗長な表現を無くすことでより相手に負荷をかけない文章を作成することができます。
無駄なく、簡潔に書くメリットは2つあります。
①不要な情報が邪魔しないので、一読で理解できる
②不要な情報が邪魔しないので、重要な情報を記憶できる
読みやすい文章を書く人はやはり不要な情報がないので、パッと見でも内容が入ってきます。
これは文章の中身もそうですが、文章を構成する見た目も同様です。
そして、無駄なく簡潔に表現するための方法は4つあります。
①読み手のニーズを意識する
②読み手の前提知識を意識する
③類語の繰り返しを避ける
④文末の冗長表現に気をつける
私の上長からよくテキストコミュニケーションのご指摘を受けます。
そして、上長のテキストコミュニケーションをもとに勉強をしているのですが、上長の文章のすごさは特に①、②を深く理解できていることだと思います。
相手がどんな人なのか、何を考え、何を求めているのか？これまでの前提は何か？そして、自分はどのように見せるべきなのか？など深くまで理解した上で文字に起こしています。
だからこそ、テキスト1つとっても相手、クライアントさんからの信頼を勝ち取れるのだと感じました。
結局、一般的に綺麗そうな文章ではなく、伝えたいあの人にとって最も伝わりやすい文章を書くことが大事だと思います。
また、多くの人が文末の表現が冗長になりがちです。
例えば、「～ことができる」は、「～られる」と表現できます。
「～と思われる」なども、できれば「～である」と言い切るようにすべきです。
どのような行動に移すか
本書を通してテキストコミュニケーションの技術を高める方法について学びました。
本書を踏まえて、私は今週以下の行動に移していきます。
・社内外問わず、報連相をする際に文頭に結論、目的を提示し、簡潔に文章を書く
私は報連相をするとよく「目的や結論は何？」というご指摘をいただくことが多いです。
そのため、まずは報連相をする際にまず目的、結論を提示して書くようにします。
また、簡潔に文章を書く際に気をつけるポイントは以下の4つです。
①等位接続助詞をできる限り使用しない
②相手のニーズ、前提を理解する
③文末表現を冗長にしない
④類語の繰り返しを避ける
これらのポイントを意識した上で報連相を円滑に進め、テキストコミュニケーションの技術を高めていきます。
「結果目標」と「行動目標」
■結果目標
「信頼されるコンサルタントになる」
▼「結果目標」と「行動目標」
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