（例文あり）応募者への連絡は「いつ」「どうやって」「何を」するべき？

「初めて掲載した求人に反響があった」
「応募がきたから面接したいけれど、どう連絡するべき？」
など、求人に応募がきたのは良いものの、その後の対応に困っている…という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は応募後の対応について、メッセージの例文と合わせてご紹介します。

Q.応募があったらいつ連絡するのがいいの？

A.「応募者への連絡はできる限り早く行いましょう」

求人に応募があった際は、スピーディーな対応を心がけましょう。
同時に複数の求人に応募しているケースも多いため、返信や対応の速さが採用に直結することもあります。
できれば応募があったその日のうちになるべく早く連絡を取ることがベストです。

応募者にとって大切なのは、自分が応募したことに対して「企業からリアクションがあること」です。

とはいえ、応募者の対応に都度時間を割くことは難しい…という方には、アットカンパニーでも利用できる自動応答機能が便利です。
事前に設定したメッセージを、求職者に自動で送ることができます。

Q.応募後の連絡は何を送ればいいの？

A.「応募のお礼と選考の流れについて説明しましょう」

今後の選考の流れを伝えることで、求職者は内定までのイメージを持つことができ、選考に臨みやすくなります。

【メッセージ例①】
求人へのご応募ありがとうございます。採用担当の●●です。
早速面接をさせていただければと思いますので、後ほど「000-000-000」の番号より日程調整のお電話をさせていただきます。
面接は1回のみの予定となっております。
よろしくお願いいたします。

～注意したい点～
WEBで応募があった場合、突然電話やメールで連絡をとってしまうと、応募者が対応できない場合も考えられます。
電話連絡が必要な場合は、上記の【メッセージ例①】のように「電話をする旨や番号を事前に連絡する」や「求人原稿に応募後に電話連絡することを記載する」ことで連絡が取りやすくなります。

また応募者に電話連絡を要求すると、WEB応募→電話連絡とハードルが高くなり、選考の途中離脱につながることもあります。
応募者と連絡が取れず折り返しの電話を求める場合も、留守番電話に簡単な用件を伝えて改めて連絡するなどの工夫が必要です。

応募者への連絡は、やむを得ない場合を除いて企業側からとるようにしましょう。

【メッセージ例②】
この度は求人にご応募いただきありがとうございます。
つきましては、この後書類選考を行わせていただきますので、履歴書と職務経歴書をメッセージボードにお送りください。

～今後の選考について～
書類到着から1週間以内に結果をご連絡いたします。
書類選考通過後は、人事面接・役員面接の合計2回の面接を行い、内定となります。

どうぞよろしくお願いいたします。

Q.面接の案内はどうすればいいの？

A.「まずは面接日時を設定しましょう」

面接を実施する場合は「日程の調整」を行う必要があります。
面接ができる日時に限りがある場合はこちらから提示し、応募者に選択してもらいます。
融通がきく場合は、応募者にいくつか希望日時の候補を提示してもらいましょう。

【メッセージ例①】
書類選考の結果、ぜひ●●様と面接にてお会いできればと思います。
つきましては、以下の中からご都合の良い日時をご連絡ください。
面接は本社にて、30分程度を予定しています。

①●月●日（●）●：●～●：●
②●月●日（●）●：●～●：●
③●月●日（●）●：●～●：●

よろしくお願いいたします。

【メッセージ例②】
ご応募ありがとうございます。
早速ですが、ぜひ●●様と面接ができればと思います。
つきましては、ご都合の良い日時を3つほどご連絡いただけますでしょうか？

面接場所：大阪市淀川区●●●●（大阪支社）※求人の勤務地と異なります
実施時間：30分程度（予定）
持ち物：履歴書、筆記用具

よろしくお願いいたします。

日時だけでなく、面接場所や時間、持ち物などについても必要に応じて連絡しましょう。
最近はオンライン面接も一般化しているため、面接方法について明確に伝えることも大切です。

［番外編］応募者対応に使える便利な機能

応募〜連絡〜面接までの連絡方法や内容についてご紹介しましたが「毎回文章を考えるのは大変…」という方にぜひ活用いただきたいのが「テンプレート機能」です。

アットカンパニーでは予め5つのテンプレートが用意されており、使用することができます。
また、必要に応じてテンプレートを編集することができるため、独自のメッセージテンプレートを作成することも可能です。

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