HACCPを上手く使うために㉚　～原則７　文書＆記録　記録の目的は？～

こんにちは！　あたたけ です。

今回はHACCPの『原則７（手順１２）　文書＆記録』の続きです。

前回の記事では、以下のようにまとめ、文書体系の例を挙げてみました。

文書：考え方や手順をまとめたもの⇒常に最新版に更新する！
記録：作業の結果を残したもの　　⇒一度、記録に残したら書き換えない！

PDCAサイクルで考えると、
『P』で考えたものが『文書』、『D』の結果が『記録』になる！

ということで、今回は『記録』について考えていきましょう。

１．記録の目的は？

私の記事で頻発？している『目的を考える』ですね。

皆さん、ご自身の仕事で扱っている『記録』ですが、
目的って考えていますか？

まぁ、法律やISO等の規格要求事項、取引先依頼（という名の指示）など、
目的など関係なく必要なものもありますが、
『自分たちの組織が誰に言われるでもなく、残している記録』について
目的（記録をとる理由）をキチンと説明できるでしょうか？

『組織内の他人（※エライ人）の指示』という悩ましい理由もありますが、
本来、組織内だけで活用する記録は、目的が明確でないのであれば、
負担軽減のため、組織の判断でなくしてOKですよね。
（記録の負担増は、記録の偽装に直結しますので避けたいところです）

さて、あたたけが考える『記録の目的』は２つあります。
１つが、『作業を忘れないため』、
もう１つが、『正しい作業を証明するため』というものです。

順に見てきましょう。

２．記録が必要な作業って、大切な作業でしょ？

安全な食品を作る（に限らず、何かを成し遂げる）には、
『適切な手順を決める（P）⇒手順通りに作業する（D）』という流れで
取り組みます（いわゆるPDCAサイクルですね）。

この時、『記録表がある』『記録を残す必要がある』ということ自体が、
『この作業は大切なんだ！』『手順を守らないといけない！』と
作業する人への気づき、意識向上に繋がるのが本来の姿です。

当然、正しく作業されているか確認する（C）立場の人にとっても
『記録があることは重要⇒作業内容まで含め、しっかり確認する』と
確認モレ防止や確認効率向上に繋がるのが『記録』というものです。

『記録の形骸化』が問題となっている場合には、
『記録は作業を忘れないためのもの』、
『記録は作業に結びついているもの』、
『記録はそれだけでは意味がないもの』という認識が
足りていないのではないでしょうか？
その原因は『ムダな記録が多すぎて、どれが大事かわからない』では
ないでしょうか？

３．記録は過去の証明！

記録の目的として、『正しい作業を証明するため』というものは
まぁ、当たり前のことですね。

食品に限らず、ものを『使う時（食品であれば、食べる時）』に対し、
『作る時』は必ず過去の話になります。
そのため、使う時に、正しく作られたものなのか？と問われても、
作ったのは過去の話であり、正しい作業自体は見せようがありません。
そのため、正しい作業をしたことを『記録』に残すことで、
『過去の証明』を行うことになります。

食の安全（に限らず、製造全般）には『正しい作業』が大切、
その正しい作業を忘れないため、また、
正しく作業したことを証明するため、『記録』があるのです！

なんか、あんまりHACCPに限らない話になってしまった。。。。。
ちなみに、HACCPで求められる記録は、
『モニタリング』『是正措置』『検証』＋『PRP』に関わるものですね。

さて、とりあえず今回でHACCP 7原則12手順はまとめ終わりです！
次回は、、、特にまだ決めていませんが、
いろいろと気になることはありますので、、、、、、ではでは。