企業を無料でグローバル化！海外インターンのリクルートから業務開始までの手順10点教えます！
appcycle inc. 開発事業担当のまち子ことマッチンです。
appcycle inc.ではあだ名や下の名前で呼び合っている、カジュアルなスタートアップです。
では本題へ。
今の企業を少しでもグローバル化したいがコストがない、どうしよう。という企業の方、無料でグローバル化できます！
それは、海外学生インターンを無償でリクルートする！
海外の大学では専攻に関連するインターンシップを2-3か月した後、そこでのパフォーマンスが評価され、良い場合は単位をもらい(相当な失敗がない限り、単位は貰える)、卒業、という流れです。私もアメリカの大学で社会福祉を専攻し、4年生の夏休み3か月はインターンした後、卒業しました。
日本いる海外の留学生や、海外にいる日本人留学生、もちろん外国にいる外国人大学生など、インターンシップがマストの人達をリクルートし、無料でグローバル化ができます。ではここで手順10点！
*大前提：英語や外国語が話せるスタッフが1人でもいると、以下の10点は可能です。
1. 明確な業務内容を英語で考える
インターンの業務内容を明確にする。通常のリクルーとと同じです！
日本いる海外の留学生や海外にいる日本人留学生、外国の大学に通う学生はとにかく多忙です。課題、論文、グループワーク、プレゼン、課外授業など常に勉強している状態です。そして、アルバイトや自分の時間があります。その時間を割いてインターンをしてもらう為、業務内容は明確にし、追加や削除は必ず契約時に本人の承諾を得てします。雑務をしてもらうのではなく、一人のメンバーとして迎えるという心持ちで受け入れましょう。
2. 応募条件を決める
業務内容を確定後、どの様な応募条件にするか決めます。年齢、専攻、経験、志望動機など、こちらも通常のリクルートと同じ内容です。細く書いた方が、企業側も応募者もどのような人材を求めているかわかりやすく、「思っていたものと違った」を避ける事ができます。
例えば海外マーケティングのインターンを応募した際、
- 学歴：高校卒業、大学在学、大学卒業見込みの方が好ましい
- 年齢：18歳以上
- 経験不問
- 期間：3か月以上
- 環境問題を解決したいという強い想い (理念に賛同している人)
- 業務形態：プロジェクトベースの作業。業務を納期内に提出できるよう、スケジュールを自分で作成し管理できる人。(時間の管理ができる人)
- 効果的なコミュニケーションと対人スキル（書面と口頭の両方）
- チームで働く能力
- 優れた分析力と解釈能力
- 無償インターンである事を了承してくれる人
等と記載しました。
業務形態を「週3日、9:00-17:00」や学歴「電子工学専攻：大学院卒」など、その企業に合った応募条件を細かく記載する事をお勧めします。
3. インターンの受け入れ人数を考える
海外インターンを採用する事により、企業の人数が増えます。そして、英語が話せるスタッフが学生インターン達の窓口となりまとめます。その為、スタッフの業務内容次第で、何人まで面倒を見れるかを考えます。
企業の全体ミーティングに海外インターンが参加する際、インターンの担当者が他のスタッフとの橋渡しとなり、ミーティングの流れを予め決めて進行したり、英語や日本語の通訳をしたりします。
最初は1-2人程インターンとして受け入れ、自分の業務内容とインターンの面倒の時間配分を様子見し、今後の受け入れ人数を考えてみるのがオススメです。
私は最初に海外マーケティング1人と海外営業1人、計2名の海外学生インターンを2-3ヶ月程担当しました。もう少し人数を増やしてもいけると考え、その次は5人にしましたが、出張などが重なり、細かく指示する事が難しいという要素もありますが、5人は難しかったです。幸い1人が大学卒業し職が見つかった為、辞退するという事で5人の期間は約3週間で終わったので、何とかまとめる事が出来ました。その為、私個人では最高4人の学生インターンを受け入れたいと考えています。
4. 掲載するウェブサイトを選ぶ
a. LinkedIn
海外ではLinkedInという就職用SNSを使い就職活動を行う人が数多くいます。FacebookやInstagramの様に自分のプロフィールを作成し、職務経歴やキャリアについて興味関心がある事を掲載し、スカウトを待ったり、自分から興味がある企業や団体に連絡をします。大学生や大学院生はLinkedInにてインターンシップや職を探します。利点としては、履歴書をもらう前に、LinkedInにてどの様な人か確認でき、応募する側もどの様な企業・団体かを確認する事ができ、お互い求めているものを予め確認する事ができます。
b. 各大学のウェブサイト
大学によってはインターンシップで単位修得後、卒業というシステムがあります。その為、教授からインターンシップ先を聞いたり、大学のウェブサイトに掲載されいてるインターンシップの情報を元に応募する事もあります。大学でインターンシップ募集を掲載できるかを確認し、可能であれば掲載させてもらう方法も効率が良いです。企業に必要な分野の専攻にのみ掲載するという事も可能です。例えば、繊維の研究開発に長けている大学にて、研究開発のインターン生を応募したい、という場合は、大学の学部に問い合わせてみるといいと思います。
私もサステイナブル・ビジネスなどでググり、スタンフォード大学院ビジネスにダメもとでお問い合わせした所、快く掲載してくれました。ダメもとで連絡してみる事は大ありです。
5. 面接の質問を準備する
大前提として、面接は英語または外国語で実施します。英語(または外国語)と日本語が話せるインターンが欲しい場合は両言語で実施します。その為、質問は面接時に話す言語で準備しましょう！
面接の質問は社員を雇用するものとほぼ同じですが、業務経験がない為、職歴は聞かなくても良い事が多いです。経験がある人にはどうであったか聞き、経験はないが学んでいるという人にはどこまで学んでいるかを知れる様な質問を作成すると良いです。
6. 面接をする
面接の質問作成後は、面接を実施するのみ！インターンの採用と一般社員の採用の大きな違いは、業務経験有か未経験です。その為、事前に業務内容を確認し、企業側とインターン側の業務内容の理解が一致している事を面接時でも確認をする事をお勧めします。具体例を述べながら業務内容の説明をするとわかりやすいです。そうする事により、インターン開始後に「想像していたものと違った」等の理由で、期限前に辞退するという事を回避できます。
7. 契約書を準備する
インターン用の契約書を英語または外国語で準備します。テンプレートを英語や外国語で検索すると出てきますので、そちらを使いましょう。外国語のインターン契約書を一旦全て読み、日本語の契約書内容と同じである事を確認し、追記や削除をします。編集をした際はネイティブの言語校正者に確認してもらい、準備は完了です。日本語の契約書を外国語に翻訳するより手間が省け、短時間でできるのでオススメです。
私はアメリカ人の友人に言語確認をしてもらいました。おそらく英語や外国語を話せるスタッフには、英語や外国語のネイティブの友人や知り合いがいると思うので、その人に頼る事をお勧めします。いない場合は翻訳サイトにお問い合わせし、料金を払って確認してもらいましょう。外国での書類物はとても重要で、契約外の事が発生した際は、訴えられる事もありますので、契約書の準備は丁寧にしましょう。
8. オリエンテーションの準備をする
どの会社に行っても、初日はオリエンテーションや引き継ぎ作業です。海外インターンも同様ですので、英語や外国語でオリエンテーションの準備をします。インターン開始初日はまずは会社の概要、業務内容の確認、業務時に使うツール(Eメール、チャットツール、ビデオ会議ツール、クラウド等)等をオリエンテーションで確認します。初めてインターンをする人には特に使い方を丁寧に説明しましょう。後々、使い方を知らなかったから作業ができなかった等を防ぐため、オリエンテーションは綿密に計画し、実施しましょう。
働くことが初めて、インターンが初めてという学生が多いので、仕事をする際のエチケットなどもオリエンテーション時にお話しした方が良いです。例えば、何かを依頼する際は期限を営業日3-5日設け、急遽必要な場合は「急遽申し訳ないのですが」という枕詞を入れて依頼をする等、相手を敬いながら一緒に働く事を忘れないように。とても基礎的な事かもしれませんが、忙しくなるとつい依頼の文章が冷たくなったり、丁寧に依頼をする事を忘れてしまう事は誰にでもあります。インターン以外でもオリエンテーション時は人を敬い共に仕事をすると、お互い気持ちよく仕事ができるので、よりクリエイティブに楽しく仕事をする事が出来るので、心がけましょうと伝えています。
9. フォローアップとリマインダーをする
初めて企業でインターンをする人もそうですが、どんな人でも確認依頼されたものを忘れる事があります。その為、依頼した人が納期前日に提出可能かを再度確認し、提出延期希望の場合はスケジュール修正を事前にできます。フォローアップも同様で、進捗状況を確認し、困難な部分を予めヒアリングし、納期を延長するか、ミーティングをチームで設けるかなど、確認が大事です。
10. 定例MTGを設定するとよりスムーズ
リモートワークや出社業務でもそうですが、定例MTGはマストで実施する事をお勧めします。部署毎にするか、海外インターン全体でするか、スタッフとインターン全体のMTGするか等は、それぞれ企業で異なる為、ご判断はお任せします。定例MTGの利点としては、インターンの進捗を知る事ができ、どのような事で悩んでいるか、どのようなアイディアを持っているか、など話し合いができる機会はインターンにとってとても大事です。そして、監修するスタッフ側もインターン全体に伝えたい事や、問題点などある際は定例MTGで共有すると良いでしょう。
appcycleでは、部署毎にMTGを実施し、スタッフとインターンとの全体MTGは特に設けていないです。理由としては、MTGが日本語と英語になる為、倍の時間がかかる。その為、私がスタッフ定例MTGで聞いた事を、部署別MTGの際にインターンに共有しています。スタッフがインターンにもMTGに参加して欲しいというものには、事前に海外インターンに英語の資料などを配り、質問がある際は私がMTG時に通訳します。
上記の様に、海外インターンの受け入れは担当者の業務が増えますが、その分海外的な視点やアイディアを取り入れる事ができます。最初は無償の海外インターンを受け入れ、海外の方と働く事がどの様な事か様子を見た上で、本格的に海外のスタッフの受け入れの検討をした方が良いでしょう。受け入れが決まった際、海外担当者や企業全体の業務の見直しをし、海外のスタッフを受け入れる事をお勧めします。
海外インターンの受け入れについての質問や、企業や教育現場でのグローバル人材育成に興味がある方など、いつでもご相談ください。お問い合わせは以下のリンクでお願いいたします。
事業開発担当
まち子
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