【仕事術】文書は速攻起案！8割完成で稟議に回すべし【教師】

こんにちは、渡部です。
記事に興味をもっていただき、ありがとうございます。

今回のテーマ

皆さんは、教師の仕事術についてお話します。
学校の先生方は日々の業務で文書を作成することが多いと思います。
指導案や行事の計画書、学級通信や通知表の所見など種類は多岐に渡ります。
文書作成に掛ける時間が多くなっている学校現場。
職種が教師なのか事務なのかわからないと感じることが度々ありますよね。
文書作成をしたくて教師になった人は1人もいないはず。
児童生徒との成長のサポートをしたいから教師になった人が多いはずです。
勤務時間の大部分を児童生徒たちと直接関わっていたいですよね。
そこで、今回は文書作成の時短テクを紹介します。
このテクニックを使うことで、文書作成の時間が30%削減できるはずです。
先生方のお役に立つ内容になっていると思うので、ぜひ最後までお読みください。

＜8割文書作成法＞​

私がオススメするのは、文書を8割で作成することです。
学校で作成する様々な書類。
文書の7割できたら起案してしまうのが、私のやり方です。
起案というのは、「文書担当の事務の先生や管理職の先生に書類の誤字脱字や表現などを確認していただくこと」です。
地域によっては稟議という場合もあるようですね。
厳密には起案と稟議は意味が違うようですが、文書を担当の先生方に見てもらうことをまとめて起案と呼びたいと思います。

8割の基準

「自分が確実に入力すべき内容は全て記入してある状態」と私なりに定義しています。
指導案で言えば、本時の展開などは自分なりに完璧に入力完了している一方で、指導観や教材観などは「こんなもんでいいかな」くらいで入力している状態です。
学級通信で言えば、8割くらいの生徒は自分なりにこれで完璧だとなっている一方で、2割くらいの生徒は「精一杯考えたけど、この表現で生徒の良さが保護者に伝わるかな…？」となっている状態です。

余談　「起案」と「稟議」の違い

1. 起案

• 意味: 提案やアイデアを作成するプロセス。具体的な計画や問題解決のための案をまとめることを指します。

• 役割: 提案者が新しいプロジェクトや施策を立案し、その内容を文書化します。この段階では、主に提案の詳細を作成し、組織内の上層部や関係者に理解してもらうための基礎が築かれます。

• 例: 新しいプロジェクトの企画書、予算計画書、制度変更の提案書など。

2. 稟議

• 意味: 提案された起案に対して、組織内の関係者や上司が承認を行うプロセス。多くの場合、文書が組織の複数の階層を経て承認されます。

• 役割: 起案された内容を承認するかどうかの意思決定を行う段階です。稟議書として回され、関係者の承認を得て、最終的に決定されます。

• 例: 上司や役員が稟議書に署名して承認を行うプロセス。

違い

• 起案はアイデアや計画を作成する行為であり、稟議はその提案が組織内で承認されるためのプロセスです。

誤字脱字王の渡部

8割で文書を提出すると職場の同僚に話すと、「先生は文書を書けるからでしょ〜」と言われます。
それは完全な誤解です。
私は誤字脱字王です。
びっくりするくらいの数の間違いがあります。
起案した文書は稟議が終わり自分の元に返ってくると、赤でたくさん訂正が入っています。
誤字脱字王の自覚がある私ですが、8割完成した文書を軽く見直したらすぐに起案します。

なぜ8割で起案するの？​

どうせミスはある！

​なぜ誤字脱字が多いので、8割で提出するのか。
それは、見直しをしてもミスはあるからです。
見直しが足りないと言われることもありますが、1回見直しして気付けないものはしょうがないと割り切っていいと思います。

文章にはクセとこだわりがある

人それぞれ文に個性があります。
点の位置とか、文章の表現とか好みがでますよね。
同じ文書を出しても、直す先生と直さない先生がいるということもあります。
私もA先生に起案した時には修正が入らなかったのに、B先生に起案した時には修正されたという経験が何度もあります。
文章には好みがありますからね〜。
だから、そもそも起案する先生が悩んでも仕方ないのです。
「この表現だと直されるかな」と考えても、あとは管理職の先生の裁量次第なのです。
ですから、さっさと提出して直してもらったほうが良いに決まっています。

最初に伝えておく

どうせ直されるから8割でいいやと思っていても、起案文書を見てくれた先生方に適当だと思われる可能性もあります。​​
対策として、最初に「私は文書作成が苦手なんです。たくさんミスがあると思いますが、ご指導お願いします。」と伝えておくことをオススメします。
前もって文章を作成することへの苦手意識を伝えることで、ハードルを下げることが可能です。
私は起案する書類に付箋を貼り、そこに「〇〇の部分、どうしても良い表現が思いつきません。ご助言いただければ嬉しいです。」と記入します。
教えるのが好きで学校の先生になった人が多いはず。
質問することで先生方の教えたい欲求を満たすことができるので、適当と思われるリスクを減らすだけでなく、同僚の先生との良い人間関係を構築することも可能になります。​

先生の大切な仕事は別にある​

文書作成は確かに先生の仕事です。
しかし、1番大切な仕事ではありません。
1番大切なことは、児童生徒に学力をつけさせる授業をすることだと思います。
ですから、文書は起案して稟議してくださる先生と協働して作る気持ちでいいと私は考えています。