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セミナー運営のおはなし

すがいあきこ

7/16(土)に開催された「オンライン秘書の働き方セミナー」
運営・司会進行をさせていただきました。
とーーーっても遅くなりましたが、振り返ります！

◆オンライン秘書の働き方セミナーって？

ひとり経営者の方を中心に、需要も徐々に高まってきているオンライン秘書。その、オンライン秘書の先生としてもご活躍されているゆりえもんさんのセミナーが開催されました。

ゆりえもんさんとのご縁で私自身もオンライン秘書をしていること、
ライブ・イベント業界にいることも相まって、運営にお声がけいただいた形です。
1月のコチラに続き、また運営で関われることになりありがたい限り。
今回はイベント制作の裏側を、時系列＆お料理形式で綴っていきます。

※私がオンライン秘書になった経緯はコチラ。

◆開催自体は決定していた

セミナーをやることはすでに決まっていたようで、会場と日程もほぼ決定していました。

料理でいうと「ご飯作ることは決まってる。とりあえず鍋とコンロは用意した。」みたいな感じですね。

◆あとから運営メンバーにお誘いいただく

すでに、ゆりえもんさんとは別に運営メンバーは3人決まっていました。
私は後から運営にお声がけいただいた形。

「料理人（ゆりえもんさん）はいる。包丁やまな板、おたまはあるけど(運営メンバーはいるけど)、そういやお箸もあった方がいいよね〜」みたいな感じでしょうか。

◆決めていったこと

さて、人＝道具までは集めたけどどうしよう。
ここからがイベント制作の本髄・調理の過程ともいえるかもしれません。

詰めていかないと進まないのは、
①セミナー内容
②誰・どんな層に何を伝えたいか
③やることの洗い出しや振り分け

料理に置き換えると、
①＝具体的にどんな料理を作るか
②＝誰に食べてもらうか
③＝材料集めや下ごしらえ

これらを、「誰が？」「いつまでに？」「どんな形で？」「どの程度まで？」やっていくのかを確認しながらひたすら進めていきます。

①②は並行して詰めていけるのと、今回はゆりえもんさんという料理人がいるので、そこのすり合わせ。
大枠は見えているので確認にとどまる程度でしたが、オンライン秘書を「やる側」に加えて「依頼したい側」にも届いたら面白いよねなんて話や、配信・映像はどうする？なんていうところを相談。

③は、①②を横目に見つつ、
・タイムテーブル作成
・チケット管理
・会場内掲示物やスタッフパスなどの制作物
・備品手配
・当日の受付や誘導など来場者対応
・機材まわり
・司会進行
などを詰めていきます。

「あー、和風料理の方向で①②が進んでるなら、③の出汁とか醤油はあっても使えるよな...」
「①②でパスタの話してる...ならオリーブオイルとにんにく用意して困ることはなさそう。」

みたいな。

伝われ！笑

◆いざ、当日・実食！

各項目も大詰めを迎え、最終チェックして当日打ち合わせへ。
流れをざっと確認し、会場入り。
（塩コショウで味を整える的な！）

限られた時間で、機材セッティングや客席づくりをしていきます。
（盛り付けて……実食まであと少し）

客入れをし、さあ開始！
（実食！）

想定の斜め上をいくトラブルもあったものの、大きな影響はなく無事進行。

皆さんメモ取ったり、持参されたPCにカタカタと打ち込んだり、ツイートしたり、聞き入ったり。

熱心な皆さま

そんな皆さまを横目に、多方面に気を張って動いていたら、あっという間に終了していました。

イベントごとって準備期間はかかるのに本番は一瞬。
それはまるで料理のよう。
手間ひま時間かけて作っても食べるのは一瞬。

終了後は「美味しかったよ〜」と言われているかの如く、アンケート・SNSでご好評いただきました。
ほっと胸を撫で下ろしたのはいうまでもありません。

※「#ゆりえもん東京セミナー」でTwitter検索すると、当日の様子が垣間見れます♪


◆表に出る系の裏方に！？

上記の一連の流れは普段ライブハウス仕事でもしていますし、外部でも何かと企画していました。
ただ、今回珍しいパターンだったのが「司会進行」で表に立つ機会もあったこと。別に司会進行を立てても良かったのですが、とても自然な流れで進行もすることに。開始前のお声がけやアイスブレイク、様子を見ながら茶々を入れたりして、場を和ませるのが役割です。

ニタニタしすぎだろ


ここで気付いたのが、「しっかりと裏側で関わりながら表に立つと、全体像を把握した上で場を操れるので非常にストレスレスかつエキサイティング」ということ。

これは今いるライブハウス・ルースターでの業務と、そこであらゆる司会進行・MCを見てきたのが大きいかもしれません。
また、思い返すと以前働いていたライブハウスでイベントの進行をしたり、この4月もイベント運営しながらパネリストとして登壇もしました。

もちろんめちゃくちゃエネルギーがいるのですが、この面白さに気付いてしまったというのが昨今の個人的収穫。

◆最後に

今年で、ライブ・イベント業界に入ってからちょうど10年。
今までは「会場として」関わっている形が多かったのですが、フリーランスを公表したからか、数ヶ月おきにイベント制作をしている形に。

○1月：フリ校静岡(制作)
○4月：リオン西多摩きょうだい会立ち上げ記念公演(制作・登壇)
○6月：神保町ブックセンター(制作)
○7月：オンライン秘書の働き方セミナー(制作・進行)

これらとは別にルースター関連、ファーストペンギン関連、ライブのステージマン的なのも。ちょっとずつ溜まってきた感じ。
ヒィヒィ言いながら汗かいてやってますが、イベント制作の面白さに取り憑かれっぱなしです。

そしてこのイベント制作自体が、オンライン秘書の仕事にもなりうるのでは？とも感じています。

オフライン対応力（仕切り力や先回り力、トラブル対応の時の柔軟さ、参加者対応における人当たりなど）がどうしても重視されるかとは思いますが、その時々で目的の決まり具合や、運営の整い具合もまちまちなこともあり、オンラインでもできることもたくさんあります。

具現化できているわけではありませんが、いつか仕組み化・組織化できたらなぁ。

という野望展望を胸に、最後に登壇のゆりえもんさん・ゲストのこんともさん・運営のたかゆきさん・きょんさん・あらんさんの集合写真を貼っておわりにしたいと思います。
撮影はねぎちゃんさんでした！

ご来場いただいた方はもちろん、関わっていただいた方、お読みいただいた方、ありがとうございました！

カメラマンのひとことで良し悪しがキマると言っても華厳の滝、いや過言ではない！
お疲れさまでした！


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