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セミナー運営をして得たもの

すがいあきこ

先日1/9(日)に、ゼロからのフリーランス講座 in 静岡市（フリ校静岡）の運営をさせていただきました。
これまた実りの機会となりましたので、noteにまとめて残しておきます。

◆運営チームに入った経緯

もとを辿ると、1年ほど前のTwitter。
なんやかんやありオンライン秘書を知り、ゆりえもんさんが運営しているおうち秘書サロンに入ります。

・ゆりえもんさんTwitter
・ゆりえもんさんInstagram

のらりくらりと過ごして1年が経とうとしていた2021年12月。
ゆりえもんさんから「主催するイベントのお手伝いをお願いできないか？」とメッセージが。

うれしー！と純粋に思う反面、「まじかよあと1ヶ月だよ私の感覚だと準備期間短いよしかもライブハウス繁忙期だしィィィ！」と一瞬、ほんの一瞬だけ思います。
ただ次の瞬間には「面白そう」が上回り、即座に「ぜひ！」と返信。

決まっている大枠を教えていただき、「リアル現場イベント大臣」w を仰せつかりました。

◆運営チームの発足

おうち秘書サロンの方を中心に、ゆりえもんさんがすでに声をかけて集めていました。
で、冷静に考えると「オンライン秘書」が「オフラインイベント」をやるわけであって、なかなかに痺れる前提。
集められた運営スタッフの中で、イベント慣れしている私が取りまとめる雰囲気となり、諸々進めていくことになります。

◆どんなセミナー？

今回はフリーランスの学校のしゅうへいさんを講師にお招きし、ゆりえもんさんが主催で開催するという形。
内容に関してこちらの記事では割愛させていただきますが、#フリ校 #フリ校静岡 でTwitter検索していただくと、ご参加いただいた方の感想などが出てきますのでそちらをご覧ください！

・しゅうへいさんTwitter
・しゅうへいさんInstagram
・しゅうへいさんVoicy

◆気をつけていたこと

○全体像の共有
イベントで必要なことを洗い出し、ポジションは早期に可視化。
運営スタッフ一人一人のタイムスケジュールを作成し、当日の「私今何すればいいの？」を可能な限り削減。
結果、オンライン秘書という性質もあってか？何したらいいですか〜みたいな受け身な方はおりませんでした。

そしてこの心構えなどは、実はクラハ イベント部で諸先輩がたが教えてくださったものなのです。

・クラハ イベント部でのイベント後記

でもこれら、思い返せば普段いるライブハウスのスタッフに対し、やっていました。
「このポジションはこの動きをします。」と大枠を伝えて、細部を伝えて、一連の流れを可視化したマニュアルを渡す。
ただ、ライブハウスにおいて伝えるのは基本最初だけ。
固定のスタッフで店舗運営できているので、忘れがちなことでした。

今回に関してはこの一連の流れをゼロからつくり、当日集まって一気に遂行するわけですから、そりゃ難易度は高くて当然と今になって納得。
（その分事前のやり取りが膨大）

○ポジションの割り振り
個々がどれくらい動けるか・できるか(ライブハウス業務とはまた違うので自分も含め)がわかりづらかったというのもあり、まずは個人個人の「やりたい！」を尊重。

具体的には
①ポジションを洗い出し、スプレッドシートにて表を作成
②やりたいところ、できそうなところに○をつけてもらう
③一人一人の業務量が偏らないよう& 当日かぶってはいけないポジションを調整し、適宜意思確認
④やり取りの中で新たに発生したポジションや、「この人にお願いしたらよさそうかも？」もすり合わせていく

と決めていきました。

◆当日のオペレーション

①別会場で顔合わせ＆打ち合わせ（ほとんどの方が初めてオフラインで会う形）
②会場に移動し、レイアウト変更、配信準備、客席準備、登壇者まわり準備、受付準備
③開場、検温消毒しながら客入れ、配信開始
④講演開始、配信チェック、SNSチェック、質疑応答対応
⑤撤収

当日わたしは、全体を見ながら進行ポジション。
これらを5時間ほどに詰め込みました。（かなり濃縮！）

ちなみに、現場であると便利なこやつ。通称ADなりきりセット。そしてスタッフパス。
10代の時に「かわいい」と思って買ったものだけど、よく考えたら工事現場の兄ちゃんがぶら下げてるイカつさがあります......w


◆感じたことなど

○決定権を推し測りすぎたかも？
主催のゆりえもんさんの気持ち・想像しているものを形にしていく過程で、「これどうすんのかな？決めちゃっていいの？」が多発。
あとから「前提確認したのち決めちゃいますね！」と持っていきましたが、もっと早期にやればよりスムーズにいけたかもしれないと思いました。
(とは言え、ゆりえもんさんには相変わらず、都度即座にご返信いただいて本当に助かりました！)

不謹慎？かもしれませんが、父が亡くなった時の葬儀の喪主は母だったけども、打ち合わせや情報管理はがっつり私だったことを思い出しましたね。

○配信チームとのやりとり
今回、配信はやわラボさんにお願いしておりました。
下絵(配信する資料の背景)を準備したり、音声どう送るか考えたり、配信と言っても音楽ライブのそれとはまた考えることが違う。

これらも、決定権を先に決めたらもっとスムーズにいけたかなぁと、今後の肥やしにします。

○運営スタッフの位置
配信機材席と、配信参加者対応席を近くにした方が良かったかもと、途中思ったりしました。質疑応答時以外も客席をウロウロしてしまって申し訳なかったなぁーなど。
ただ2ヶ所を離してたから、後方でひそひそと打ち合わせできた、というメリットもあるので正解はない説ですが。

○会場として優しくしよう
普段ライブハウス・ルースターでお仕事している時は、会場側の人間。
今回のような、貸し切っての持ち込み企画・イベントもあるわけで、都度会場設備や、店舗のオペレーション、今はコロナ関連のご質問などを多数いただきます。

会場側としてざっくり回答すると「特殊なことしなければだいたいのこと対応できるよ」なのですが、そうは言っても主催側は不安ですよね。

今回遠方ということもあり、私は会場の下見には行けず。
その不安がよぉ〜〜〜くわかりました。
下見は他のスタッフにお願いしましたが、やっぱり自分の目で確認しないと不安は拭いきれないし、実際に行ってみて発生する問題もありました。

それでも当日現地で柔軟に対応してくださったリンクのスタッフさん。
本当にありがとうございました。

今回の会場は、静岡レンタルオフィス リンクさんという、コワーキングスペースとは思えないおしゃれな空間！

ライブハウス・ルースターで問い合わせがあった場合は、今まで以上に、懇切丁寧に対応しようと気が引き締まりました......！


◆お土産も手配

今回開催が決まった段階で、ゆりえもんさんからは「来場参加の方にはちょっとしたお土産を渡したい！」とのご要望が。
みんなで候補を出し合いまして、私の知人でフリーのスイーツプランナーであるmaacoさんに依頼。

静岡県の老舗のお茶屋さん、市川園さんとコラボしたことがあるということで、オーダーさせていただきました！


甘いものに限らずおつまみ系もあるようですので、ちょっとした手土産や贈り物、記念日に喜ばれそうです。

◆まとめ

もっとできたかも、と反省すべき点は富士山のようにありますが、時間のない中(平均2〜3ヶ月前に決まるライブを扱っている身としては、1ヶ月前に決定は直前......そして繁忙期だったのでなおさら)で、ここまで形にできたのは本当にすごいことだと思います✨✨✨

そしてやっぱりイベント・裏方は楽しいなぁ〜〜と思った日々なのでした！

関わってくださった皆さま、ありがとうございました！


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