チームプレイを大事にしているajikeのリモートワークを公開します

新型コロナウイルスの感染拡大により、急に自宅で仕事をしないといけない方が、多いのではないでしょうか。
私たちは2月中旬から基本的にリモートワークを推奨し、出社する場合は混雑時間を避け、時差出勤をしていました。3月25日の東京都都知事の外出自粛要請を受け、3月26日からしばらくは全社員リモートワークに切り替えました。元々月に3回限定で在宅勤務の制度があったので、困ったことにはなりませんでした。(リモートワーク制度を導入した背景についてはこちら)
このnoteでは、今までチームプレイでリモートワークをスムーズに進めるために工夫してきたことをまとめたいと思います。これに関する記事は既に多くあると思いますが、みなさんの状況に合わせていい方法を選ぶのがおすすめです！

リモートワークの不安を取り除く基本的なルール

リモートワークで特に心配になるのは、「誰が何をやっているのかわからなくなるのではないか？」「コミュニケーションがとりにくくなるのではないか？」かもしれませんね。そんな不安は、ツールの駆使と仕組み化によって払拭しています。

まず、始業時は、次の5つのステップをとっています。

①勤怠管理はマネーフォワードを使い、オンラインで出退勤時間を打刻
②勤務開始時に、情報共通ツール「esa」に今日のタスクを記入

日報はesaに書いてます

③Googleカレンダーに1日のタスクを入れる

④挨拶がてら、SlackのリモートワークチャンネルにesaのURLを貼り業務開始を報告

⑤オンラインミーティングツール「Whereby」(旧称appear.in)をつなぐ

常にWherebyつなげておくことで、仕事をしている様子が見えるようにしています。オフィスでもiPadでつなぎ、社内が見えます。ちょっとした話がしたいときすぐに会話ができます。(画像にあるように時々お子さんが写っているときもあり微笑ましいです笑)
Wherebyはオンラインミーティングをする時によく使っているのですが、ソフトウェアのインストールやアカウント発行は不要で、URLにアクセスするだけなので手軽です。
ただ参加可能な人数は12名までと制限があるため(有料Proプランの場合)、大人数で使用されたい方にはZoomがおすすめです(3/26から全社員がリモートになったので今はZoomを使っています)。

オフィスの来客・電話対応はSlackの連携機能を活用

続いて不安になるのはオフィスの来客や電話対応かもしれません。

オフィスの来客窓口には、RECEPTIONISTを導入しています。iPadにこのアプリを入れてオフィスの入り口に置いています。Slackとの連携機能があり、お客さまが来られた時にSlackに通知が届くようにしています。これで、どこにいてもどんな方が来社されたのか把握できます。ちなみに受付のiPadはBluetoothでスマートスピーカーにつなげて、通知音はスピーカーから鳴るようにしています。(受付から執務スペースまで距離が近いからこそできることで、距離があると難しいと思います。。)

電話は代行サービスのfondeskを使い、受けた電話は一度fondeskに代理で受けてもらっています。受電内容はSlackで受け取り、社内のfondesk係が担当者に連絡し、必要な場合だけ電話をするようにしています。これでどこにいても電話対応ができるようになります。営業などの不要な電話対応を減らせるとてもいいサービスです。

情報は共有・同時編集機能でどこにいてもアクセス可能に

情報にはどこからでもアクセスできるよう、G Suiteやesaを使っています。

G Suiteは特にGoogle Driveでファイルの管理をしています。これで誰かが過去に作った資料でも検索すれば出ますね。あとはGoogleカレンダーに各自が1日のタスクを記入し、それを全社で見られるようにしています。誰がどこで何をしているのか、一つひとつの作業にどのくらいの時間をさいているのか可視化でき、タスク管理にも役に立ちます。社内外のミーティングの設定時にも各自の予定を見て、空いている日時を探し、カレンダーに招待しています。

プロジェクト管理には、BacklogやTrelloなどをプロジェクトごとに使い分けています。
また、デザインやアイディア出しなどにはリアルタイムで共有しながら誰かと同時編集できるデザインツールfigmaやホワイトボードツールmiroが便利です。

ちなみにこのようなサブスクリプションサービスを複数契約していると、何を契約し誰が使っているかわからなくなりがちですよね。そんな悩みからCan Manageというサービスを作りました。会社で契約しているサブスクサービスを一括管理でき、無料なのでぜひ使ってみてください。

かさむ通信費や電気代を補填するリモートワークサポート制度

これで最後です。今回のコロナウイルスでリモートワークが増えたことから、毎月の給与に通信費5,000円を上乗せして支払うことになりました(現状3ヶ月の予定)。通信費や電気代がかさむことを考え、臨時で制度ができました。

おわりに

以上が主にajikeでリモートワークをスムーズに進めるためにやっていることです。リモートワークの運用に困っている方の少しでもヒントになれば嬉しいです。何か質問があれば、コメント欄やTwitterなどでお気軽にご連絡ください！

また、今回のコロナウイルスの感染拡大をきっかけに「noco-su」(のこす,仮称)という取り組みをはじめました。コロナウイルスをはじめ今まで私たちは不条理な出来事に、繰り返し直面してきました。そんな時、気が滅入る情報につい目が向いてしまいますが、その中でも得られた「気づき」や「学び」があるのではないかなと思っています。
例えば、いつも平日は家にいないお父さんがリモートワークをする中で、子どもたちと一緒に過ごす時間ができ、今まで子どもと時間を過ごせていなかったことに気づいた、など。

noco-suは誰かの経験が「社会の持ち物」として共有され、それを見た他者に気づきを与えたり、時に直面する困難を社会全体で解決する循環をつくることを目指します。
まずは、実験的にコロナウイルスによって得た気づきを残してみたいと思います。みなさんが感じたことを自由にmiroに書いてみてください。(PCのみ記入できます。アカウント登録は不要です。)
この取り組みについてはまたあらためて書きたいと思います。

では、体調管理にしっかり気を配り、この苦しい時を一緒に乗り越えましょう。