見出し画像

[オープン社内報] Asanaの便利な機能、ご存知ですか?

おつかれさまです。
バックオフィス担当の三浦です。

社内でずいぶん浸透してきた(?)Asanaですが、皆さん使いこなせていますか?

使うように言われても「かえって手間がかかる」「面倒」と感じているスタッフも多いのではないでしょうか。

そこで今日は少しでも「面倒」が解消されるよう、覚えておくと便利な機能を紹介したいと思います。

ちなみにこの社内報はAsanaの利用を強制したいのではなく、少しでもみんなのハードルが下がればいいな、という思いで書いているので気軽にご覧ください^^

・・・

ajikeの利用状況

社外の方もご覧になるので、まずはajikeの利用状況について公開します。

・社員数:約25名
・利用中のプラン:Premium
・利用状況:全部署・全職種で利用中

なぜ面倒に感じるのか

面倒に感じる理由のほとんどが以下によるものかな?と思います。

・アプリがなく、ブラウザのみのため習慣化しづらい
・タスクの登録に手間がかかる

前者についてはアプリの完成を待つしかありません。
(Asanaさんお願いします!)

後者についてはAsanaの機能を知るだけで解決できる部分があると思うので、次項から操作方法も併せて便利な機能を紹介したいと思います。

便利な機能その1:タスク(サブタスク)を複製+関係者を一斉に割り当てる

ajikeでは社内タスクをスタッフ全員にお願いする際にもAsanaを利用しています。

例えば、以下は年末調整のweb入力をお願いしたタスクです。

画像1

上記のような状態にするには以下作業が発生します。

1. 複製元のタスク(サブタスク)を作成
2. 割り当てたい人数分、タスク(サブタスク)を複製
3. 担当者を割り当て

この作業を一件ずつ行うのは面倒ですよね。
そこで活躍するのがコピーの割り当て機能です。

担当者フィールドにチームを割り当てることで、メンバー全員分のタスク(サブタスク)複製から割り当てまで、一括で完了します。

スクリーンショット 2021-01-21 17.06.09

(引用元:https://asana.com/ja/guide/help/tasks/people

ちなみにaijkeではリストから選択する際、「All」と入力すると全社員に割り当てることが可能です。是非お試しください!

便利な機能その2:複数選択して一括操作する

こんな場面ありませんか?

・複数タスクのステータスを一括で完了/未完了にしたい
・複数のタスクに同一の担当者や期日を設定したい

そんな時に便利なのが複数選択機能です。
この機能を使うと複数タスクの選択が簡単に行え、一括で設定や変更などの操作を行うことが可能です。

実際に操作方法を動画にしてみたのでご覧ください。

便利な機能その3:Slackメッセージをタスクに変換する

Slackで上長に依頼した際、「Asanaに追加しておいて」と言われたことはありませんか?

そんな時に便利なのがSlackとAsanaの連携機能です。

Slackの画面上でタスクの作成ができるので、わざわざAsanaを開く必要がありません。

Asanaのタスクに変換しておくことで抜け漏れを防げるだけでなく、
「どのチャンネル(スレッド)に書いたっけ?」
と考えることもなくなるので、この機能は特におすすめです。

スクリーンショット 2021-01-25 14.52.34

スクリーンショット 2021-01-25 14.53.59

(引用元:https://asana.com/ja/guide/help/api/slack

ちなみにGmailも同じような機能があります。

・・・

いかがでしたでしょうか。
ぜひ試してみていただけると嬉しいです!

Asanaでお困りのことがあればバックオフィスまでご相談ください^^


この記事が参加している募集

オープン社内報

最近の学び

この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
note.user.nickname || note.user.urlname

こどものワークショップ開催費にします👦

読んでいいただきありがとうございます🌟
11
描いたストーリーを実現するUXデザインカンパニー 株式会社アジケの公式アカウントです。 noteマガジンDesign Containerにてメンバーがデザインにまつわる話を更新中です。https://note.com/ajike/m/m2d768328c0e2