[オープン社内報] Asanaの便利な機能、ご存知ですか?
おつかれさまです。
バックオフィス担当の三浦です。
社内でずいぶん浸透してきた(?)Asanaですが、皆さん使いこなせていますか?
使うように言われても「かえって手間がかかる」「面倒」と感じているスタッフも多いのではないでしょうか。
そこで今日は少しでも「面倒」が解消されるよう、覚えておくと便利な機能を紹介したいと思います。
ちなみにこの社内報はAsanaの利用を強制したいのではなく、少しでもみんなのハードルが下がればいいな、という思いで書いているので気軽にご覧ください^^
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ajikeの利用状況
社外の方もご覧になるので、まずはajikeの利用状況について公開します。
・社員数:約25名
・利用中のプラン:Premium
・利用状況:全部署・全職種で利用中
なぜ面倒に感じるのか
面倒に感じる理由のほとんどが以下によるものかな?と思います。
・アプリがなく、ブラウザのみのため習慣化しづらい
・タスクの登録に手間がかかる
前者についてはアプリの完成を待つしかありません。
(Asanaさんお願いします!)
後者についてはAsanaの機能を知るだけで解決できる部分があると思うので、次項から操作方法も併せて便利な機能を紹介したいと思います。
便利な機能その1:タスク(サブタスク)を複製+関係者を一斉に割り当てる
ajikeでは社内タスクをスタッフ全員にお願いする際にもAsanaを利用しています。
例えば、以下は年末調整のweb入力をお願いしたタスクです。
上記のような状態にするには以下作業が発生します。
1. 複製元のタスク(サブタスク)を作成
2. 割り当てたい人数分、タスク(サブタスク)を複製
3. 担当者を割り当て
この作業を一件ずつ行うのは面倒ですよね。
そこで活躍するのがコピーの割り当て機能です。
担当者フィールドにチームを割り当てることで、メンバー全員分のタスク(サブタスク)複製から割り当てまで、一括で完了します。
(引用元:https://asana.com/ja/guide/help/tasks/people)
ちなみにaijkeではリストから選択する際、「All」と入力すると全社員に割り当てることが可能です。是非お試しください!
便利な機能その2:複数選択して一括操作する
こんな場面ありませんか?
・複数タスクのステータスを一括で完了/未完了にしたい
・複数のタスクに同一の担当者や期日を設定したい
そんな時に便利なのが複数選択機能です。
この機能を使うと複数タスクの選択が簡単に行え、一括で設定や変更などの操作を行うことが可能です。
実際に操作方法を動画にしてみたのでご覧ください。
便利な機能その3:Slackメッセージをタスクに変換する
Slackで上長に依頼した際、「Asanaに追加しておいて」と言われたことはありませんか?
そんな時に便利なのがSlackとAsanaの連携機能です。
Slackの画面上でタスクの作成ができるので、わざわざAsanaを開く必要がありません。
Asanaのタスクに変換しておくことで抜け漏れを防げるだけでなく、
「どのチャンネル(スレッド)に書いたっけ?」
と考えることもなくなるので、この機能は特におすすめです。
(引用元:https://asana.com/ja/guide/help/api/slack)
ちなみにGmailも同じような機能があります。
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いかがでしたでしょうか。
ぜひ試してみていただけると嬉しいです!
Asanaでお困りのことがあればバックオフィスまでご相談ください^^
こどものワークショップ開催費にします👦