[オープン社内報] Asanaの便利な機能、ご存知ですか？

おつかれさまです。
バックオフィス担当の三浦です。

社内でずいぶん浸透してきた（？）Asanaですが、皆さん使いこなせていますか？

使うように言われても「かえって手間がかかる」「面倒」と感じているスタッフも多いのではないでしょうか。

そこで今日は少しでも「面倒」が解消されるよう、覚えておくと便利な機能を紹介したいと思います。

ちなみにこの社内報はAsanaの利用を強制したいのではなく、少しでもみんなのハードルが下がればいいな、という思いで書いているので気軽にご覧ください＾＾

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ajikeの利用状況

社外の方もご覧になるので、まずはajikeの利用状況について公開します。

・社員数：約25名
・利用中のプラン：Premium
・利用状況：全部署・全職種で利用中

なぜ面倒に感じるのか

面倒に感じる理由のほとんどが以下によるものかな？と思います。

・アプリがなく、ブラウザのみのため習慣化しづらい
・タスクの登録に手間がかかる

前者についてはアプリの完成を待つしかありません。
（Asanaさんお願いします！）

後者についてはAsanaの機能を知るだけで解決できる部分があると思うので、次項から操作方法も併せて便利な機能を紹介したいと思います。

便利な機能その1：タスク（サブタスク）を複製＋関係者を一斉に割り当てる

ajikeでは社内タスクをスタッフ全員にお願いする際にもAsanaを利用しています。

例えば、以下は年末調整のweb入力をお願いしたタスクです。

上記のような状態にするには以下作業が発生します。

1. 複製元のタスク（サブタスク）を作成
2. 割り当てたい人数分、タスク（サブタスク）を複製
3. 担当者を割り当て

この作業を一件ずつ行うのは面倒ですよね。
そこで活躍するのがコピーの割り当て機能です。

担当者フィールドにチームを割り当てることで、メンバー全員分のタスク（サブタスク）複製から割り当てまで、一括で完了します。

（引用元：https://asana.com/ja/guide/help/tasks/people）

ちなみにaijkeではリストから選択する際、「All」と入力すると全社員に割り当てることが可能です。是非お試しください！

便利な機能その2：複数選択して一括操作する

こんな場面ありませんか？

・複数タスクのステータスを一括で完了/未完了にしたい
・複数のタスクに同一の担当者や期日を設定したい

そんな時に便利なのが複数選択機能です。
この機能を使うと複数タスクの選択が簡単に行え、一括で設定や変更などの操作を行うことが可能です。

実際に操作方法を動画にしてみたのでご覧ください。

Loom | Send a video. Not a thousand words.

便利な機能その3：Slackメッセージをタスクに変換する

Slackで上長に依頼した際、「Asanaに追加しておいて」と言われたことはありませんか？

そんな時に便利なのがSlackとAsanaの連携機能です。

Slackの画面上でタスクの作成ができるので、わざわざAsanaを開く必要がありません。

Asanaのタスクに変換しておくことで抜け漏れを防げるだけでなく、
「どのチャンネル（スレッド）に書いたっけ？」
と考えることもなくなるので、この機能は特におすすめです。

（引用元：https://asana.com/ja/guide/help/api/slack）

ちなみにGmailも同じような機能があります。

Asana と Gmail の連携: メールからタスクを作成 • Asana

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いかがでしたでしょうか。
ぜひ試してみていただけると嬉しいです！

Asanaでお困りのことがあればバックオフィスまでご相談ください＾＾