システム導入は「標準化」のチャンス
こんにちは！AIトラベルの藤本です。今回も最近書いているシステム導入に関連することを書いていきたいと思います。
テーマは「標準化」です。
標準化は大事
業務の標準化は大事です。なぜ重要かというと、標準化された業務は、シンプルで理解しやすい業務フローになっているので、中途社員や新卒社員などに引き継ぐ際に業務負荷が減ります。またシステムに乗せやすくなるため、業務改善が加速します。
標準化されていない業務というのは、わけのわからないデータをつぎはぎで使用され、システムもどう動いてるかわからないので、結局エラーが自分で検知しにくくなり、本当に正しい業務をしているのか、ベテランじゃないと理解できない状態に陥ります。
こうなると属人化が進み、自分じゃないとこの業務ができない、自分の業務は特殊、ということになり、システム化や業務改善がどんどん難しくなっていきます。
よくある「うちの業務は特殊だから」は本当か？
システム導入や業務改善でお手伝いしてるとよく出てくるこの言葉、本当でしょうか？どこにいても結構聞くのですが、バックオフィスでもやはりよく出ます。
しかし、大事なのでもう一度問いかけますが、これは本当でしょうか？私も数々の業界で色々なビジネスを見てきましたが、確かに特殊な部分がある企業はありました。
しかし、そのような企業でも多くの点で通常の企業と変わらないところがありました。また、特殊だと思われていた業務もきちんと考えてみると、実際に特殊なのは過去から引き継がれた業務フローやデータが出ないがために無理くり組まれていたため、特殊にならざるを得なかった業務というのも過去に見てきました。
つまり、検討すべきは現在の業務フローはなぜ今の形になっているのかを紐解き、特殊な業務がなぜ特殊と言われる業務フローになっているかを理解することです。ここができないと「うちは特殊だから」から脱出できません。
システムのベストプラクティスと自社業務フローを比較しよう
ただ、あまり特殊だと言ってる割には、意外と上記のような検討が行われません。これはなぜでしょうか？
まず、現状の業務フローの紐解きは非常に大変です。通常、業務を紐解く場合、情報システム部や営業部や経理部の他の部員を巻き込むことになります。結構なパワーを使うので、あまりやりたがりません。
通常業務時間ではあまりやりたくなくなるために、特別なイベントでもないと業務フローの可視化、見直しというのは行われません。
その際に、新規システム導入というイベントはいい契機になります。システム会社はそのシステムのベストプラクティスを持っています。そこと自社フローを比較して、どこが同じでどこが違いのか、また、違う点はなぜ違うのかを検討すると自社が標準化できていない業務をあぶり出すことが比較的容易にできます。
そして標準化へ…
あぶり出した特異点は、業務の弱みとなる部分である可能性が高いです。必要に応じて他部署を巻き込んで、業務を紐解きましょう。その過程で、過去のミスが見つかるかもしれませんが、恐れてはいけません。それは「特殊な業務」が生み出した過去の膿です。誰かが取らなくてはいけないのです。
ぜひ、特殊な業務を標準化し、業務の正常化を図りましょう！
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