なぜ業務改善や標準化をおススメするのか
こんにちは！AIトラベルの藤本です。今回は私のほぼライフワークと化している業務改善や標準化をなぜ勧めるのかについて書きたいと思います。ifの話なので読み物として読んでいただくのがいいと思います。もちろんですが、これから書く話はフィクションであり、特定の企業を指す情報ではないことを明記させていただきます。
業務改善や標準化をしなかった場合の未来
業務改善や標準化をしない企業は、属人的でマニュアル業務が多くなります。
基本的に元となるデータがばらばらに存在し、それをSQLなりACCESSなり何かしらからデータを出力するところから始まります。しかし、その出力方法が分からない。経理部員の先輩や情報システムの方に聞いてようやく出力方法を入手。
しかし、出力したデータを見てみると、データによってほしい情報が欠落しています。その情報を補うために、他のシステムからマスター情報を取ってきて、VLOOKUPなどでデータを補完します。（これは次からはVBAとかで自動化しなきゃなぁ）と思ったりはするのですが、日々のマニュアルタスクに忙殺され、結局できないことが多くあります。
ようやくデータが出そろった、さて仕訳作業に入ろうかなと思うと、何か違和感に気づきます。
そう、同じ数字を持ってきているはずなのに、データによって数字が違います。あれ、売上高データをマルっと抜いたケースと、明細で積み上げたときの数字が違う…。
計上しようとした数字が正しいか分からないので、あるべき数字を探す旅に出かけます。
業務改善や標準化がされていない企業はとにかく手間が多く、手戻りも多い状態で場合が多いのです。
業務が不安定だと人が定着しない
上記のような状態ですと、業務担当者がどんどん疲弊していきます。毎月しなければいけない謎の突合（外資だとreconciliationとかいったりします）。このような不安定な業務は「本当にこの数字は正しいのだろうか」という不安を引き起こします。また、正しい数字を導くまでにマニュアルでの業務を多く挟むとミスが増えます。
こういう状況下だと、業務担当者は「こんな業務でミスするなんて自分はだめなのでは…」とどんどん自己肯定感が下がっていき、自信を無くし、もうこの業務はしたくない＝会社を去るという意思決定をするケースは少なくありません。
また属人化を極めていた方が離職すると、業務の再現性が失われます。属人化する方はマニュアルをあまり作りませんし、作ったとしても他の人にはあまり理解できない状態になってるケースが多々あります。自分はわかっているけど、他の人にはなぜその業務をする必要性があるのかわからない、そのような企業は引継ぎもうまくいきません。
外部環境変化に耐えられない
そして、業務改善や標準化をせずにいると、外部環境変化に弱くなります。
例えば、現状使用している会計システムの次世代版がリリースされなくなった…、という状況があった場合、強制的に会計システムリプレイスしなければいけなくなりますが、業務が煩雑すぎてどれもフィットしない、もしくはそのまま見積もり出してもらったら、カスタマイズの嵐で金額がえらいことになった等という、笑えない状態に陥る場合もあります。
誰かが負の連鎖を止めなければいけない
たまたま業務担当者が正義感にあふれていたり、こういう不安定な業務環境をきれいに整理整頓するのが好きな人がいて、いつの間にか健全な業務フローになってましたはハッピーエンドですが、そんなケースは稀です。
今、上記のような兆候が見えてるな、もしくはもうそうなってしまっているなと思ったら、すぐに部内会議などで問題提起しましょう。
負の連鎖が続くと、辛いだけでなく、何年もの禍根を残し、なかなか元に戻すのが大変になります。止められるのは気づいてる人だけです。
最後に
いかがでしたでしょうか？今回は普段と違う切り口で書いてみましたが、意外とあり得る話です。AIトラベルはバックオフィスの業務効率化や標準化の相談も承っておりますのでお気軽にご連絡ください。
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