リモートワークが1日たった50円で楽になった話。Mindmeister導入

今日はリモートワークで見えてきた情報共有の課題を解決した話です。出社せずに仕事が出来るメリットがある一方、情報共有のリアルタイム性に問題が生じます。Mindmeisterを触ってみて感じたことチャレンジしたいことを書いていきます。

マインドマップとは

「マインドマップ®」とは、頭の働きを活性化してくれるノート法です。 イギリス人教育者のトニー・ブザン (Tony Buzan)が、40年以上前に考案し、世界中で使われるようになりました。日本でもここ10年、マインドマップに関する書籍が多数出版されており、ビジネスパーソンや教育関係者を中心に注目を集めています。　https://www.mindmap-school.jp/mindmap/what/

Mindmeisterとは

歴史は古く2007年から提供されているオンラインで利用できるチーム共有型のマインドマップツールです。

0円～1410円まで4段階の価格プランがあります。無料版では機能が制限されてテキストベースのマインドマップだけが使えます。有料版になると、表現できる幅がグッと増えます。

また複数人でのコラボレーション機能も充実していてリモート会議の中でも力を発揮してくれます。

どんなアウトプットが作れるか？

ツールで出来ることを一通り表現してみました。下のリンクをクリックして実際に確認してみてください。

Mindmeister

考えていることを思いついたままにキーワードやテキスト、画像、動画、ファイルなどをペタペタ貼っていきながら構造化していくことが出来リッチなメモ書きがサクサク出来上がっていきます。

では今日の本題のマインドマップを活用した結果リモートワークとチームのコラボレーションワークの変化についてご紹介します。

リモートワーク課題とマインドマップ

リモートワークの課題
　- 情報共有のリアルタイム性が急激に落ちる
　- 雑談から生まれるブレストが出来ない
   - ホワイトボードがないので話題の方向性が見えにくい 
　- リモート会議では発言に対する反応や意見が伝えづらい

リモートワークを行っていると対面時に比べてチームメンバーとの会話量は著しく低下します。結果として、1分、2分の雑談中にでてくる瞬間的にもりあがる熱量のあるアイデアなどは生まれなくなります。

リモート会議を行う場合にも同じことがおきます。ディスカッションペーパーを画面共有して会議を進行しても意見を聞くことに集中することになります。新たな意見をホワイトボードに書き加えるなどのアクションができません。

価値のあるアイデアは、発散と収縮でイメージしたり図解したりして生まれてくる場合が多いと思いますが、リモート環境では会話のキャッチボールの質が低下（会話に埋め込める情報量が減る）することに大きな課題だと感じています。

Mindmeisterの効能

Mindmeisterをチームに導入してみた結果としてうまれたこと

- 同じフォーマットでアイデアの共有ができる
- 会議のための会議のための資料づくりが減った
- 全員が同じマインドマップみて会話できるので議論が散らからない
- メモを書き加えながら進行できる
- 必要なファイル素材が一元管理できる

Mindmeisterを使った会議やチームのコラボレーション活動を進めてみると、情報の共有スピードが急激にアップしました。常に巨大なホワイトボードが仕事の中心にあるので、タスク管理、アイデア、情報共有、ブレスト、ファイル、画像などチーム仕事するために必要な素材が一箇所で見つけることができます。

チーム内で行うカジュアルな会議では、アジェンダを記載したマインドマップを先に展開するだけですみます。パワーポイント資料などを作り込まずに先に大枠の考えをチームに共有できるので、資料作成の負担も減ります。

また会議中に発生したタスクもすぐに画面上でタスク設定ができます。担当者を割り当て期限と優先度を選択するだけで、すぐに会議に戻ることが出来ます。

情報共有が課題で、仕事の品質が低下していると感じていた部分は大きく改善できたと思っています。

これからチャレンジしたい使い方

働く環境がすべてクラウドツール中心に構成されているため、様々なツールの管理画面を行ったり来たりしながら情報を探したり、チャットで会話したりする必要があります。必要な情報をすべてMindmeister上にあつめてリンク集をつくりながら自分のワークスペースを整えることで効率化できないかと考えています。

ブラウザのお気に入り機能だけでは情報を構造化出来なかったり増えすぎて検索性が落ちることもあり、効率性がどこかで落ちてしまいます。

Mindmeisterでは検索して必要な情報だけを表示することもできるので情報管理が楽だと考えています。またリンクだけではなく、動画やテキスト情報、画像など様々なフォーマットを一つの画面で見れるのは網羅性もあり情報の喪失を防ぐことが出来ると思います。

リモートワークの中で、チーム作業を少しでも効率化したいと思っている方はぜひ1日50円の投資で出来るのでおすすめです。

中野。