英語でEメールを書くときのちょっとしたコツ

最近私が日本語を話すとき、

「話し方がストレートで、ポイントおさえてる。」

と、お褒めの言葉、、でもあるけど、失礼なこと、言っちゃったかな!?　オブラート忘れてた？！っていうことを時々言われます。

これ、でも、私がずっと海外にいるからそういう風になってしまったような、思考がちょっと変わったっていう部分ではないかな？って思っている部分もあります。

日本語の文章はまず、挨拶に始まり、まわりくどいと思われる部分にしっかり重きがおかれます。季節の挨拶とかがあり、最後も丁寧に終わる。それが礼儀というところでしょうか。とにかくお願いごとがある場合は謙る、そういう感じがあります。私はそれを忘れがちであったりします。。。突然お願い事って、図々しい感じがありますしね。

英文の場合、特に誰かにこうして欲しいとか、これをどうしても伝えたい！という時は、とことんストレートにいきます。それがストレート過ぎるともちろん冷たい印象を与えることにもなりかねないですけれど、感謝、Thank you very muchなんてつけておけば、まぁ何とかなるような寛容さがあるのが英語のようにも感じます。もちろん上から目線に聞こえる、とか、そういう微妙なところはありますけれども、そこは電話とか他の手段でいくらでもカバーできるかなと思っています。

例えば、私が昔働いていた会社で、他のお店から在庫を私の店に転送して欲しいという依頼をすることがありました。

その場合、日本語だったら、「いつもお世話になっております。最近寒い日が続いておりますがいかがお過ごしでしょうか？」なんてことから始まり、今回、これこれの理由で、この商品をいくつ欲しいと思うのですが、送っていただけますでしょうか？という流れになると思います。

英語の場合、もっと、端的です。

Helloから始まり、まず、天気の話はしないですし、

メールのタイトルから端的に、メール内容を要約したような一文にするところから始めます（そこは日本語も一緒かもしれませんが）。上の場合なら、Internal transfer request of the product xxxxxx x Qty xxxxなんて感じです。

次に、内容には、商品名と量、いつまでに送って欲しいのか期限を書いた上で、可能かどうか、まずそこを問います。それから理由を最後に書くという順番になるかと思います。内容がこうだからお願いしますよ！と説得するような内容なのではなくて、とにかくこれが必要なんだけど、できる？出来ない？ってこっちの立場から知りたい、一番重要なことを端的に聞く、という感じです。理由がどうでも言い訳ではないけれど、それよりも届くか届かないかのほうがこっちとしては重要なわけで。

問題があるとして、それを解決して欲しいと思う時、私が何を求めているのか一発で相手に伝わり、どちらかというと「大きな態度」でいる、そんな感じになるのかなと思います。リクエストする時はまず、自分が求めていることは何かを全面に出すことで、相手に伝えやすくします。とにかく、回りくどくしない、繰り返し同じことを書いて強調ということもせず、端的に書く。そう考えると文章は比較的短くなりますけれど、最後には　I would apprecate it if you could reply to this as soon as possible.  Sincerely, とかRegards,とかつけておけば緊急性も伝わって、丁寧さも出て、相手には、おお、これは早く返信しなくてはと対応してもらえます。

無論、対応してもらった後にはきちんとお礼のメール、もしくは電話をすることも重要です。緊急の場合は、メールの返事が遅いと、すぐ電話をかけるというのも無言のルールでした。その時はもちろん、フレンドリーに。仕事は結構それで電話も多かったのが印象的です。相手も、いつもすぐ電話してこられる、と迷惑がっていたということはなく、ハイハイ、今すぐ対応しますので！とやってくれていました。それで大抵、あ、この人だと対応がいいなとか早いなとか人が分かるということにも繋がっていました。

失礼の無いように、が重んじられる日本語と違い、英語はとにかくどこまでも簡潔に、読んで誰でも、あぁこの人はこうして欲しいのか！が分かるという文章であること、話し方であることが重要であると、特に仕事の場では思いました。で？ってなるような長い世間話はいわば必要ないという感じなわけです。そしてサクサクと仕事をこなしていく人がやっぱり評価されていきます。そしてその後に世間話をして（電話でとか）、盛り上がるという感じでしょうか。当然、ありがとうって感謝を電話で伝えることも大切。これは日本語でも英語でも変わらないですね。

とにかく、メールでは簡潔にというより、的確に、が重要です。日本語では定型文として、「いつもお世話になっております」、やら、「今後とも宜しくお願いします」などと色々型がありますが、英語で書く場合は、今この仕事で何が必要なのだろう、一番伝えたいことは何だろう、優先順位としてこれが一番先かな、いつまでに終わらせたいからここを提示しておこう、という部分から攻めていく。そしてタイトルに、その用件の要約をしたものを書く、ということが凄くポイントになってきます。題を見ただけで、仕事の相手は相手なりに優先順位を決めるからです。

日本語と大きく違わないとも言えませんが、日本語だって、メールの題が「お知らせ」なんていうものと、「重要書類添付中」なんてものであれば一目瞭然なわけですし。

この要領を使って、例えば、英語で子どもさんの学校に連絡する時なども少しコツがあります。メールの早い返信を求めるのであれば、これは必須です。

まず、題名に用件と、子どものフルネーム（担任の先生に送るのではないとしたらクラス名など）も書き込んでおくと、相手の手間が省けます。

そしてメールの最後には必ず、自分の名前はもちろんのこと、メールアドレスと電話番号を添えて書いておくこと。

これで相手は連絡先を調べなくてもすぐに電話をとってかけてきてくれることが出来ます。これが意外に抜けている人が多いように感じたりします。

学校の事務職などに限らずですが、様々な人から連絡がある中、連絡が取りにくい人というのはやはり必然的に後回しになってしまうので、結局連絡が遅いなぁということになるかもしれません。また用件を要約した題にしておく事で、「あぁ、この生徒さんの、このことね。」と返信する前に相手は調べることが出来ます。

また、質問がいくつもある場合は、つらつらと書くのではなくて、番号をふって書く。すると、そのそれぞれに相手は返信をかけるし、質問をミスることもなく、的確な返信が貰えるかと思います。

例えば、

1. Does he need to bring anything special tomorrow?

2. He tells me that he would need a jump rope for his P.E. class on Thursday.  Is that correct?

なんていう風にリストにしていきます。

このリストもせいぜい１０個以下が理想かなと思います。それ以上になると、なかなか書くということに時間が取られるので、電話の方が早いかなということになります。

相手に手間をかけず、自分も早い返信を受けられるように。そんな風にちょっと一手間置いて考えてからメールを書くことで、英語で伝える力はぐんと伸びるので是非試してみてください。