「仕事が早い！」と褒められる仕事のコツ：小さなタスクを潰そう！

今回は、仕事のちょっとしたコツをお伝えします。
ベテランさんには既に耳タコの内容かもしれませんが、私が実行していて「これは効果的」だと思っているものをご紹介します。

小さなタスクを潰そう！

タスク戦略その１．連絡は即レスで！

まずはこれ。
社内外や部署内外は問わず、基本的には連絡が来た場合には即レスします。

メールだろうがチャットだろうが、とにかくすぐさま返します。

中には上司への確認や資料の提出が必要な場合もあるでしょう。
それでも、一次回答はできます。

「上の者に確認します」や「資料をお渡ししますので、しばらくお時間ください」、「部内で確認しますねー」など。

返信内容は、確認しました程度で良いと考えています。

相手が知りたいのは、こちらが連絡を受け取っていること+いつ頃に正規の連絡が届くかがメインのはずです。

「見たのか？見てないのか？」が分からない状態が一番良くないので、コミュニケーションの一環としても一次回答を即レスしています。

これで「急かしの連絡＋急かしへの回答」も回避できますし、傍から見て「対応していること」が分かりますし、何より「やってますよ」と相手を安心させることにも繋がります。

タスク戦略その２．対応期限は必ず確認！

例えば相手から「〇〇を確認してください」と連絡が来たとしましょう。

タスク自体は「〇〇を確認すること」で明確です。
しかし、このタスクの優先順位がちょっと不明です。

ここで何となくの優先順位で取り掛かると

「今日中に確認してほしかった！」
「え、週末で良かったのに」

なんてことも十分に考えられます。

タスクに余裕があるときならまだしもカツカツの状態だと、
このやり取り自体に時間が取られることも良くはありません。

金曜で良かったものを月曜にやってしまい、月曜のうちに確認を求められていたものを火曜にしてしまう、なんてことも面倒くさすぎます。

なので、ちょっと手間かもしれませんが、

即レスの時点で
「確認します！最短でいつ頃に必要ですか」
などと聞いておきます。

そうすることで、タスクの優先順位とスケジュールが立てやすくなります。

タスク戦略その３．プチタスクはすぐ消す！

プロジェクトを任されていたり定常業務が多かったりなどで、ちょっとずつタスクが積み重なっている状態になっているとします。

小さなタスクや期限が直近ではないタスクは後ろへ後ろへやりがちですが、個人的にはこれはやらないようにしています。

塵も積もれば山となる。

小さなタスクでも、重なってくるとタスク群になってしまいます。
例えば、ちょっとした資料の確認が1件ならまだしも、金曜時点で「今週中に確認が必要なものが10件」になっていたら、だいぶ手が取られてしまいます。

それに、本来なら金曜中にやりたかった業務に取り掛かれなくなる恐れもあります。
そうなってくると、全体的にスケジュールが後ろにずれ込むことになります。

別にそれでも特に影響がないというのであれば構いませんが、「先週のうちにやっておかなかった皺寄せが今週末に……！」なんてことになりかねません。

なので！
今週中や月末までに、など、『期限が長いタスク』や
『今すぐではないが、必ずやらないといけないタスク』は、大きなタスクとタスクの間に入れ込みます。

会議と会議の合間に10分だけでも資料確認を進めるとか、
資料作成の息抜きに議事録のチェックを進めるとか、そういう感じです。

そして、『時間がかからないタスク』や『後続タスクがないタスク』もさくっと終わらせます。

お前たちをタスクリストにカウントしたくないんだ、という強い気持ちで。

手元にあるタスクは常に最小限に留めておきます。
そうすることで、急な業務の発生にも備えられますし、
業務全体に余裕をもって取り込むことができますし、

何より自分が楽です。

そして、集中してやりたい業務に、しっかりと時間を使えるようになります。

私は『読む系』は合間合間にできるので、
資料確認は次の会議までの時間などで進められるのですが、

『書く系』は集中してやりたいので合間合間にはできません。

さっさと『読む系』を終わらせて、まとまった時間を使って書く系のタスクを実行します。

以上、仕事を早く仕上げるためのコツ、タスク編でした！

#仕事のコツ