DMBOK第9章ドキュメントとコンテンツ管理
要約
コンテンツはファイルやウェブデータで、管理には整理や分類が含まれ、情報の補完・公開・再利用が可能です。ドキュメントはタスクや決定の指示を含み、管理はレコード統制や整理手法が必要になります。レコード収集やバージョン管理、バックアップなども重要になります。
前章
前の章である第8章データ統合と相互運用性はこちらです。
一般的な知識
コンテンツとは
コンテンツとは、ファイルドキュメントまたはウェブサイト内のデータとインフォメーションを指します。コンテンツを管理する事は、整理、分類、構造化するプロセスや技法、技術が含まれ、これにより様々な方法で情報資源が補完・公開・再利用できるようになります。
ドキュメントとは
ドキュメントとは縁または神のオブジェクトであり、その中にはタスクの指示、タスクと昨日の実行方法やタイミングして、タスク事故や決定事項の曲などが含まれます。手順手続き方法、仕様書等もドキュメントに含まれます。 ドキュメントを管理する事は、ドキュメントやレコードをライフサイクル全体にわたって統制し、整理するための手順技法技術が含まれます。
業務上の意義
ドキュメントとコンテンツ管理を行うことにより、規制遵守、訴訟や電子情報開示要請に応え、事業継続性等の要件に対応できるようにします。これが業務の主要な動機になります。
ドキュメント管理を改善する事は、効率を上げることにもつながります。ドキュメント管理の技術的進歩によって、組織の業務プロセスが合理化され、ワークフローが管理されて、作業の繰り返しがなくなり、共同作業が可能になります。
タクソノミーとは
タクソノミーとは分類や統制語彙を指す総称になります。よく知られた例としては、カールフォンリンネによって開発された全生物分類システムになります。コンテンツ管理の中で使われるときは、沢様には内容の概略説明用の構成恋が含まれた命名構造であり、これによりナビゲーションと検索システムが使えるようになります。タクソノミーにより曖昧さが減少し、同意事項同義語を統制することができるようになります。
ライフサイクル管理計画
ドキュメント管理工程にはドキュメントのライフサイクルを計画することが含まれます。計画にはドキュメントの保存と検索を可能にする分類システムとタクソノミーの開発が含まれます。ライフサイクル計画で重要なのは、レコード管理専用のポリシーを作成しなければならないことです。
コンテンツ戦略の作成
コンテンツ管理計画は、組織的な取り組みに直接役立つものでなければいけません。この計画では、コンテンツが必要な理由とコンテンツ作成と配信を考慮する必要があります。。
コンテンツ取り扱いポリシーの作成
ポリシーに行動を検索し、新ガイドラインを記述することによって要件が体系化されます。それによって従業員がドキュメントレコード管理の要件を理解し対応できるようになります。
ポリシーには例として監査の範囲と遵守、最重要レコードの特定と保護、レコードを保持する目的とスケジュールなどが挙げられます。
コンテンツ情報アーキテクチャの定義
多くの情報システムは、構造化データ、非構造化、データドキュメント、テキストなどを含み、これらのシステムから情報を取得するためには システム検索メカニズムが理解できる形式を考えて要求を出していかなければいけません。
時には、ユーザのクエリは完璧ではなく、関連性のある情報とない情報の情報を検索してしまったり、関連する情報が全く検索されなかったりします。
ライフサイクルの管理
レコードとコンテンツの収集
コンテンツを収集する事は、コンテンツ管理の第一歩となります。電子化されたコンテンツは、電子リポジトリに格納できる形式になっていることが大です。コンテンツを収集する時は、少なくともドキュメント画像の識別子収集した日時、タイトルと作者など適切なメタデータでカタログがする必要があります メタデータは、情報の検索だけではなく、コンテンツのコンテクストを理解するためにも必要です。自動化されたワークフローと認識技術によって監査証跡も可能になり、収集と取り込みプロセスの助けになります。
バージョン管理と統制
基本的にデータは、正式版、改訂版、保存版という3レベルで管理します。
それは、データの重要性とデータの破損、または利用不可能な場合に発生すると思われる被害に基づいて決められています。
バックアップと復元
事業継続や災害復旧計画を含み、企業全体のバックアップ復旧活動の1部に入れなければいけません。組織は最重要レコード管理計画に伴って、災害時にも業務遂行が可能で復旧後に通常業務の再開後に必要なレコードにアクセスできるようにする必要があります。
保持・廃棄管理
効果的なドキュメント管理には、レコードの保存と廃棄に関して、特に明確な方針と手順が必要になります。営業上法律上の価値を記述したドキュメント保持期間が定義されます。使用頻度が低いドキュメントをいつ廃棄、移動すればよいかが定義されます。
コンテンツの発行と配信
アクセス、検索、抽出機能
コンテンツがメタデータやキーワード、タグ付けによって記述され、適切な情報コンテンツ、アーキテクチャーの意味分類されて、初めて検索と利用が可能になります。構造を持たないデータでも良い見つかり、見つけられるようにユーザ自身のプロファイルを保持するような設定にしましょう。検索エンジンは、キーワードに基づいてコンテンツを見つけることができます。
受け入れ可能な方法で配信
今月の岩沢選択したデバイスのコンテンツを取得し、利用したいと考えているので、配信方法への期待が常に変化しています いちど変更されたコンテンツでも、元の形式に戻さなければならない場合があります。
まとめ
以上、ドキュメントとコンテンツ管理について解説しました。
誰のために作り、誰が管理し、いつ使わなくなるのかを把握することが重要になります。結局は規制やルール、ポリシー丁寧に作成する必要があります。
DMBOKのドキュメントとコンテンツ管理について特に重要な点を解説しました。ただし、非常に量が多いため解説していない部分が多々あります。詳細は本書を手にとってみて下さい。
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